sisteme electronice de gestionare a documentelorCompanyMedia
1. Dispoziții generale 3
2.2.3. Crearea de legături între documente în interfața Web a EDS 11
Grefierul înregistrează documentul semnat. 21
2.6. Caracteristicile de lucru cu documente după înregistrarea lor 21
Apendicele 1 22
Termeni, abrevieri, definiții. 22
1. Dispoziții generale
Această instrucțiune definește procedura de lucru cu documente interne și de ieșire în format electronic în interfața Web a sistemului electronic de management al documentelor CompanyMedia.
1.2. Domeniul de aplicare
Cerințele din acest manual ar trebui să fie cunoscute și aplicate tuturor utilizatorilor interfeței Web a sistemului electronic de management al documentelor CompanyMedia.
2. Un ghid pas cu pas pentru lucrul cu documentele din interfața Web a Companiei Media de management al documentelor (SED)
2.1. Noțiuni de bază în interfața web SED
în fereastra de conectare a interfeței Web a CompanyMedia SED, trebuie să introduceți numele de utilizator, parola și să faceți clic pe butonul "Conectare". Aceasta deschide fereastra de interfață Web a sistemului electronic de gestionare a documentelor (Figura 2).
Figura 2. Interfața web a sistemului electronic de management al documentelor CompanyMedia
2.2. Crearea unui proiect de document în interfața web SED
2.2.1. Completarea detaliilor proiectului de document creat
Pentru a deschide o carte de înregistrare și de control (RCC) pentru documentul proiectat, trebuie să faceți clic pe butonul "Creare / Selectare document necesar din listă" (Figura 3).
Figura 3. Deschiderea RCM pentru documentul proiectat
Se deschide fereastra de înregistrare și de control. În mod automat, fereastra RKK se deschide în fila "Requisites" (Figura 4). Fila "Requisites" include detaliile principale și suplimentare care trebuie completate.
Figura 4. Interfața formular RKK "tab-uri Requisites"
Completarea cererilor de bază ale RCM a proiectului de document creat în ERMS (detaliile sunt completate în ordinea în care sunt enumerate în Tabelul 1):
Tabelul 1
Definește tipul documentului (nota de serviciu, ordinea etc.)
Prima cale. este necesar să faceți clic pe săgeata din dreapta câmpului, să selectați tipul de document necesar din lista deschisă (nota de serviciu, ordinea etc.)
A doua metodă. introducerea directă a textului din tastatură în câmp.
Notă. atunci când se creează un nou RCM, câmpul "Tipul documentului" este completat automat cu valoarea specificată pentru RCM a documentului anterior.
Puteți schimba valoarea câmpului folosind metoda 1 și cea de-a doua.
Definește data creării RCM a proiectului de document în formă electronică
Se completează automat.
Notă: dacă trebuie să modificați data, puteți face acest lucru în două moduri:
Prima cale. Selectați data făcând clic pe butonul "Calendar" din partea dreaptă a câmpului.
A doua metodă. introducerea directă a datelor
de la tastatură la câmp.
Definește numele, angajatul organizației, în numele căruia documentul este emis / semnat (semnat)
Există două opțiuni pentru găsirea angajaților (în funcție de setările interfeței Web SED CompanyMedia):
Prima cale. din lista generală (marcate cu un marker „All“ caseta) deschide o listă de angajați pentru a căuta rapid este dat un rol-cheie în câmpul de căutare, în fața angajaților nume, care trebuie să fie selectat, setați o bifă la sfârșitul butonului de selecție a personalului este apăsat „Ready“.
A doua metodă. ierarhia (marcată cu un marker „ierarhia“) din lista de bifarea selectați autoritatea, departamentul, numele angajatului a codului departamentului, pentru cheia de recuperare ușoară este specificată în caseta de căutare de pe butonul final de selecție a personalului este apăsat „Ready“.
Definește numele complet, angajații organizației în numele căruia documentul este emis / semnat
Nu, dacă este necesar, în funcție de tipul de document
Nu, dacă este necesar, în funcție de tipul de document
Definește numele complet al lucrătorilor care au pregătit documentul
Conține informații despre departamentul care înregistrează acest document de ieșire
Conține informații despre angajații care trebuie să fie în mod necesar familiarizați cu documentul
* - câmpul apare în fila "Requisites" a RCM numai pentru documentele expediate;
** - câmpul apare în fila "Requisites" a RCM numai pentru documente organizaționale și administrative.
Completarea detaliilor suplimentare ale proiectului de document creat în SED (detaliile sunt completate în ordinea în care sunt enumerate în tabelul 2):
Tabelul 2
Vă permite să atașați o imagine electronică a documentului proiectat
Prima cale. Intrare directă de la tastatură în câmpul "Text"
A doua metodă. prin atașarea imaginii electronice a documentului proiectului prin intermediul butonului "Acțiuni" din lista deschisă, trebuie să selectați acțiunea necesară:
"Din sistemul de fișiere" - vă permite să atașați proiectul documentului creat și salvat la locul de muncă al inițiatorului în formă electronică;
"Scanare" - vă permite să atașați o imagine electronică a unui proiect de document prin scanarea unei versiuni pe hârtie a documentului;
"Copiați totul" - vă permite să atașați o imagine electronică a documentului proiectului împreună cu aplicațiile acestuia;
Figura 7. Comanda rapidă pentru accesarea imaginii documentului electronic
2.2.3. Crearea de legături între documente în interfața web SED
Figura 8. Interfața filei "Legate" a RCM a documentului proiectului în interfața Web
Faceți clic pe link-ul cu baza de date cerută de documente în format electronic, apare o fereastră cu o listă de documente; în listă, trebuie să marcați documentul necesar și să faceți clic pe butonul "Select" (Figura 9);
faceți clic pe butonul "Tip de legătură" de lângă documentul selectat și selectați tipul de comunicare dorit între documentele din lista verticală (Figura 10);
comunicarea dintre documente este stabilită.
Figura 9. Selectarea documentului necesar din baza de date a documentelor pentru a face legătura cu proiectul de document care se creează
Figura 10. Selectarea tipului de comunicare între documente
2.2.4. Salvarea documentului de proiect creat în interfața web SED
Figura 11. Salvarea documentului de proiect creat la SED
Proiectul de document a fost creat în format electronic.
După salvarea în ERMS, toate modificările la RCM ale documentului de proiect sunt disponibile făcând clic pe butonul "Editare".
2.3. Trimiterea spre aprobare / Armonizarea proiectului de document în interfața web a SED
Proiectul de document creat și stocat în SED poate fi trimis, dacă este necesar, de către inițiatorul documentului spre aprobare uneia sau mai multor persoane, inclusiv celorlalte unități. Armonizarea proiectului de document este colectarea de vize pentru proiectul de document înainte de a fi trimisă la semnătura angajatului organizației în numele căruia documentul este emis / semnat. Doar un document de proiect nesemnat poate fi trimis spre aprobare. Pentru acest document de proiect, poate fi lansat simultan un singur proces de reconciliere: sistemul blochează crearea unei a doua foi de acord privind proiectul de document, în cazul în care primul proces de aprobare nu este finalizat. Fiecare participant la acord (concordant) poate lansa un acord intermediar asupra proiectului de document. De la începutul procesului de reconciliere și până la finalizarea acestuia, parametrii de reconciliere nu pot fi modificați pentru a le schimba, este necesar să se suspende procesul. Procesul de aprobare este reflectat în RCM din fila Ciclu de viață.
Pentru a trimite proiectul documentului electronic spre aprobare de către inițiator a proiectului documentului, este necesar să faceți clic pe butonul "Trimitere / Pentru aprobare" din RCM al documentului de proiect. În același timp, fila Ciclul de viață din vizualizarea RKK se deschide în vizualizarea "Matching" (Figura 12).
Figura 12. Interfața marcajului ciclului de viață al RCM a documentului de proiect din interfața Web.
Interfața Web SED CompanyMedia permite utilizarea a trei scenarii pentru armonizarea proiectelor de documente: secvențiale, paralele, combinate.
Scenariile de reconciliere paralele și combinate sunt cazuri rare utilizate rare în practică. Pentru marea majoritate a documentelor, se utilizează un scenariu consistent.
Luați în considerare procedura de creare a unei foi de reconciliere într-un scenariu de reconciliere secvențială.
Completarea fișei de aprobare a documentului de proiect (câmpurile sunt completate în ordinea în care sunt enumerate în Tabelul 5):
Denumirea câmpului foii de aprobare
Alocarea câmpului de corespondență
Figura 14. Alinierea documentelor (observarea)
Inițiatorul proiectului de document poate opri sau suspenda procesul de reconciliere (Figura 15).
Figura 15. Suspendarea / încetarea reconcilierii
2.4. Trimiterea pentru semnarea / semnarea proiectului de document în interfața web SED
După ce proiectul de document a fost aprobat de toate părțile la acord, el ajunge spre aprobare de către funcționarul subdiviziunii - locul de înregistrare a documentului.
În absența comentariilor, grefierul trimite proiectul de document pentru semnare. Pentru aceasta, faceți clic pe butonul "Trimiteți / Semnați" (Figura 16).
Figura 16. Trimiterea pentru semnarea proiectului de document
Atunci când un document este trimis la semnătura în document și Grefierul inițiatorul proiectului, este posibil să se retragă documentul cu o semnătură, făcând clic pe „Revocă o semnătură“ în RCM (Figura 17).
Figura 17. Retragerea de la o semnătură
Atunci când trimite un document pentru semnătura, sistemul generează o notificare către director, în numele căruia se emite / semnează documentul (semnatarului) sau persoanei care o înlocuiește, semnătură pentru semnare. În RCM a documentului de proiect, butoanele "Sign" și "No signature" sunt disponibile semnatorului (Figura 18).
Figura 18. Semnarea documentului
Dacă semnătura este respinsă, trebuie să dați clic pe butonul "Deny Signature" și să specificați motivul în fereastra care se deschide special pentru aceasta, la sfârșit faceți clic pe butonul OK.
Pentru a stabili faptul că ați semnat documentul, trebuie să faceți clic pe butonul "Sign", sistemul afișează o notificare a semnării cu succes a documentului, apoi faceți clic pe butonul OK (Figura 19).
Figura 19. Notificarea semnării documentului.
În RCM a proiectului de document, după semnare, statutul este "Semnat".
Grefierul înregistrează documentul semnat.
2.6. Caracteristicile de lucru cu documente după înregistrarea lor
Termeni, abrevieri, definiții.
Instrucțiunea de lucru cu mecanismul de coordonare a documentelor electronice.
Instrucțiunea este destinată determinării ordinii de lucru cu documente în format electronic, utilizând interfața Web a sistemului.
Instrucțiuni pentru testarea sistemului electronic de gestionare a documentelor.
Instrucțiune pentru testarea sistemului de circulație electronică a documentelor la escado pe un demostand folosind un browser web
Organizarea schimbului de documente electronice
Părțile au ajuns la un acord privind punerea în aplicare, în cadrul circulației documentelor în temeiul tratatului, a sistemului electronic de gestionare a documentelor (denumit în continuare "
Organizarea schimbului de documente electronice
Părțile au ajuns la un acord privind punerea în aplicare, în cadrul circulației documentelor în temeiul tratatului, a sistemului electronic de gestionare a documentelor (denumit în continuare "
Termenii de referință pentru sistemul de circulație electronică a documentelor prin plată și plată.
Acordul "privind prestarea de servicii pentru accesul la sistemul electronic de gestionare a documentelor și utilizarea sistemului de organizare a plăților și a schimbului de plăți.
Manualul descrie interfața de utilizator a accesului web (acces web).
Acest ghid al utilizatorului de la locul de muncă local al Sistemului electronic de gestionare a documentelor (HPM sd) nrd (acces web).
Manualul descrie interfața de utilizator a cabinetului web al Depozitarului / Clearing.
Se intenționează utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor (LMC sd) ndd (cabinet web al Depozitarului / Organizației de compensare), denumit în continuare Manual.
Oferta comerciala de sistem de management al documentelor electronice sbis
Sbis este o rețea securizată pentru schimbul de documente electronice între și în interiorul companiilor. Principala sarcină a Sbis este de a rezolva probleme tipice.
Sistemul de circulație electronică a documentelor pentru "facturile" foilor este scurt.
Manualul este destinat participanților la gestionarea documentelor electronice în cadrul emiterii și primirea facturilor în formă electronică.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: