Atunci când se disting procesele unei organizații bazate pe principii ierarhice funcționale, este necesar să se ia în considerare structura sa organizațională.
Luând în considerare ceea ce este considerat principalul produs al activității procesului și cine este responsabil pentru rezultat, procesele sunt alocate și sunt numiți proprietarii.
1. Directorul comercial administrează departamentele de marketing, vânzări și achiziții de materii prime. În funcție de scopul său funcțional, șeful departamentului este proprietarul procesului.
2. În funcție de caracteristicile organizației, alte relații cu structurile de producție și de planificare pot fi organizate în același serviciu comercial.
În această situație, proprietarii procesului pot fi:
1) șeful departamentului;
2) șeful diviziunii 2;
3) Șeful Departamentului 3;
4) altă persoană desemnată.
3. Departamentul este numit "Serviciul de marketing".
Cele trei diviziuni ale sale conduc diferite segmente ale pieței: piața externă, piața internă și ordinele statului.
Toate cele trei departamente lucrează în paralel, iar activitățile lor nu se suprapun.
În acest departament, este util să identificăm trei procese cu trei proprietari.
Toată documentația organizației poate fi împărțită în două clase:
# 8210; originea externă;
# 8210; origine internă.
Extern. include legile Federației Ruse, hotărârile Guvernului Federației Ruse, standardele de stat și internaționale, documentele de reglementare, directoarele, regulile pentru utilizarea echipamentului etc.
Intern (toate documentele create în cadrul organizației):
# 8210; reglare. instrucțiuni, reglementări, standarde, reglementări, metodologii, planuri, programe, ordine etc. O trăsătură distinctivă a documentației de reglementare este că se schimbă în procesul de lucru;
# 8210; informații. acte, protocoale, certificate, rapoarte, certificate, rezultate de verificare, control, testare etc. caracteristica că este neschimbată și are ca scop stabilirea oricărui fapt sau eveniment.
Reglementarea procesului este un document în care procedura de operare a procesului este descrisă în termeni generali. Pentru un departament care execută un proces, regulamentul poate coincide cu poziția subdiviziunii.
Reglementarea procesului ar trebui să conțină următoarele informații despre proces:
1) scopul procesului - scopul creării, îndeplinirii sarcinii principale;
2) proprietarul procesului este responsabilul desemnat pentru rezultatul procesului;
3) rezultatele și consumatorii procesului - o listă a rezultatelor procesului, specificând specificațiile pentru aceștia, precum și consumatorii și ordinea interacțiunii cu acestea;
4) intrările și resursele procesului - o listă a intrărilor care indică furnizorii sau procesele auxiliare care intră în intrare;
5) indicatori de proces - o listă a indicatorilor de proces, a formelor de colectare a informațiilor și de raportare a procesului;
6) documentația procesului - o listă a documentelor care reglementează desfășurarea tuturor lucrărilor, îndeplinirea funcțiilor care fac parte din proces, repartizarea responsabilității funcționarilor și a personalului pentru implementarea acestora; ordinea interacțiunii și succesiunea lucrărilor și a funcțiilor.
Tabelul 10 - Matricea responsabilității
La completarea matricei, trebuie să urmați reguli simple:
1. În fiecare rând al matricei poate exista o singură literă "O", adică un singur angajat poate răspunde pentru fiecare funcție.
2. Literele "U" și "I" pot fi mai multe, deoarece mai mulți angajați pot participa și primi informații despre lucrare.
3. În coloana proprietarului, nu trebuie să existe celule goale, adică liderul sau responsabilul pentru această funcție sau participă la implementarea acesteia sau primește informații despre rezultate.
Prin urmare, regulamentele privind diviziunea vor avea următoarele secțiuni principale:
1. Dispoziții generale: numele unității, care este condus, care se supune direct.
2. Scopul, sarcinile și funcțiile principale ale unității. Rezultatele principale ale procesului (ieșirile) sunt indicate, este prezentată o listă a sarcinilor principale cu care se confruntă unitatea, adică Sunt indicate problemele de natură organizațională, tehnică și industrială, pe care departamentul trebuie să le rezolve. Identificați principalele funcții (tipuri de muncă) care sunt efectuate sistematic de către unitate atunci când desfășoară procesul de afaceri și participă la procesele de afaceri ale altor unități.
3. Principalii indicatori de performanță ai unității. Această secțiune reflectă performanța unității utilizând următorii indicatori: indicatori de proces, indicatori de produs și metrici ale satisfacției clienților.
4. Structura organizatorică. Secțiunea cuprinde elementele structurale ale unității.
5. Drepturile șefului unității.
6. Responsabilitatea. Gradul de responsabilitate este stabilit prin descrierea postului. Responsabilitatea angajaților unității pentru îndeplinirea funcțiilor de bază poate fi reprezentată sub forma unei matrici de răspundere.
7. Relația cu alte unități. Această secțiune privind nivelul de importanță este una dintre cele mai importante, care reglementează activitatea unității. Lucrările și fluxurile de informații interconectate descrise în acesta trebuie să coincidă complet cu lucrările și informațiile furnizate în "Descrierea procesului" efectuată de unitate. Această secțiune este verificată cu atenție și convenită de către șefii unităților adiacente.
Următorul document principal este Descrierea postului. în care sunt transferate funcțiile angajaților. Descrierile tipice de post care există în organizații nu corespund cerințelor abordării procesului.
În fișele de post ale personalului care efectuează lucrul la proces, sunt introduse cerințele de interacțiune între ele, precum și cu alte procese și diviziuni. Pentru o descriere mai completă a activităților personalului, trebuie să specificați formele de documente sau specificațiile care stabilesc ordinea interacțiunii.
La elaborarea și aprobarea documentației, trebuie respectate următoarele reguli:
# 8210; fiecare document ar trebui privit în termeni de utilitate maximă și efort minim pentru ao crea;
# 8210; criteriul pentru un document întocmit corect este posibilitatea utilizării acestuia pentru formarea noilor angajați fără explicații suplimentare.
Trimiteți-le prietenilor: