Documentele de pe hârtie.
Documente electronice emise. Acestea sunt trimise utilizând sistemul electronic de gestionare a documentelor.
În conformitate cu recomandările metodologice de elaborare a instrucțiunilor privind păstrarea evidenței în registrele organelor executive federale a înregistrării documentelor emise. semnat de șef (adjunct) se desfășoară în birou; Documentele de ieșire semnate de șefii diviziilor structurale sunt înregistrate în departamente și sunt aduse la birou doar pentru expediere.
În practică, această separare poate fi confuz, așa că recomand să-l stabilească în regulamentele (Instrucțiuni privind ținerea evidențelor) o abordare comună - să înregistreze toate documentele de ieșire către departamentele responsabile sau la birou (fără a include memo-uri).
Acțiunile executorului după semnarea documentului:
Antreprenorul creează un nou card de înregistrare (RC) al documentului - butonul "Creare carte".
Formează o listă de corespondență pentru document;
Dacă documentul de ieșire nu este un document DSP. fișierul document este pus în câmpul "Document". iar fișierul (fișierele) aplicației din câmp sunt "Aplicații".
Butonul "Salvare" salvează documentul de ieșire pregătit.
Dacă documentul este trimis în formă electronică, acesta este semnat printr-o semnătură electronică-digitală a șefului (adjunct). În acest caz, fișierul de semnătură digitală este încorporat în câmpul "Document" împreună cu fișierul document.
Documentul EAF este înregistrat, dar comutatorul este plasat în RC. iar investiția nu este investită. Dacă documentul DSP este trimis electronic, atunci numai printr-un canal de comunicare închis.
Documentul semnat este trimis la birou. Acolo, registratorul de corespondență de ieșire verifică completitudinea și corectitudinea umplerii câmpului RK al documentului și înregistrează documentul. Numărul din sistemul de gestionare a documentelor electronice este atribuit automat.
Al doilea exemplar al documentului trimis pe hârtie rămâne în departament și este depus. În cel de-al doilea exemplar trebuie să fie semnate toate vizele necesare.
Dacă documentul este trimis electronic, atunci coordonarea poate fi utilizată electronic. Acest lucru este convenabil, deoarece practic nu este nevoie să te ridici de la locul de muncă. În cazul în care documentul este încă tipărit, vizele sunt plasate pe spatele documentului și se face o notă privind prezența unei semnături digitale electronice. A doua copie nu este tipărită. Documentul este trimis în caz după expediere.
Documentul poate fi verificat de către secretar la primirea documentelor pentru semnare de către șeful (adjunctul) sau de un anumit funcționar al biroului. În documentele organizatorice și administrative, recomandările metodologice recomandă plasarea vizelor șefului Oficiului de Documentare.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: