Circulația sau mișcarea documentelor, trecerea unui document între autori și consumatori este parte integrantă din suportul de documentare al oricărui sistem de management din industrie către o instituție separată. Circulația documentelor poate fi considerată "funcționare", "activitate" a formularelor de documente, transfer și furnizare de informații la punctul dorit și la timpul stabilit.
Deplasarea documentelor reflectă, în toate cazurile, structura organizatorică a aparatului administrativ și repartizarea responsabilităților între componentele acestuia. Prin urmare, îmbunătățirea cifrei de afaceri a documentelor se datorează în mare parte îmbunătățirii structurii de guvernanță în sine și nu poate fi privită în mod izolat.
Există factori obiectivi care afectează în mod direct creșterea numărului de documente - crearea de noi instituții, organizații și întreprinderi, extinderea legăturilor de producție și comerciale și creșterea producției.
Problema creșterii numărului de documente create în diferite domenii ale activității umane, inclusiv în sfera managementului, este extrem de relevantă în prezent. Explozia "activității de documentare" a societății se încadrează în anii 1960-1970; Numele, dar în acei ani, a existat și o creștere a numărului de publicații de informare, a publicațiilor științifice și a altor tipuri de produse tipărite. Creșterea documentației este legată de un complex de motive. Aceasta este creșterea personalului științific, creșterea populației și creșterea activității sale politice și creative, dezvoltarea economiei naționale și alți factori obiectivi, ceea ce duce la o creștere a fluxului de documente.
Un alt motiv dominant pentru creșterea numărului de documente care circulă în aparatul administrativ este introducerea mijloacelor tehnice în activitatea managerială: în anii 1960, - echipamente de copiere, și din anii '70. - calcul electronic. Abilitatea seductivă de a replica cu ușurință, și apoi de a crea documente, a dat roade - volumul documentației și, în consecință, consumul de hârtie a crescut dramatic.
Următorul motiv obiectiv este documentarea proprietății atunci când este utilizată pentru a crește, mai degrabă decât a micsora, ca în cazul resurselor materiale și tehnice. Cu cât mai multă societate se dezvoltă și are nevoie de informații, cu atât mai mult produce și o folosește, ceea ce conduce la apariția unor noi informații etc.
Există, de asemenea, o serie de motive pentru creșterea fluxului de documente în prezent: dezvoltarea insuficientă a bazei legislative; creșterea dificultăților în economie; înlocuirea afacerii reale cu "hârtiile"; dezvoltarea extinsă a documentației care să conducă la implicarea unui număr din ce în ce mai mare de lucrători în activitatea birocratică "pe hârtie".
Documentele din aparatul de administrare sunt adesea create ca un tribut adus unei tradiții obișnuite sau ca singura expresie a reacției organizației la decizia organismelor superioare; există duplicarea documentelor din cauza duplicării funcțiilor instituțiilor și a subdiviziunilor lor structurale; un flux mare de documente nejustificate apare atunci când se publică documente de calitate slabă, în special acte normative, provocând o avalanșă de cereri și clarificări. Fluxul de documente crește, de asemenea, din cauza executării prealabile a ordinelor și alocărilor, datorită introducerii unor forme noi de raportare și de referință fără permis și chiar contrar interdicțiilor. În cele din urmă, fluxul de lucru este imposibil de gestionat, deoarece în țara respectivă nu există un organism responsabil pentru starea documentației și a volumelor acesteia.
Sarcina de a reduce volumul circulației documentelor are două aspecte principale: reducerea numărului de documente create și reducerea costului hârtiei pentru producerea documentelor. Cel mai important este, desigur, primul aspect.
Principala condiție pentru reducerea volumului de documente este simplificarea documentelor. Principala metodă aici este unificarea ambelor grupuri separate de documente și a întregului sistem de suport al documentației. În practică, acest lucru se manifestă prin crearea unor sisteme de documentare care stabilesc cu strictețe lista cu formularele și reglementările autorizate pentru utilizarea lor.
Modul real de a reduce fluxul documentelor nejustificate este acela de a îmbunătăți calitatea documentelor în sine ca purtători de informații normative și de altă natură. Textul documentului, care reflectă acțiunile de management, ordinele, deciziile trebuie să fie făcută în așa fel încât să conțină doar informațiile necesare, în mod direct, interpretate în mod clar esența soluțiilor și de a determina termenele reale și rezonabile. În practică, Din păcate i-leniyu, se întâmplă de multe ori, atunci când un document este primit pentru executarea termeni deja restante, atunci când esența așa-voalat, nu este clar, pozitiv sau negativ rezolvat problema. Prin urmare, este atât de important ca, în pregătirea documentelor, să se utilizeze pe scară largă forme unificate, ale căror texte au fost deja produse și raționalizate.
Cu obiectivul de reducere a consumului de hârtie și a forței de muncă de economii aparate pa-Botnikov pentru pregătirea și citirea documentelor, Celes în formă de tăiat în detrimentul textului: o reducere semnificativă în introducerea TRADI-țional natură diferită și preambul; excluderea de la corespondența de serviciu a recursurilor personale nemotivate și a exprimării recunoștinței etc. De exemplu, există o practică de a se dispensa preambulul deciziei consiliului și înlocuiți-l cu o copie de referință pregătit pentru întâlnirea cu privire la această problemă (Pream-Bula, de regulă, este o republicare a acestei referințe).
Regulile de bază pentru prezentarea textului sunt prezentate în "Metodologia pentru unificarea textelor documentelor de management" elaborată de VNIIDAD.
Modul real de a reduce cantitatea de documentație este de a construi sisteme eficiente de recuperare a informațiilor. De exemplu, ordinul de personal este tipărit în mai multe exemplare și este depus cu comenzi, într-un dosar personal, în activitatea de contabilitate și poate în departamentele de planificare și producție. Motivul pentru o astfel de circulație mare, în dificultățile de căutare: fiecare expert, care poate solicita acest document, preferă să-l păstrați acasă decât să aibă încredere de încredere, și cel mai important, căutările consumatoare de timp. Ca urmare, volumul de documente crește semnificativ. Dezvoltarea de bună funcționare a motorului de căutare vă permite să reduceți dramatic duplicarea, mai ales atunci când cineva cositorite și capacitatea de a obține orice informație la informație de organizare TION la rețea la locul de muncă.
După cum sa menționat mai sus, fluxul de lucru este îmbunătățit prin raționalizarea și reducerea numărului de forme de documente; organizarea livrării acestora; introducerea practicii examinării preliminare a documentelor de către un specialist înalt calificat și distribuirea acestora de către artiștii interpreți sau executanți, ocolind conducerea instituției; minimizarea operațiilor manuale și schimbul de date; utilizarea mecanizării și tehnologiei informatice în toate etapele de circulație a documentelor; introducerea unui control strict asupra executării documentelor.
Un mijloc modern modern de îmbunătățire a cifrei de afaceri a documentelor este computerizarea operațiunilor de întocmire și prelucrare a documentelor. Ideea principală este că mijloacele tehnice ar trebui utilizate în zonele respective și o astfel de producție care să permită obținerea unui efect economic, rambursarea costurilor achiziției și funcționării acestora. De exemplu, nu are nici un sens să punem un dispozitiv de învăluire a plicurilor de mare viteză în organizații cu un flux de lucru redus.
Atunci când se îmbunătățește fluxul de lucru în contextul tehnologiei informatice, rolul principal este atribuit locului și rolului tehnologiei în schema generală de mișcare a documentelor. Construirea unei rețele de calculatoare implică schimbarea fluxului de documente al sistemului tradițional de management și sporirea implementării acestora cu ajutorul unor instrumente informatice. Important în acest caz este procedura adoptată în sistemul de management pentru a da forță juridică documentelor "mașinilor", adică documente create prin intermediul tehnologiei informatice și în special pe suporturile de calculator.
Sarcina principală este de a evita participarea paralelă la documentația tradițională și "mașină", care conține informații duplicate. Prin urmare, pentru utilizarea de către angajații aparatului de gestionare, se recomandă trimiterea numai a informațiilor prelucrate și sintetizate ale documentelor, iar cea originală ar trebui transferată imediat după transferarea datelor pe un suport de calculator.
Conformitate importantă cu GOST 6.10.4-84 "Sisteme de documentare unificate. Acordarea de forță juridică documentelor de pe suportul de calculator și instrumentelor de calculator generate de calculator. Dispoziții de bază ». Acest standard, în special, stabilește un set unic de cerințe obligatorii pentru orice documente.
Referințe la capitolul 8
1. Bogatyrev R.KH. Baza muncii de birou în aparatul de stat. Manualelor. - Kazan, de la Universitatea Kazan, 1989. - 183 p.
2. GOST 6.10.4-84. Sisteme unificate de documentare. Acordarea forței juridice documentelor de pe suportul de mașină și a mașinilor create prin intermediul infrastructurii informatice. Dispoziții de bază. - M. 1985. - 6 cu.
10. Felzer A.B. Misserman M.A. Lucrări de birou. Ghid de referință. - Kiev, EXTREME SCHOOL, 1988. - 314 p.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: