Secretele de e-mail: cum să vă asigurați că căsuța poștală este întotdeauna goală
Pe exemplul Gmail, Vox descrie mai multe tehnici care vă ajută să scapați de scrisorile inutile din cutia poștală. Toate aceste metode pot fi utilizate cu alte servicii de e-mail, inclusiv cu Outlook.
Dacă în e-mailul dvs. ați acumulat deja sute sau chiar mii de scrisori fără răspuns, este timpul să vă declarați "faliment poștal". Anume - pentru a arhiva (desigur, fără a șterge) toate literele care se află în corespondența dvs. pentru mai mult de două săptămâni.
Crede-mă, e puțin probabil să te obligi să citești toate aceste scrisori vechi. Și dacă ar fi ceva important între ei, cel mai probabil ai pierdut deja. Mai mult, dacă cineva ți-a cerut un răspuns, această persoană ți-ar putea scrie o altă scrisoare cu mult timp în urmă și să-ți amintească de tine.
Cu toate acestea, chiar dacă toate aceste argumente nu te conving, poți să te liniștești că nu ștergi aceste scrisori, ci doar trimite-le în arhivă. Acestea rămân conservate și teoretic, într-o zi veți putea să le găsiți și să le citiți.
Selectați toate mesajele și veți avea mai multe opțiuni, alegeți "Arhivați" de la acestea. Selectând această opțiune, eliminați complet căsuța primită a mesajelor primite.
Arhivați toate mesajele și, dacă este necesar, le atribuiți "shortcuts"
Acum, că numărul literelor a scăzut, puteți utiliza o nouă abordare a de verificare a adresei: fără milă prezintă arhiva toate e-mailurile, și doar unele dintre ele atribuie „etichete“, apoi pentru a face mai ușor pentru a le găsi. Etichetele sunt aceleași foldere, dar diferența este că aceeași literă poate fi etichetată cu mai multe etichete.
Puteți alege propriul dvs. principiu, cum să alegeți etichete. De exemplu, scrisori care necesită un răspuns imediat, sau orice alte acțiuni care pot fi lăsate în „Inbox“ și poate crea pentru ei o etichetă separată - „lucruri“ la mesajele de intrare nu au e-mail nou.
Joseph Stromberg de la Vox sfătuiește să împartă etichete în două grupuri - unul pentru scrisorile pe care doriți să le eliminați imediat din „exterior“, iar celălalt - pentru e-mailurile pe care le primiți nu este la fel de regulat, dar că este important la un moment dat pentru a extrage rapid (de exemplu, informații despre rezervările sau biletele hotelului sau ideea de articole).
Pentru a crea o scurtătură, selectați "Mai mult" din meniul din stânga și apoi din meniul apărut - "Creare comandă rapidă".
Pentru a atribui o etichetă unei anumite litere, selectați butonul din meniul de mai sus care seamănă cu eticheta de pe produs din magazin:
Asigurați-vă că e-mailurile sunt atribuite automat etichetelor utilizând filtre
Nu este nevoie să sortați toate literele de fiecare dată. Pentru tine poate face filtre speciale.
De exemplu, una dintre ele este folosită întotdeauna în mod implicit - aceasta este "Spam". Folosind un algoritm creat de Google, anumite e-mailuri sunt trimise automat în acest dosar și nu vă aglomerează corespondența.
De asemenea, puteți crea propriile filtre. Pentru aceasta, faceți clic pe săgeata în jos de lângă șirul de căutare.
Evitați trimiterile inutile
Prima regulă când doriți să vă ștergeți e-mailul este să limitați numărul de e-mailuri primite.
Mulți, de asemenea, primesc o mulțime de scrisori inutile, cu o varietate de solicitări (în special din partea serviciilor PR). Cel mai simplu mod de a le trimite la spam. După ce marcați expeditorul unor astfel de scrisori ca "spam" o dată sau de două ori, contul de e-mail o va face automat pentru dvs. Desigur, pot exista propoziții valoroase în astfel de scrisori, cu toate acestea, este suficient să le citiți o dată sau de două ori pentru a afla cât de interesați sunteți în lucrul cu această persoană sau organizație.
Utilizați diferitele funcții oferite de Gmail
Ignorați literele. Cu această funcție, puteți elimina mesajele de e-mail de masă din e-mail care sunt actualizate atunci când cineva răspunde cu butonul "Răspunde tuturor". Astfel vor fi automat arhivate. Acest filtru funcționează pe un anumit lanț de conversație.
Pentru a amâna această conversație în arhivă, selectați-o și apoi selectați "Mai mult" - "Ignorați" din meniu.
Trimiteți și arhivați. Pentru a activa butonul "Trimiteți și salvați", mergeți la "Setări". Cu acest buton veți arhiva automat toate e-mailurile pe care le trimiteți.
Apariția corespondenței. Puteți face, de asemenea, apariția de mail mai convenabil, astfel încât este mai ușor pentru tine pentru a găsi scrisorile de care aveți nevoie. În "Setări", selectați secțiunea "Etichete". Acolo puteți găsi diferite opțiuni, inclusiv selectarea de a nu afișa anumite comenzi rapide sau de a le arăta, dar numai dacă apar e-mailuri noi în ele.
Utilizați programe speciale
Pentru a curăța poșta, puteți utiliza programe speciale.
Cu Snooze, disponibil în browserul Chrome, puteți întârzia scrierea pentru o oră, o zi sau chiar o săptămână. Dacă știți că nu puteți răspunde imediat la poștă, dar trebuie să o faceți după un timp, utilizați această funcție. Apoi, nu trebuie să mai fiți distrasă încă o dată de o nouă scrisoare.
Cu ajutorul aplicației Boomerang, puteți scrie un răspuns, dar nu îl puteți trimite imediat, dar la momentul specificat. Acest lucru pare ciudat, dar se întâmplă atunci când puteți răspunde la o scrisoare acum, dar nu sunteți gata să continuați imediat conversația primind o altă scrisoare.
Trimiteți-le prietenilor: