Cum să determinați dacă scrisoarea dvs. este prea lungă

Utilizarea corectă a mesajelor e-mail poate fi un instrument eficient în dezvoltarea afacerii dvs. Scrierea de litere lungi nu înseamnă că lucrați productiv. Da, ați făcut multe lucruri, dar această activitate nu înseamnă nimic. Acum, toată lumea încearcă să reducă procesarea corespondenței și să efectueze cât mai eficient acest lucru într-o perioadă scurtă de timp. Prin urmare, scrisorile voastre lungi - aceasta nu este doar o pierdere a timpului vostru, ci și o pierdere lipsită de sens a celorlalți.







Cu cât scrisoarea va fi mai scurtă, cu atât va fi mai eficientă. Ar trebui să conțină doar întrebări sau răspunsuri specifice. Scrieți numai în esență și nimic inutil. Dacă încă o explozie de dorința de a scrie o scrisoare lungă, poate fi mai bine să se numească această persoană se întâlnesc și discută toate aspectele legate de problemele pe care le pentru un prânz de afaceri?

Cum să înțelegeți că scrisoarea dvs. a depășit limitele admisibile? Iată 10 semne prin care puteți determina că sunteți prea departe.

1. Nu știi ce vrei să spui. Este ca și cum ai fi chemat pe cineva mai întâi și ai întrebat: "Ce sa întâmplat?" Răspunsul natural: "Ei bine ... nu știu. M-ai sunat? "Păstrați această scrisoare până când aveți o întrebare sau un răspuns clar în capul tău.

2. Sunteți nou la subiect. Acest lucru poate fi comparat cu un flux nesfârșit de conștiință în cadrul întâlnirilor, atunci când oamenii au o cunoaștere slabă a subiectului conversației și astfel încearcă să-și ascundă ignoranța. Sau când studentul începe să răspundă foarte mult la întrebarea profesorului, încercând să câștige cel puțin trei. Este la fel cu o scrisoare lungă. Dacă nu puteți formula pe scurt ceea ce doriți de la o persoană în acest scop, atunci nu aveți suficiente cunoștințe. Acest lucru poate fi observat adesea în marile companii în care oamenii creează aspectul locului de muncă prin scrierea unor scrisori foarte importante și lungi.

3. Taiați semnătura dvs. standard. În cazul în care scrisoarea conține răspunsul în câteva cuvinte, semnătura cu toate detaliile (titlu, companie, întreaga listă de contacte, citat favorit, logo-ul sau sloganul companiei, etc.) pe podeaua paginii va arata ridicol. Încercați să lăsați întreaga literă în stilul minim.







4. Scrieți o carte. E-mailurile nu sunt cărți. Dacă există informații suplimentare, atașați-l la literă ca fișiere separate. Dacă scrisoarea se dovedește a fi foarte lungă, ar trebui să vă gândiți la informațiile pe care este mai bine să le alocați și să le trimiteți în aplicație.

5. Sunteți spam. Astfel de situații apar deseori în marile corporații, în cazul în care angajații simt o anumită nevoie pentru a trimite fiecare alte scrisori lungi, care conțin un raport detaliat cu privire la activitatea desfășurată cu actualizări constante. Ca rezultat, zi se transformă într-un e-mail de verificare solidă, cu un flux de mesaje în stilul „Am trimis o scrisoare către client.“, „Aranja o întâlnire.“ „Raportul este de peste 30%.“ Și așa mai departe.

6. Scrisorile tale sunt incoerente. Nu este necesar să scrieți o scrisoare de două pagini pentru a pune o singură întrebare.

7. Ați abuzat expedierea mesajelor. În loc să vă ocupați de scrisoare, apăsați pe butonul "Înainte". În toga, scrisoarea se transformă într-o bandă fără sfârșit, în care este practic imposibil să ajungi la punctul principal.

9. Acesta ar trebui să fie un mesaj cu mai mulți destinatari. De exemplu, managerul scrie o scrisoare și pune toți angajații în destinatari. Se pare că în acest fel încearcă să scurteze timpul scrisului și să trimită această scrisoare fiecăruia în mod individual și astfel își desfășoară munca mai eficient. Dar, mai presus de toate, el a făcut nici măcar imagina că va umple curând o avalanșă de răspunsuri într-o scrisoare de îndată ce personalul său va apăsați „Reply All“. Uneori această metodă nu funcționează.

10. Nu vă editați e-mailurile. Înainte de a trimite un mesaj, trebuie să îl recitiți și să îl editați. Pe lângă greșelile gramaticale și ortografice, trebuie să le modificați sensul. Poate că a luat un întreg paragraf, îl puteți pune în câteva rânduri. Și încă o regulă bună: trebuie să recitiți scrisoarea de atâtea ori cât mai mulți oameni pe care îi veți trimite.

Înainte de a trimite scrisoarea, citiți-o și asigurați-vă că este scurtă și conține doar întrebări specifice. Cu cât mesajul dvs. este mai ușor de înțeles, cu atât este mai probabil ca destinatarul să înțeleagă exact ce este necesar pentru el și vă va răspunde, de asemenea, pe scurt și în esență.

Pentru a ajunge la această audiență, trebuie să faceți o hack. Scrieți o postare cu numele "Cum să setați rapid scrisori plictisitoare la lucru timp de 5 minute". Dar, în articol am să încerc să le transmit ideea că o scrisoare scrisă corect dintr-o dată, va rezolva orice problemă rapid (fără actualizări și corespondență lung) decât ceea ce ei sunt obișnuiți cu gândirea de litere.







Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare

Trimiteți-le prietenilor: