* în paranteze, de exemplu, sunt date numele de limbă engleză pentru elementele de meniu utilizate.
Să presupunem că avem acest tabel Excel:
Sarcina este de a crea automat pentru fiecare scrisoare individuală, unde numele și numele companiei vor fi înlocuite, astfel încât aceste litere să poată fi imprimate. În ceea ce privește Microsoft Office, această procedură se numește Mail Merge.
Pasul 1: Pregătiți o listă de clienți în Excel
Un tabel cu o listă de clienți trebuie să îndeplinească mai multe condiții simple:
* Antetul tabelului ar trebui să fie simplu - un rând cu nume de coloane unice (fără repetiții și celule goale)
* Nu ar trebui să fuzionați celule în tabel
* tabelul nu trebuie să conțină rânduri sau coloane goale (sunt permise celule separate goale)
* Pentru că Excel și Word nu pot determina sexul clientului prin nume propriu, este logic să se facă o coloană separată cu referința (domnule, doamnă etc.) sau cu terminarea generică (sau a) pentru tratamentul "Dragi (i)".
Pasul 2: Pregătiți un șablon de scrisoare în Word
Totul este mai simplu aici - aveți nevoie de un document Word obișnuit, cu spații goale rămase în el pentru a introduce câmpuri din lista Excel.
Deschideți șablonul cu litere în Word și rulați expertul de fuziune pas cu pas în fila Corespondențe cu ajutorul butonului Start Mail Merge - Wizard Mergeți pas cu pas.
Apoi urmează procesul de 6 etape (comutarea între ele - folosind butoanele Următor și Înapoi în colțul din dreapta jos al zonei de activitate).
Pasul 1. Selectați tipul documentului.
La acest pas, utilizatorul trebuie să selecteze tipul de documente pe care vrea să le primească la ieșire după fuzionare. Opțiunea noastră este Letters.
Pasul 2. Selectarea documentului
La acest pas, trebuie să determinați ce document va fi baza (achiziția) pentru toate mesajele viitoare similare. Alegem - Documentul curent.
Pasul 3. Selectați Destinatari
În acest pas, conectăm lista de clienți în Excel la documentul Word. Selectați Utilizarea listei și faceți clic pe Parcurgere. Apoi, în caseta de dialog deschisă, specificați unde este fișierul nostru de liste de clienți. După selectarea sursei de date, Word vă permite să filtrați, să sortați și să selectați manual înregistrări utilizând fereastra Coloane destinatari:
Pasul 4: Creați un mesaj
În acest stadiu, utilizatorul trebuie să specifice - exact în cazul în care documentul ar trebui să obțină datele din lista conectată. Pentru a face acest lucru, trebuie să plasați cursorul la punctul de inserție din literă și să utilizați linkul Alte elemente - acesta afișează setul complet al tuturor câmpurilor din listă, din care se selectează câmpul necesar pentru inserare:
În final, după introducerea tuturor câmpurilor de îmbinare, ar trebui să avem ceva similar:
Etapa 6. Finalizarea fuziunii
Dacă faceți clic pe linkul Imprimare, veți trimite imediat toate rezultatele de îmbinare către imprimantă fără a fi afișate.
Dacă doriți să salvați documentele îmbinate pentru o utilizare ulterioară sau dacă doriți să editați manual unele dintre documente, este recomandat să utilizați link-ul Edit individual letters, care va afișa rezultatele îmbinării într-un fișier separat:
Voila! Documentul rezultat poate fi trimis pentru imprimare sau editare-salvare la cerere pentru buletine de știri similare în viitor.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: