Un exemplu de reguli pentru gestionarea fișierelor personale din organizație. Este acest document obligatoriu pentru aprobare de către organizație? Vă mulțumim anticipat pentru răspuns!
Luați în considerare întrebările dvs.:
1) algoritmul de gestionare a fișierelor personale și formarea arhivei (deoarece există o mulțime de informații și se referă în principal la agențiile guvernamentale). Cum pot simplifica procedura de arhivare cât mai mult posibil fără a încălca legea?
Un dosar personal este un set sistematizat de înregistrări personale și inițiale necesare care caracterizează activitatea de muncă a angajatului în diverse poziții din cadrul organizației sau în poziții de conducere într-o anumită industrie.
Legislația prevede efectuarea obligatorie a dosarelor personale numai pentru funcționarii publici de stat și pentru angajații municipali. Pentru ceilalți angajați, conduita obligatorie a afacerilor personale este determinată de actele normative locale ale organizației, se bazează pe tradițiile afacerilor personale dezvoltate de lunga practică.
Prin urmare, putem compune următorul algoritm:
Formarea unui caz personal
Se recomandă ca la începutul fiecărui caz personal să întocmiți un formular de inventar intern: vă va ajuta să găsiți cu promptitudine documentul necesar - puteți vedea pe ce pagină a cazului se află. Un astfel de inventar se depune imediat la stabilirea unui dosar personal și se completează după primirea documentelor. Dacă în timpul activității de muncă a unui angajat un document este retras dintr-un dosar personal, o notă din coloana "Notă" se face în inventar.
Formarea dosarului personal are loc în timpul întregii activități de lucru a angajatului și se termină la plecare.
Procedura de formare a dosarelor personale ale angajaților este aprobată de șeful departamentului de personal (dacă nu există o astfel de unitate - șeful organizației). Această ordine poate fi prescrisă într-o ordine, într-o ordine sau într-o instrucțiune specială. De regulă, în dosar sunt incluse următoarele documente:
Pentru mai multe detalii despre crearea unui fișier personal, vedeți mai jos.
Reaprovizionarea cu noi documente
Inițial, dosarul personal include documentele care însoțesc procedura de înregistrare a unui loc de muncă, deoarece cazul începe imediat după emiterea ordinului de admitere a angajatului la locul de muncă. În cursul lucrului, un dosar personal este completat cu alte documente. Ultimul document final din dosarul dosarului personal va fi o copie a ordinului de încetare a contractului de muncă.
Depozitarea fișierelor personale
Afacerile personale ale angajaților trebuie să fie stocate în departamentul de personal. Dar, după concediere, dosarul personal trebuie să fie pregătit pentru transferul la arhivă.
Transferul fișierelor personale în arhivă are loc nu mai târziu de trei ani de la terminarea lucrărilor de birou. Fișierele personale ale angajaților trebuie păstrate timp de 75 de ani, iar afacerile personale ale managerilor, membrilor executivului, executivului, organelor de control ale firmei, angajații care dețin stat și alte titluri și premii sunt permanente.
În departamentul de personal, fișierele personale sunt stocate într-o secvență de numere, în arhivă - în ordine alfabetică a numelor angajaților. Pentru a căuta rapid cazuri, utilizați o cartelă sau un index alfabetic. În organizațiile mici, cazurile sunt aranjate într-un cabinet în ordine alfabetică. Dosarele personale sunt păstrate separat de cărțile de muncă.
De asemenea, trebuie remarcat faptul că fișierele personale ar trebui să fie luate în considerare și înregistrate în cartea (jurnalul) de înregistrare a fișierelor personale. În graficele jurnalului: numărul cazului, numele și inițialele angajatului, data înregistrării cauzei și data ieșirii din registru, semnătura angajatului responsabil cu desfășurarea afacerilor personale. În nomenclatorul afacerilor personalului, problemele personale sunt scrise într-un singur rând: "Afacerile personale ale lucrătorilor".
Dosarele personale sunt stocate în serviciul de personal și sunt întreținute de către angajatul acestui serviciu, desemnat prin ordinul șefului organizației responsabile de această lucrare.
Accesul la cauzele personale este reglementat de șeful organizației în conformitate cu procedura generală de acces la documente confidențiale și date cu caracter personal.
Formarea corectă și stocarea fișierelor personale ale angajaților organizației permit asigurarea confidențialității complete a documentelor în dosarele personale, pentru a exclude accesul neautorizat la afacerile personale ale persoanelor neautorizate. Cu gestionarea corectă a fișierelor personale, este mult mai ușor să lucrați cu cazuri și să efectuați în timp util documente și informații suplimentare în ele.
2) trimiteți un e-mail la [email protected] un eșantion de reguli pentru desfășurarea afacerilor personale în cadrul organizației. Este acest document obligatoriu pentru aprobare de către organizație?
Legislația prevede efectuarea obligatorie a dosarelor personale numai pentru funcționarii publici de stat și pentru angajații municipali. Pentru ceilalți angajați, conduita obligatorie a afacerilor personale este determinată de actele normative locale ale organizației, se bazează pe tradițiile afacerilor personale dezvoltate de lunga practică.
Astfel, dacă nu fac parte agențiile guvernamentale, procedura de manipulare probleme personale trebuie să fie reglementate prin reglementări locale sau poate prescrie modul în care să lucreze cu afacerile cu caracter personal în Instrucțiunea cu privire la birou.
Pentru un eșantion de rezolvare a problemelor personale, consultați textul de mai jos.
Detalii în materialele sistemului:
Răspuns: Cum să depuneți dosarul personal al unui angajat
Formarea unui caz personal
Creați un fișier personal într-un dosar separat pentru fiecare angajat. Aceasta este o formă convenabilă de sistematizare a datelor cu caracter personal. De regulă, în organizații, afacerile personale duc la manageri, specialiști, angajați responsabili din punct de vedere material.
Procedura de formare a dosarelor personale ale angajaților este aprobată de șeful departamentului de personal (dacă nu există o astfel de unitate - șeful organizației). Această ordine poate fi prescrisă într-o ordine, într-o ordine sau într-o instrucțiune specială. De regulă, în dosar sunt incluse următoarele documente:
informații privind starea sănătății;
foaia de martor a cazului (se completează atunci când se transmite dosarul personal în arhivă).
Situația: organizația este obligată să efectueze afacerile personale ale angajaților
Reaprovizionarea cu noi documente
Situație: Este necesară certificarea copiilor documentelor angajatului într-un dosar personal
Nu, nu este necesar, ci recomandat.
Pe baza celor de mai sus, se poate concluziona că nu este necesară certificarea unei copii. În același timp, în practică, din cauza lipsei de semnificație juridică pentru copii obișnuite, documentele, în special cele prezentate de un angajat din organizații și instituții din afara, sunt totuși recomandate să certifice și să depună copii certificate. Copia certificată va specifica, în special, data înregistrării sale și orientarea acesteia în funcție de utilizarea ulterioară. La urma urmei, un document se poate schimba în timp, de exemplu, într-o carte de carte de lucru, sau poate să își piardă relevanța cu totul, de exemplu un pașaport pe care un angajat îl poate reintroduce la sosirea unei anumite vârste.
Situație: Când este necesar să se compileze un inventar intern al documentelor personale
Inventarul intern conține informații despre numerele de serie ale documentelor, indicii acestora, numele și numărul de coli ale cazului. În acest caz, foile din numărul de inventar intern separat.
Depozitarea fișierelor personale
Auditarea dosarelor personale
Director adjunct al Departamentului de Educație și Resurse Umane al Ministerului Sănătății al Rusiei
Răspuns: Cum să pregătești documentele de personal pentru transferul în arhiva organizației
Arhiva organizației
Procedura de pregătire a documentelor pentru transferul în arhivă
Aceste organizații au dreptul de a-și dezvolta propria procedură de pregătire a documentelor de stocare arhivă și de a le consolida în documentele lor interne, de exemplu, în Regulamentul privind arhiva (Partea 1, articolul 8 din LC RF).
Examinarea valorii documentelor
În cursul examinării, comisia selectează:
cazurile de depozitare permanentă și temporară (de peste 10 ani), inclusiv cazuri de personal. Astfel de cazuri sunt supuse transferului în arhivele organizației;
cazurile cu perioade de timp de depozitare. Astfel de cazuri rămân în depozit în unitățile structurale relevante;
cazuri care au expirat. Astfel de cazuri sunt supuse distrugerii.
Transferul în arhiva documentelor electronice
Dacă unitatea structurală transferă documente electronice pentru stocare în arhivele organizației, procedura de transfer constă în următoarele etape:
să verifice starea fizică a transportatorilor de documente electronice;
înregistrarea documentelor electronice pe suporturile de mașini;
verificarea calității înregistrării;
instalarea de cipuri de arhivă pe unități de stocare (pe cazuri);
descrierea documentelor electronice și pregătirea unui set de informații însoțitoare (inclusiv compilarea inventarului).
Rezultatul activității comisiei
Pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor, comisia compilează înregistrările cazurilor selectate pentru transfer în arhivele organizației. Aceasta este o listă de cazuri:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: