Cât de corect să faceți copii ale documentelor la verificarea auditului, indiferent dacă este necesar să le clipi? Trebuie să pun codul "Copia este adevărat" pe documente?
Prompt, cât de corect să emități copii ale documentelor la verificarea auditului, dacă este necesar să le clipi? Trebuie să pun codul "Copia este adevărat" pe documente?
Documentarist, Bryansk
Procedura de certificare a copiilor este acea secțiune a documentelor. care nu este reglementată de documente normative, după cum se spune, "de la și la". De fapt, avem două documente care conțin prevederi pentru certificarea copiilor documentelor:
Decretul Președintelui Sovietului Suprem al URSS stabilește că fidelitatea unei copii a documentului este evidențiată prin semnătura conducătorului sau a oficialului autorizat și a sigiliului. O persoană autorizată care are dreptul de a certifica copii ale documentelor (pentru care o comandă trebuie să fie eliberată de către șef) poate fi șeful (expertul) serviciului de personal al organizației și / sau al serviciilor de birou. Ordinul trebuie să precizeze: "A atribui (poziția, numele, inițiativa angajatului) obligația de a certifica copii ale documentelor (a se preciza care)". În cazul în care organizația are o structură complexă, unități detașabile teritorial, dreptul de a autentifica copii poate fi oferit mai multor lucrători (de exemplu, șefii unităților separate separat).
Decretul stabilește de asemenea: "Copia indică data emiterii și se face notă că documentul adevărat se află în întreprinderea, instituția sau organizația respectivă".
Inspectorul Serviciului Personal. Nume de familie
O notă privind certificarea unei copii poate fi întocmită manual sau cu o ștampilă care include cuvântul "Ver-no", poziția unui angajat și notele pentru aplicarea unei sub-semnături, inițiale și prenume, date, de exemplu:
Inspectorul personalului. Nume de familie
Atunci când se transferă o copie a documentului în mediul extern, după cum rezultă din Decret, semnătura funcționarului este certificată de sigiliul organizației.
Documentele normative nu stabilesc o procedură specială pentru certificarea copiilor documentelor cu mai multe pagini. În practică, sunt utilizate două metode:
1. Pe fiecare pagină a exemplarului este plasat un marcaj de afirmație, în partea inferioară, în spațiul liber și, prin urmare, este certificat cu sigiliul organizației.
2. Copiile copiei sunt cusute cu un fir, o notă cu privire la completarea unei copii și o sigiliu sunt ștampilate numai în ultima pagină, numărul copiilor copiei este indicat: "În total, într-o copie. l. "
Deoarece firmware-ul este o afacere destul de intensă a forței de muncă, în practică, pentru a reprezenta copii ale documentelor în controalele de audit, taxele și altele preferă de multe ori să certifice fiecare pagină a copiei.
Trimiteți întrebările dvs. redacției revistei Modern Technologies of Document Management și Document Management. Răspunsurile experților noștri cu privire la problemele cele mai urgente vor fi plasate pe paginile revistei. Abonați-vă la revista "Tehnologii moderne de lucru în birouri și flux de lucru" în magazinul nostru online.
Anunțuri privind problemele viitoare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: