CUM SE OPTIMIZEAZĂ DOCUMENTAȚIA
AT ENTERPRISE: EXPERIENȚA PRACTICILOR
Între timp, cu confirmarea cheltuielilor, apar adesea probleme. Iar aici nu este doar faptul că documentele sosesc în departamentul contabil cu erori sau nu se fac în această formă. Mult mai rău, atunci când contabilul primește hârtie târziu sau nu ajunge deloc. Și cum să reflecteze în tranzacția contabilă pentru achiziționarea de materiale, în cazul în care furnizorul nu a prezentat documentele, iar furnizorul nu sa deranjat să le solicite? Sau timp pentru a calcula salariul, iar din magazine nu au primit încă toate datele pentru luna de raportare?
Pentru a evita astfel de situații, contabilul-șef trebuie să se ocupe de optimizarea fluxului de lucru între departamentul contabil și alte departamente ale întreprinderii.
Nu spuneți documentelor
Bineînțeles, nu există un singur sistem de organizare a circulației documentelor. Fiecare firmă va trebui să o dezvolte singură. Cu toate acestea, depinde mult de mărimea întreprinderii sau, mai degrabă, de volumul operațiunilor de afaceri.
Chiar dacă aveți o firmă mică, nu trebuie să vă apropiați formal de sistemul de gestionare a documentelor. La urma urmei, modul în care controlul asupra designului și circulației documentelor primare este pus în aplicare, depinde în cele din urmă de fiabilitatea rapoartelor întreprinderii și de claritatea activității de contabilitate. În plus, la efectuarea unui audit, disponibilitatea unui anumit sistem de flux de lucru demonstrează competența contabilului-șef, calitatea sistemului contabil și controlul intern.
În același întreprinderi timp cu un document de dimensiuni reduse totul poate fi redus la o compilație de memo-uri individuale pentru angajați (ce documente pentru a aduce de la călătorii, să ceară contractantului în achiziționarea de bunuri sau de livrare, ca raportul emis pentru bani, etc.). Principiul elaborării unui astfel de memoriu este foarte simplu. Angajatul trebuie să precizeze în detaliu documentele pe care trebuie să le emită, astfel încât să nu dețină pretenții de la departamentul contabil. De exemplu, un angajat este trimis pentru a ridica bunurile plătite de la furnizor. Notă ar trebui să scrie ce documente ar trebui să aducă, precum și perioada în care trebuie să fie transmise departamentului de conturi. Nu este inutil să se atașeze la nota și eșantioanele documentelor necesare.
- La întreprinderile mici, este posibil să se eficientizeze în mod semnificativ schimbul de documente între angajați și conturi, cu ajutorul unor note regulate. De regulă, ele sunt destinate șoferilor, transportatorilor de mărfuri, precum și lucrătorilor care primesc bani sub raport sau merg pe o călătorie de afaceri. Pe lângă transferul unui set de documente pe care trebuie să le aducă un angajat, o notă trebuie să conțină instrucțiuni privind modul în care ar trebui să fie emise aceste documente. În plus, destul de prisos să amintim că și datoria angajatului de a ține cont de bani emise în termen de trei zile de la expirarea termenului pentru care au fost eliberate, sau în aceeași perioadă, după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri. După cum arată practica auditurilor noastre, prezența acestor note economisește în mod semnificativ timpul contabilului și, prin urmare, face mai puține erori în raportare.
În cazul întreprinderilor mari, optimizarea circulației documentelor începe, de regulă, cu elaborarea unui program de circulație a documentelor. Ar trebui să fie clar de la el cine, în ce condiții și cui îi dă aceste documente sau alte documente, le semnează. În același timp, contabilul-șef organizează lucrările de întocmire a calendarului de circulație a documentelor, iar șeful întreprinderii aprobă prin ordin.
Programarea documentelor în contabilitate
Este posibilă realizarea unui program uniform de circulație a documentelor pentru toate întreprinderile.
Pentru a fi cel mai eficient program de document poate fi legat de fișele de post ale angajaților, care ar trebui să fie descrise în mod clar succesiunea de acțiuni în pregătirea, înregistrarea și transferul documentelor contabile primare la departamentul de contabilitate. Așa cum am spus Elena Shitko, contabil-șef al SA „Oskol Electric Steel Works“ (Stary Oskol, 15, regiunea Belgorod.), La compania unde lucrează, pentru a stabili o descrieri specifice de locuri de muncă ale angajaților responsabili pentru programul de conformitate a fluxului de lucru. Acest program este aprobat de ordinul a combina și definește termenii de pregătire și primirea documentelor de contabilitate a mijloacelor fixe, active necorporale, materiale, salarii, vânzări de produse finite, etc. Apropo, instalația a elaborat, de asemenea, un standard separat "Rularea documentelor în contabilitatea operațiunilor de afaceri", care definește procedura de emitere a documentelor contabile primare, precum și registrele contabile. Acest standard prevede posibilitatea formării acestor documente în format electronic, precum și stabilește o procedură generală pentru organizarea fluxului de documente în cadrul întreprinderii.
Rețineți că nu este necesar să vă familiarizați cu programul general al fluxului de lucru al tuturor angajaților. Pentru fiecare angajat, puteți pregăti un extras din program, care se referă la el personal. Ar trebui să cuprindă documentele referitoare la domeniul de activitate al contractantului, termenii depunerii acestora și numele unităților la care urmează să fie transferate aceste documente.
Puteți face același lucru într-un alt mod - un program comun al fluxului de lucru este împărțit în câteva mai înguste.
- Metropolitanul este o organizație destul de mare, deci avem câteva acte locale care reglementează procedura și termenele limită pentru depunerea documentelor. În primul rând, această dispoziție generală privind organizarea fluxului de lucru pe metrou. În al doilea rând, dispozițiile privind fluxul de documente al tranzacțiilor individuale (contabilizarea activelor fixe, contabilizarea materialelor etc.). În al treilea rând, regulile de depunere a documentelor pentru alte tranzacții (inclusiv rapoarte în avans). Toate aceste documente sunt aprobate de șeful metroului. În același timp, din motive de eficiență, sistemul electronic de gestionare a documentelor este utilizat pe scară largă pe metrou. În primul rând, contabilitatea centralizată din alte departamente (sau viceversa) este transmisă electronic, sunt verificate și, dacă este necesar, sunt corectate. Versiunea finală este deja transmisă pe hârtie. Desigur, există și excepții. De exemplu, documentele care vin din întreprindere din exterior (facturi, facturi) sunt transferate imediat la departamentul de contabilitate pe suport de hârtie.
- Document management în cadrul companiei noastre este foarte mare, așa că pentru organizația sa, folosim o serie de dispoziții separate, în special, regulamentele de documente la departamentul de contabilitate, poziția și semnarea acordului, dispozițiile privind călătorii de afaceri, modul de a efectua funcții de stocare, etc. Prin aceste documente, personalul responsabil cu punerea în aplicare a anumitor proceduri este în mod necesar introdus. În același timp, cu orice reglementări în vigoare la întreprindere, orice angajat al organizației poate să vadă dorința, după ce analizează unitatea de rețea a organizației.
Cum se asigură conformitatea
Creați un program de flux de lucru sau pur și simplu pregătiți o notă pentru angajați - este doar jumătate din bătălie. Este important ca angajații să urmărească în mod clar ceea ce este scris în ele. Există două opțiuni posibile. În primul rând, puteți acționa prin convingere: să cereți, să rulați, să întrebați. La întreprinderile cu un flux redus de lucru este destul de justificat.
- Nu văd nevoia de amendare a lucrătorilor pentru încălcarea termenelor limită de livrare a documentelor. Nu suntem o companie foarte mare, deci totul este în vedere. De regulă, este suficient doar să-i reamintesc angajaților datoriile sale. În plus, cu reglementările existente privind gestionarea documentelor interne la întreprindere, suntem siguri că cunoaștem toți angajații. Și dacă există suprapuneri, efectuăm instrucțiuni suplimentare.
Aplicați această metodă companiilor mari. Cu toate acestea, în acest caz, uneori există dificultăți.
Notă. Lyubov Sidorova, Director, Departamentul contabilitate și raportare, Farmacie ZAO 36.6 (Moscova):
- Termenul de transfer al documentelor de la departamente la departamentul contabil al companiei noastre este de cinci zile. Desigur, nu este întotdeauna observat. Acest lucru se întâmplă atât din cauza dezvoltării agresive a organizației, cât și din cauza furnizorilor, a cumpărătorilor sau a lucrătorilor înșiși. Cu toate acestea, pentru întârzierea depunerii de documente la departamentul contabil, nu se acordă penalități. Lucrăm pe principiul convingerii: îi reamintim debitorilor necesitatea depunerii documentelor necesare și, de asemenea, întocmind registrele de documente care nu au fost livrate la timp și le trimit unităților.
Dacă această abordare nu este suficient de eficientă, ea poate fi suplimentată. Practica a sugerat următoarea metodă.
Notă. Galina Kazyukhanova, Contabil șef al Editurii CJSC "Glavbukh" (Moscova):
- Condițiile specifice de livrare a documentelor către departamentul contabil al societății noastre sunt determinate de instrucțiunile privind circulația documentelor. Pentru respectarea lor, noi urmăm acest lucru. În fiecare joi directorul firmei noastre organizează o întâlnire pe probleme operaționale, la care participă toți directorii departamentelor. Printre alte probleme, se discută și aspecte legate de transferul în timp util al documentelor către departamentul contabil. Astfel, dacă unitățile ne datorează orice hârtie, directorul devine imediat conștient de acest lucru. Și trebuie să spun că o metodă atât de simplă la prima vedere sa dovedit a fi destul de eficientă. După introducerea acestui sistem, documentele au început să cadă în departamentul de conturi mult mai rapid.
Acest lucru este confirmat de Nadejda Pavlova, contabil șef al întreprinderii unice de stat "Petersburg Metro" (Sankt-Petersburg):
- Pentru nerespectarea programului de lucru, se pot aplica măsuri administrative angajatului. Ele sunt stipulate de regulamentele existente privind bonusurile la întreprindere. Experiența noastră arată că posibilele sancțiuni financiare sunt mult mai eficiente pentru lucrători decât convingerile și cererile obișnuite.
Expert revista "Glavbuh"
Semnat în imprimare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: