Un birou bun este o adevărată "a doua casă" pentru angajații săi. Și în timpul șederii în această casă, fiecare lucrător primește multe lucruri. Printre acestea se numără lucrări importante, echipamente de birou și birouri, precum și lucruri minunate, suveniruri și alte lucruri necesare. Și ce se întâmplă atunci când există o schimbare de birou? Cum să transportați rapid și cu exactitate tot ce aveți nevoie fără a pierde nimic și a nu-l răsfoi? Există un întreg sistem de organizare corectă a mișcării cu reguli simple, cu respectarea cărora este posibilă schimbarea biroului fără probleme și fără pierderi. Dar poți să faci fără aceste corecții - doar să comandi un birou care să meargă la cheie în compania "Delicate Moving". Profesioniștii vor avea grijă de toate necazurile și necazurile și nu va trebui să vă îndepărtați de la locul de muncă și vă faceți griji cu privire la siguranța lucrurilor.
Relocarea condiționată a biroului poate fi împărțită în următoarele etape:
- luarea deciziilor privind mutarea;
- alegerea contractantului;
- pregătirea pentru relocare;
- mișcarea și aranjarea.
Să ne mișcăm sau să nu ne mișcăm ... Luăm o decizie
Dacă a apărut o astfel de idee, atunci este necesar să se determine cât de eficientă este să se miște, ce costuri vor fi suportate și cât de mult vor fi beneficiile mișcării. În cazul unei decizii pozitive, este necesar să începeți planificarea cheltuielilor și termenii aproximativi ai mutarei.
În funcție de amploarea companiei, planificarea poate începe timp de 3 luni și poate cu câțiva ani înainte de mutarea propusă.
În acest stadiu, un moment periculos poate fi o estimare incorectă a bugetului preliminar pentru mutare. Pentru a minimiza acest risc, atenție la două puncte: cine să apeleze și ce să ceară.
Descrieți imediat cerințele care trebuie îndeplinite de compania contractantă. Experiență, feedback și recomandări, gama de servicii furnizate, dacă există un serviciu de control al calității, după cum se spune, fiecare detaliu este important. Determinați care lucru este necesar. A căror forțe să efectueze împachetarea de lucruri și mobilier, indiferent dacă este necesar doar pentru a transporta lucruri. care va dezmembra, asamblează și amenaja mobilierul într-un loc nou, va fi nevoie de o balamale de rafturi și poate fi necesară toată această muncă? Căutați companii care vă pot satisface toate nevoile.
Adesea, atunci când se formează bugetul pentru relocare, se procedează de la datele obținute ca urmare a apelării mai multor companii. Specialistul care a răspuns la apelul dvs. nu văd imaginea de ansamblu, deci numărul poate fi foarte apropiat.
- Volumul real al bunurilor transportate. Este important să ne amintim tot: numărul de scaune, mese, dimensiuni, cât de multe rafturi în fiecare dulap, dacă este necesar să se dezasambleze mobilei sau a mobilei poate fi transportat asamblat.
- Perioada necesară pentru efectuarea transferului. Poate că este important să treceți peste week-end, astfel încât, luni, toți angajații să poată merge la locurile lor de muncă. La rândul său, contractanții pot avea o taxă suplimentară pentru munca în week-end, ar trebui să fie luate în considerare.
- Există echipament sau mobilier care necesită o atenție specială atunci când vă mutați. De exemplu, mobilier scump de la biroul directorului, sau un seif deosebit de greu. Toate acestea vor necesita resurse suplimentare și o calificare adecvată a angajaților companiei în mișcare.
- Indicați caracteristicile clădirii, atât la ieșire, cât și la intrare: de la ce etaj se planifică relocarea, care sunt ascensoarele și scările.
Comparați comparativ
În cea de-a doua etapă, există posibilitatea alegerii societății în mișcare: întocmirea documentației de licitație, licitația, condițiile de mutare, încheierea contractului.Ce capcane se întâlnesc în acest stadiu:
- alegerea unui antreprenor care nu dispune de resursele necesare pentru punerea în aplicare a proiectului;
- semnarea unui contract care nu conține prevederi fundamentale importante (răspunderea executantului pentru siguranța proprietății companiei și a terților, respectarea condițiilor de mutare, informații privind costul total al mutarei).
În al doilea rând, veți primi confirmarea că firma are experiență în organizarea unor proiecte similare în mod continuu, mai degrabă decât ocazional. Rețineți că principiul organizării unei mișcări de birouri pe scară largă diferă de organizarea mișcărilor de apartamente mici și ieftine. Luați în considerare aceste nuanțe atunci când formați cerințe pentru compania în mișcare
În al treilea rând, este necesar să vă asigurați că compania poate comunica cu dvs. într-o singură limbă, fiind gata să caute o soluție pentru sarcina dvs. Acordați atenție abordărilor companiei față de comunicarea cu clienții - cât de mulți angajați sunt punctuali, respectați acordurile la care ați ajuns, răspundeți rapid solicitărilor dvs. Nu vă îndoiți de modul în care personalul trata negocierile, în același mod în care vor reacționa la mișcarea dvs.
Dacă alegerea a 5-7 companii oferă una dintre ele este foarte diferită de propunerile altor participanți. În ce poate fi un truc murdar?
Costul va fi alcătuit din următoarele componente: activitatea specialiștilor, numărul materialelor de ambalare și închirierea de mașini. Comparați tarifele pentru fiecare dintre aceste elemente. Este posibil ca societatea să nu aibă suficientă experiență în planificarea trecerilor mari, iar specialistul nu poate evalua în mod adecvat domeniul de activitate și durata de timp. De asemenea, există pericolul ca prețurile să fie prea mici pentru a obține comanda dvs. cu orice preț. Marea întrebare este cum o astfel de companie își va îndeplini obligațiile.
După ce ați ales o companie în mișcare, se încheie un contract de servicii cu acesta. În acest moment aveți o idee clară a condițiilor de mutare :. Lista bunurilor proprietate de circulație de secvență, programul de lucrări, lista de servicii, etc. Toate acestea trebuie să fie în mod necesar fixat în contract. Trebuie să se asigure că acordul stabilit momentul exact al începutului și sfârșitul mișcare (procedura sau ajustare de temporizare dacă data exactă a muta nu a fost încă stabilită), executiv responsabil pentru siguranța activelor companiei dvs. si a treia persoana responsabilă de respectarea termenelor.
După semnarea contractului, îi puteți numi pe cei responsabili pentru pregătirea pentru mutare.
Se pregătește pentru mutare
Deci, este aleasă compania în mișcare;). Acum, succesul evenimentului este de 90% dependent de cât de bine ați pregătit. Cu cât acordați mai multă atenție fazei de antrenament, cu atât este mai mică probabilitatea ca mutarea să fie mai lungă și mai costisitoare (acestea sunt cele două pericole principale în procesul de mișcare).
Anunță toți angajații de la data mutare, care este responsabil pentru mișcare, care să contacteze cu întrebări, camere de birouri în noul birou pentru fiecare dintre departamentele, de când și modul în care fiecare angajat trebuie să pregătească locul de muncă. Va fi util să faceți un e-newsletter în cadrul acestei companii cu aceste informații.
Ce pot și ar trebui să fie pregătite în avans?
În primul rând, planul de amenajare a mobilierului în noul birou. Există cazuri când totul arată bine pe plan, dar în realitate, în mobilierul de birou nou nu se încadrează în spațiu. Au existat cazuri în care compania a fost forțată să cumpere mobilier nou de mărimea potrivită pentru noul birou.
În al treilea rând, este foarte important ca, la momentul începerii mișcării, toate locurile de muncă să fie pregătite maxim. Toate bunurile personale ale angajaților trebuie ambalate, iar pachetele sunt semnate corespunzător; mobilierul și echipamentul de birou sunt marcate.
Vrem să oferim câteva recomandări utile cu privire la ambalarea obiectelor personale. Pentru ambalaje este mai convenabil să cumpărați cutii de carton pentru a vă deplasa cu livrare (de exemplu, 40 * 30 * 30 cm). Aceste cutii sunt potrivite pentru ambalarea documentației și articolelor de papetărie, sunt suficient de convenabile pentru transport. Dacă utilizați o cutie mai mare, nu le umple complet, sau altfel ei vor deveni inaccesibile, pe lângă există riscul ca placa nu va sta sarcina, iar în partea de jos a casetei se va rupe la momentul cel mai neașteptat. Toate casetele trebuie să fie semnate cu majuscule în partea superioară și laterală. Este necesar să scrieți lucrurile din a cărui cameră și ce fel de lucruri sunt. Dacă este ceva deosebit de valoros sau fragil, atunci ar trebui să fie scris pe prima casetă.
Și mobilierul trebuie marcat. Pentru a face acest lucru, toate piesele de mobilier trebuie să lipiți bucăți de bandă de vopsea și să semnați în detaliu. Postiturile de birou obișnuite nu vor funcționa în acest scop, deoarece pot fi dezlipite în timpul încărcării și transportului.
Toate materialele necesare pentru ambalarea cu livrare în avans pot fi comandate de la contractor.
Cereți companiei în mișcare să pregătească în prealabil listele de angajați și numărul de mașini care vor funcționa în timpul mutare. Transferați listele la propriul serviciu de securitate pentru verificare (dacă aveți una), precum și la serviciul de securitate al centrului de afaceri. Asigurați-vă că totul este în ordine. Acest lucru va evita perioadele de nefuncționare în timpul mutare în legătură cu lipsa de disponibilitate a angajaților companiei de transport pe teritoriul centrului de afaceri. Asigurați-vă că în ziua în care se deplasează mașina companiei de transport poate conduce până la intrarea în centrul de afaceri. Dacă este necesar, rezervați un loc de parcare în avans.
Nu treceți cu vederea un moment groaznic. Asigurați-vă că societatea dvs. nu are datoria față de proprietar. Nu puteți fi avertizat în legătură cu acest lucru, dar într-un moment critic transportul companiei în mișcare poate să nu fie permis pe teritoriul centrului de afaceri sau, invers, să nu lansați mașini complet încărcate.
Contact permanent cu reprezentantul companiei în mișcare. În comun desfășurați lucrările pregătitoare, ajustați planurile inițiale. Acest lucru vă va ajuta să faceți mișcarea cât mai eficientă și mai rapidă posibil.
Dacă pregătirea a fost finalizată, acum rămâne doar să încarce autoturisme și să trăiască un nou spațiu.
Atribuirea a cel puțin doi angajați responsabili ai societății, o persoană în funcție pentru fiecare birou (fost și viitor). Fiecare dintre participanți ar trebui să fie conștient de contactele angajaților responsabili ai companiei în mișcare care efectuează relocarea. Furnizați fiecărui participant planuri tipărite pentru aranjarea mobilierului într-un nou birou.
Închideți circuitele mărită la intrarea în noul birou - aceasta va accelera semnificativ procesul de mișcare.
Pentru a împiedica apariția "noului teanc" în noul birou, nu permiteți unor contractori diferiți să intre în aceleași spații (companie în mișcare, specialiști IT, clinică, hozsluzhba). În primul rând, acestea vor interfera unul cu celălalt, în al doilea rând, riscul de pierdere sau deteriorare a creșterii proprietății. Aflați apoi cine este de vină este foarte problematică.
Organizați o "sală de gătit" în noul birou. Poate pune casete sau lucruri care sunt ilizibile sau semnate incorect și nu pot determina apartenența lor. Angajații ale căror lucruri nu "primesc" la locul de muncă vor putea să le găsească rapid și să coboare la locul de muncă.
Deci, mișcarea este aproape finalizată, rămâne doar să se stabilească într-un loc nou. Angajații companiei responsabile de mișcare nu numai că vor îndepărta toate rămășițele de gunoi rămase după mutare, dar, de asemenea, nu vor fi leneși să vină la dvs. a doua zi. După cum arată experiența, atunci angajații încep să trăiască în spațiu și să mobilizeze mobilierul la gustul lor. Ajutați angajații societății în mișcare vor fi foarte folositori.
Acum puteți respira un oftat de ușurare. Noul aspect din fereastră plătește ochiul. Angajații și-au așezat casetele, au închis calendarele, au așezat creioane și jucării - antistrese pe cutii și sunt pregătiți pentru exploatări noi de muncă. Într-un mod bun!
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: