Multe organizații angajează șoferi care folosesc mașina proprie pentru călătorii de afaceri. O astfel de cooperare poate fi formalizată în diferite moduri, dar cu fiecare dintre acestea există dificultăți în ceea ce privește eliminarea benzinei. Am examinat problemele care, cel mai adesea, provoacă întrebări pentru contabili și întreprinzători individuali.
Închiriați o mașină fără echipaj
Foarte adesea utilizarea unei mașini personale în scopuri comerciale este formalizată ca închirierea unei mașini fără echipaj. Angajatul acționează în calitate de locator și preia compania proprie companiei în care lucrează. La rândul său, angajatorul este un locatar și îi încasează pe angajat o chirie lunară. În același timp, contractul conține un element care precizează că costul combustibilului, întreținerea și repararea este suportat de locatar, adică de organizație.
În practică, această opțiune provoacă numeroase dificultăți, deoarece angajatul-proprietar își conduce mașina în afaceri și în timpul liber. În consecință, o parte din benzină este cheltuită pe călătorii de afaceri, și o parte din personal. Ca urmare, este dificil să determinați cât de mult puteți să pierdeți pentru cheltuielile companiei și ce ar trebui să plătească șoferul.
Pentru a obține date rezonabile privind consumul de combustibil "de producție", organizațiile dezvoltă și aprobă un sistem de control. Cel mai adesea există sisteme bazate pe liste de melodii și sisteme bazate pe limite.
Urmărirea înregistrărilor
Apoi trebuie să determinați ce timp este considerat de lucru și care este personal. La începutul perioadei "de lucru", este necesar să se ia lectura vitezometrului, să se fixeze în foaia de cale și să se emită această foaie către șofer. La sfârșitul perioadei de lucru, trebuie să scoateți din nou vitezometrul și să-l înregistrați din nou în foaia de parcurs. După aceea, angajatul trebuie să transmită lista de verificare departamentului contabil.
În plus, contabilul calculează câți kilometri au trecut mașina în timpul perioadei "de lucru", iar cifra rezultată se înmulțește cu rata stabilită. Rezultatul este cantitatea de combustibil consumat pentru nevoile companiei.
Atunci când se utilizează această metodă, trebuie luate în considerare două detalii importante.
Primul este să gândești și să fixezi în ordinea sau ordinea regizorului, care momente de timp sunt începutul și sfârșitul perioadei "de lucru". Dacă șoferul funcționează de luni până vineri, este mai ușor să stabiliți că călătoria oficială începe luni dimineața și se termină vineri seara. Dar apoi drumul de acasă la birou și înapoi va fi considerat o călătorie de serviciu. O altă opțiune este de asemenea posibilă - să scrieți foile de călătorie zilnic și să nu includeți în ele mișcarea de la locul de muncă la domiciliu și de la domiciliu la serviciu. Acest lucru va oferi o precizie mai mare, dar va necesita mai multe probleme. Pentru șoferii care lucrează în schimburi, de exemplu "zi în zi", se poate emite o scrisoare de transport pentru fiecare schimbare.
A doua parte este numirea unui angajat care va lua citirile vitezometrului. Nu este corect să se încredințeze acest lucru conducătorului auto, deoarece acesta este o persoană interesată, iar în acest caz este necesară participarea unui partid independent. Pentru a vă asigura că datele despre kilometru nu sunt îndoielnice (inclusiv inspectorul fiscal), puteți crea o revistă specială în care lucrătorul responsabil va intra în citirile vitezometrului. Ca urmare, numerele indicate în foaia de parcurs vor coincide cu cifrele din reviste, ceea ce demonstrează încă o dată valabilitatea calculelor.
Fiți atenți: atunci când foile de călătorie sunt emise pentru o săptămână sau o schimbare de câteva zile, iar ultima zi a lunii intră în mijlocul săptămânii sau o schimbare, va trebui să scrieți două foi de călătorie. Într-una, reflectați călătoriile de la începutul săptămânii (schimbare) și până la sfârșitul lunii, în cealaltă - de la începutul lunii și până la sfârșitul săptămânii (schimbare). Acest lucru va permite contabilului să spargă cheltuielile cu luni.
Contabilizarea limitelor
Acest sistem de monitorizare implică faptul că pentru fiecare angajat-locator, se alocă o anumită sumă de bani, pe care o cheltuie lunar pe benzină în timpul călătoriilor oficiale. Banii cheltuiți pe benzină depășesc limita, șoferul plătește "din buzunar", iar elementul relevant se află în contractul de muncă.
Există modalități diferite de a implementa un astfel de sistem. În unele organizații se folosesc așa-numitele carduri de combustibil. Pentru a face acest lucru, banii sunt transferați în contul companiei de combustibil și emite cărți cu ajutorul cărora este posibil să plătească la benzinărie. Numărul de carduri corespunde numărului de șoferi-proprietari, iar suma pe fiecare carte este egală cu limita lunară. Există o altă opțiune, atunci când organizația eliberează pur și simplu limita de la casierie.
Un sistem bazat pe limite este ușor de utilizat atunci când traseul de călătorie și consumul de benzină sunt aproximativ aceeași zi în zi și în afara. În cazul în care, pe baza necesității de producție, a existat o depășire a cheltuielilor, contabilul va trebui să emită documente suplimentare: o comandă a directorului și un certificat cu calcularea costului excesiv al combustibililor și lubrifianților. Din aceste documente ar trebui să urmeze în mod clar, din ce motiv șoferul nu a respectat limita și cât de mult a trebuit să plătească în plus. Apoi, excedentul poate fi amânat pe cheltuiala organizației și reflectat în contul fiscal, iar șoferul va emite o sumă suplimentară.
Compensarea pentru costurile legate de utilizarea mașinii
Există o altă modalitate comună de a organiza utilizarea unei mașini personale pentru nevoile angajatorului. Ea se bazează pe articolul 188 din Codul Muncii, care prevede: utilizarea angajat al bunurilor personale, în interesul și cu acordul angajatorului, societatea trebuie să plătească compensarea angajaților pentru uzura și rambursa toate costurile.
Această metodă nu necesită un număr mare de lucrări. Este suficient să se declare personal șoferul, o copie a pașaportului tehnic al vehiculului și ordinul directorului de a stabili valoarea și ordinea de plată a compensației. Pe baza acestor documente, departamentul contabil are acum o compensație și o scrie în cheltuieli.
Dar și aici nu se face fără dificultăți. Contabilii adesea nu pot stabili dacă este permisă aprobarea unor sume diferite de compensare pentru diferiți șoferi și cum să se țină seama de costurile combustibililor și lubrifianților.
Diferite sume de compensare
În cele mai multe organizații, șoferii „încărcat“ în moduri diferite: cineva merge în jurul orașului, cineva pleacă pentru alte regiuni, unele transporta cu privire la bunuri în valoare de zeci de puncte, celelalte - două sau trei puncte, etc. Prin urmare, aparatul nu funcționează în același mod, și este logic să se stabilească pentru fiecare propria lor individuală, valoarea compensației,.
Astfel, valoarea standardului depinde numai de volumul motorului, iar numărul deplasărilor "de lucru" și distanța față de standard nu afectează. Prin urmare, chiar dacă capul confirmă pentru șoferi diferite sume de compensare, numai sumele în limitele standardului vor fi reflectate în contabilitatea fiscală.
Este posibil să se eludeze această regulă dacă, pe lângă contractele de muncă, se încheie contracte civile cu proprietarii de autoturisme. Apoi sumele excedentare pot fi retrase ca remunerație în baza contractului de contract. Această concluzie este confirmată într-o scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15.10.08 № 03-03-07 / 24. Dar această opțiune are un dezavantaj semnificativ. Faptul este că, în cazul plăților efectuate în baza unui contract de drept civil, trebuie să se facă deduceri la fonduri, în timp ce compensațiile pentru contribuții sunt scutite.
Costurile pentru combustibil și lubrifianți
O mulțime de confuzie rezultă din retragerea costurilor benzinei într-o situație în care salariatul-proprietar al automobilului este plătit compensație. Esența tuturor ambiguităților se referă la următoarele: compania poate, în plus față de compensare, să dea angajatului-proprietar al mașinii bani pentru benzină și să îi reflecte în cont? Sau compensația include deja costul combustibililor și lubrifianților și nu poate fi anulată din nou?
Unii experți consideră că costurile cu combustibilul sunt incluse în compensație. O poziție similară a fost exprimată în urmă cu câțiva ani de Ministerul Finanțelor din Rusia (scrisoarea nr. 03-03-01-02 / 140 din 16 mai 2005).
Cu toate acestea, în opinia noastră, compensarea și rambursarea costului combustibilului sunt două plăți independente, iar unul nu exclude altul. Această concluzie rezultă în mod direct din articolul 188 din LC RF, în care compensația pentru deprecierea proprietății personale este menționată separat de rambursarea costurilor asociate utilizării sale. Prin urmare, organizația are dreptul să ia în considerare banii eliberați angajatului pentru benzină în momentul impozitării, în modul obișnuit, adică pe baza listelor de călătorie și a controalelor stației de alimentare.
Masina unui antreprenor individual
Problemele apar și pentru antreprenorii care folosesc o mașină personală pentru a desfășura activități antreprenoriale. Nu este destul de clar cum să se organizeze în mod corespunzător un astfel de serviciu, astfel încât să se poată scrie cu ușurință costurile benzinei, inspecția și repararea. În practică, sunt utilizate diferite opțiuni de proiectare.
Primul este de a încheia un contract de închiriere pentru un autovehicul fără echipaj. Conform acestui acord, IP acționează în două roluri simultan: locatorul și locatarul. În condițiile contractului, toate cheltuielile legate de autovehicul sunt suportate de chiriaș. În consecință, are dreptul deplină de a lua în considerare aceste sume în momentul impozitării. În mod formal, totul este legal, dar, de fapt, contractul, încheiat cu el însuși, pare oarecum absurd.
A doua opțiune implică faptul că antreprenorul își plătește despăgubiri pentru uzura propriului automobil și, în plus, rambursează costul de combustibil, reparații și întreținere. Această abordare produce, de asemenea, o impresie destul de ciudată, deoarece nu este vorba despre două părți - angajatul și angajatorul, ci aceeași persoană.
A treia opțiune implică scrierea unei decizii scrise cu o listă a bunurilor pe care IP o folosește în activitățile sale de afaceri. În această listă, printre altele, mașina este numită. Datorită acestui lucru, antreprenorul poate șterge cu ușurință toate sumele asociate cu funcționarea mașinii. Această opțiune ne pare a fi cea mai rezonabilă și mai ușor de aplicat.
* Normele de consum sunt date în recomandările metodologice, puse în aplicare prin ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 14.03.08 № AM-23-p.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: