Înregistrarea documentației de afaceri
Documentele sunt textele care au fost întocmite în conformitate cu normele stabilite și fixate pe diferite mijloace de comunicare, necesare pentru punerea în aplicare a acțiunilor de control.
Există cinci tipuri de intrări pentru documente comerciale:
Linear - un record care are actualitatea în proiectarea unui gând, cu propuneri pe deplin formate care îndeplinesc cerințele unui stil oficial de afaceri (autobiografii, declarații, note explicative, scrisori de afaceri, instrucțiuni).
Înregistrările sub formă de texte analogice, care diferă de liniare de un standard mai mare, coincidența unei întregi serii de componente lingvistice și grafice (ordine, decizii, rezoluții).
Stencilul este o înregistrare tradițională liniară, dar cu spații care sunt umplute cu informații variabile; sunt utilizate în situații tipice (referințe, contracte, contracte).
Chestionarul este o listă de întrebări pre-selectate. Acesta diferă de șablon în sensul că este mai fracționar, întrebările și răspunsurile pot avea atât forme identice, cât și diferite, întrebările și răspunsurile sunt aranjate vertical (o foaie personală de evidență a personalului).
Tabel - un set de date prezentate în formă digitală sau verbală și introduse în graficele planurilor verticale și orizontale (tabele, salarii, lista de personal,
Formularul în conformitate cu care este întocmit documentul este determinat de cerințele GOST și de normele actuale de prelucrare a documentelor. În absența recomandărilor legislative privind redactarea documentului, acestea recurg la practica stabilită a designului lor.
Obligațiile afectează valabilitatea documentului, deci este important să îl proiectați corespunzător în conformitate cu reglementările aplicabile.
Printre rechizitele obligatorii există permanente și rechizite care se schimbă sau se schimbă complet.
Detaliile documentului sunt localizate pe partea frontală a unei coli de hârtie.
În cazul înregistrării bilaterale a documentelor este permisă întocmirea documentelor cu termen scurt de conservare.
Documentele care fac obiectul unei depozitări pe termen lung și pe termen lung sunt mai expediate pentru a fi realizate pe o parte a foii pentru a asigura un grad mai ridicat de siguranță a hârtiei.
01 - emblema națională a Federației Ruse;
02 - stema subiectului Federației Ruse;
03 - o emblemă a organizației sau o marcă (marcă de serviciu);
04 - codul organizației;
05 - numărul principal de înregistrare de stat al întreprinderii;
06 - numărul de contribuabil / codul de înregistrare individual (TIN / CAT);
07 - codul formularului de document;
08 - numele organizației;
09 - date de referință privind organizația;
10 - denumirea tipului de document;
11 - data documentului;
12 - numărul de înregistrare al documentului;
14 - locul de pregătire sau publicare a documentului;
16 - ștampila aprobării documentului;
18 - rubrica textului;
19 - o notă despre declarația documentului de control;
20 - textul documentului;
21 - o notă privind disponibilitatea aplicațiilor;
23 - clasificarea documentului;
24 - vize de aprobare a documentelor;
25 - amprenta sigiliului organizației;
26 - o notă privind certificarea unei copii a documentului;
27 - o notă privind executorul documentului;
28 - o notă privind executarea documentului și transmiterea acestuia în dosar;
29 - o notă privind primirea documentului în organizație;
30 - ID-ul copiei electronice a documentului.
1. Calitățile necesare ale documentelor sunt completitudinea și actualitatea informațiilor, precizia, concisitatea formulărilor. Principala sarcină a inițiatorului documentului este reflectarea cu acuratețe a informațiilor care au forță juridică (dobândită).
Tonul neutru al prezentării este norma etichetei de afaceri. Un moment personal, subiectiv, trebuie minimizat. Prin urmare, în afară de vorbirea de afaceri sunt, de exemplu, forme care au o culoare expresivă emoțional (substantive și adjective cu sufixe de evaluare subiectivă, interjecții). Folosirea cuvintelor colocviale, colocviale, dialectale etc. și a transformărilor expresionale în discursul de afaceri este inacceptabilă.
2. Restricționarea tipurilor de unități de limbă utilizate în textele de afaceri și reglementarea generală a formelor de documente constituie o altă caracteristică importantă a discursului de afaceri, frecvența înaltă a anumitor forme lingvistice în anumite secțiuni ale textelor documentelor. Ca un exemplu simplu, puteți indica predominanța absolută a formelor nominative în elementele de proiectare a documentelor, în texte construite pe baza chestionarelor sau a tabelelor.
Nu ar trebui să folosiți unități frazo-logice în documentele oficiale. Cu toate acestea, la pregătirea discursului unui conducător, este posibilă aplicarea corectă a unităților frazeologice.
Pentru a evita greșelile în pregătirea documentelor de afaceri și pregătirea discursurilor și rapoartelor, secretarul ar trebui să poată naviga în dicționare și cărți de referință cu privire la limba rusă și stilistica practică.
Adesea, în pregătirea discursului conducătorului, sunt folosite citate, la pregătirea cărora trebuie respectate următoarele cerințe:
3) este imposibilă combinarea mai multor fragmente luate din diferite locuri ale sursei citate într-o singură citare (deși aceste fragmente pot fi atât logic legate, cât și omogene în funcție de material;
4) toate citatele trebuie să fie însoțite de instrucțiuni către sursă.
Articole similare
-
Înregistrarea regulilor de circulație în colț în vestiarul grupului pregătitor
-
Viza de afaceri în Rusia, înregistrarea invitațiilor de afaceri pentru străini
Trimiteți-le prietenilor: