Practica a arătat că structura cea mai optimă a activității antreprenoriale este un parteneriat cu răspundere limitată (în continuare - LLP), prin urmare vom examina problema menționată în titlul articolului pe exemplul său.
De la începutul funcționării societății cu răspundere limitată, este necesară pregătirea, primirea, examinarea, trimiterea, controlul și stocarea unui flux imens de documente organizaționale, administrative, financiare și de altă natură. Iar în cazul în care șeful LLP nu acordă atenția cuvenită acestui curent documentar, el începe să se înece în ea. În consecință, partenerii săi de afaceri, care nu au primit documentele așteptate la momentul stabilit, încep să se agite și încearcă să-și amintească când și cărora aceste documente au fost date pentru executare.
Pentru a nu se afla într-o situație similară, șeful LLP ar trebui să organizeze, în primul rând, un sistem funcțional de lucru în birouri. Să analizăm cum să rezolvăm cel mai optim această problemă de tip "hârtie".
În primul rând, clarificăm conceptele de bază. În forma cea mai generală de păstrare a documentelor - o activitate care se referă la probleme de documentare și de organizare a muncii cu documente (un complex de tehnici de prelucrare a informației documentate) în punerea în aplicare a activităților de management: pregătire, recepție, transmisie, de înregistrare, indexare, aprobare, vedere, semnarea, reproducerea, performanță, expediere , controlul, stocarea și distrugerea documentelor.
Documentele care ar trebui să fie în fiecare LLP pot fi divizate în mod condiționat în următoarele grupuri:
1. Documente constitutive și legale:
- Memorandum și actul constitutiv;
- certificatul de înregistrare de stat;
- certificatul de proprietate asupra terenului sau dreptul de utilizare temporară a terenului pe bază de contract de închiriere;
- certificatul de proprietate asupra unui imobil sau închirierea acestei proprietăți;
- licențe pentru dreptul de a desfășura activități legale care necesită acordarea de licențe.
2. Documente organizatorice:
- structura și personalul societății cu răspundere limitată;
- ordinul de distribuire a funcțiilor de serviciu (oficiale) ale șefilor societății cu răspundere limitată (dacă există mai multe dintre acestea);
- dispoziții privind diviziunile structurale, organizațiile publice, sucursalele și reprezentanțele societății cu răspundere limitată;
- fișele de post ale angajaților (personalul angajat) din LLP;
- alte documente de circulație internă (instrucțiuni, recomandări metodice etc.).
3. Documentele de gestionare:
- minute ale adunărilor generale ale participanților societății cu răspundere limitată;
- minute ale reuniunilor altor organisme ale LLP (consiliul de administrație, consiliul de supraveghere, comitetul de audit);
- ordinele șefului LLP privind principalele aspecte ale activității economice și financiare;
- acte normative normative ale organelor de stat în probleme legate de activitatea societății cu răspundere limitată;
4. Documentația financiară și contabilă a contabilității.
5. Corespondența cu organele de stat și cu structurile nestatale privind activitățile societății cu răspundere limitată.
6. Documentele de personal:
- contracte individuale de muncă cu angajații;
- dosare personale (cărți personale) ale angajaților;
- ordine cu privire la personal și personal;
- cărți de înregistrare de lucru ale angajaților;
- materiale de examinare a conflictelor de muncă, reclamații (declarații) ale angajaților, precum și investigarea încălcărilor disciplinelor de muncă și a accidentelor la locul de muncă;
7. Documente privind munca contractuală:
- contracte de afaceri (contracte) și corespondență cu partenerii de afaceri;
- pretinde judecătorilor și deciziilor lor, precum și corespondența privind executarea acestora;
- acte normative legale legate de munca contractuală.
8. Documente privind planificarea producției și activitățile economice:
- planuri de lucru pentru perioadele calendaristice (lună, trimestru, an) și informații privind implementarea acestora;
- materialele reuniunilor oficiale privind punerea în aplicare a planurilor de producție și alte aspecte;
9. Documente de inspecție a activităților LLP de către organele de supraveghere și control de stat și corespondența cu privire la aceste aspecte.
10. Documente de referință și informații.
sistematizare actuală a documentelor (desigur, este în fiecare caz, poate fi ajustată ținând seama de particularitățile activităților statutare LLP) sunt executate prin ordin al șefului LLP ca nomenclatura afacerilor prin atribuirea fiecare dintre ele reprezentând numărul (indexare) și anumite persoane responsabile pentru gestionarea corespunzătoare a acestora. La formarea nomenclatorului de cazuri, șeful societății cu răspundere limitată trebuie să țină seama de faptul că trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
- reflectă întreg fluxul de documente formate în procesul de activitate al societății cu răspundere limitată;
- numerotarea cazurilor nomenclaturale se face în funcție de importanța și interrelația lor. De regulă, primele numere sunt atribuite cazurilor nomenclature care conțin documente constitutive și legale și apoi în funcție de clasificarea lor;
- în fiecare caz nomenclator, perioada de depozitare și persoana responsabilă pentru păstrarea și păstrarea acestuia sunt indicate.
Cazurile de nomenclatură de la data stabilirii lor până la transferul la arhivă sau distrugere sunt păstrate în subdiviziunile structurale ale LLP de la executori (persoane responsabile) sau în cabinet.
Nu este permisă extragerea și eliberarea documentelor din depozitul permanent. O astfel de retragere se poate face numai la cererea organelor judiciare și de investigație. În acest caz, copiile legalizate și un act cu privire la motivele sechestrului trebuie să rămână în acest caz.
Eliminarea cazurilor nomenclature din construirea unei societăți cu răspundere limitată este permisă numai de primul administrator în cazuri excepționale.
Pentru desfășurarea activității de birou, șeful LLP, în funcție de volumul fluxului de lucru, creează un birou sau numește un funcționar, principalul
ale căror funcții ar trebui să fie următoarele:
- primirea corespondenței (inclusiv a documentelor care vin cu mesagerii sau care sunt aduse de parteneri) și înregistrarea sa în jurnalul de documente primite;
- raportul documentelor înregistrate către conducătorii societății cu răspundere limitată în conformitate cu repartizarea competențelor lor;
- Primirea de la capul documentelor examinate și predarea acestora executorilor de beton specificați în rezoluția capului de pe document;
- controlul executării în timp util de către executori a sarcinilor specificate în rezoluție;
(prin curier, prin fax, etc.);
- îndepărtarea de la controlul documentelor executate;
- raportează conducătorilor LLP despre documente și sarcini, termenul limită pentru care a expirat;
- duplicarea documentelor privind sarcinile administratorilor societăților cu răspundere limitată și cererile angajaților;
- Orientarea și eliberarea de certificate pentru persoanele interesate cu privire la trecerea documentelor;
- un set de documente pe calculator, la dispoziția conducătorilor societății cu răspundere limitată;
- depozitarea, depunerea sau distrugerea cazurilor nomenclature în conformitate cu actele normative actuale;
- îndeplinirea altor sarcini tehnice auxiliare conform sarcinilor managerilor LLP.
După înființarea biroului (lucrări de birou) și elaborarea unei dispoziții adecvate care să conțină o listă exhaustivă a drepturilor și obligațiilor sale, este necesar să se pregătească și ordine ale primului șef al LLP să aprobe:
1. Distribuția funcțiilor (autorităților) oficiale în rândul managerilor companiilor.
2. Dispoziții privind subdiviziunile structurale, filialele și reprezentanțele LLP și descrierea posturilor (îndatoririlor) angajaților săi.
3. Instrucțiunea privind păstrarea circulației documentelor (Ordinul de pregătire și transmitere a documentelor) în LLP.
4. Procedura de pregătire, încheiere a contractelor economice și monitorizarea implementării acestora.
5. Regulile programului de lucru (modul de lucru) în LLP.
6. Regulamentele privind salariile și primele, precum și emiterea de împrumuturi și beneficii în numerar.
7. Regulamentele privind protecția muncii, siguranța și salubritatea industrială.
8. Lista informațiilor care constituie secret comercial.
Documentarea oricărei LLP conține o mulțime de informații confidențiale și, prin urmare, este necesar să se ia în serios problemele legate de cifra de afaceri și depozitare corectă.
După cum sa menționat deja, activitățile de orice LLP începe cu crearea de documente (act constitutiv, statut), primirea documentelor (certificat de înregistrare de stat, carte de statistică, etc.), publicarea de documente (ordine, regulamente, decizii, etc.) și este însoțită de diverse documente până la lichidarea sa. Ce se înțelege prin "gestionarea documentelor" și cum se organizează corect?
Documentul recunoaște orice material purtător de informații (o foaie de hârtie, o dischetă, o casetă etc.), concepută pentru prelucrarea și transmiterea în timp și spațiu.
Pentru a gestiona documentele (managementul documentelor), este necesar să se formeze o structură specială (birou) sau să se aloce un angajat special (grefier). În abordarea acestei probleme ar trebui să se bazeze pe capacitățile echipamentelor de calculatoare, copiatoare si alte echipamente de birou, precum și oportunitatea utilizării timpului și a capacităților intelectuale ale angajaților la operațiunile dactilografiate tehnice pentru a stabili:
1) Va activitatea necesară pentru compania să pregătească documente, tastarea pe calculator, imprimare, retipărită după ajustarea capetelor și se reproduc toți angajații înșiși și activitatea tehnică (în totalitate sau în parte) va efectua operatorii de calculator (asistenți, etc.)?
2) Cine va colecta părțile interesate de vize cu privire la proiectele elaborate de companie (sau primite prin documentele firmei): executantul însuși, supraveghetorul său imediat, Oficiul muncitorului (grefierului), sau managerul de birou?
3) Dacă pentru a permite vizitatorilor (clienti, parteneri de afaceri și altele.) Pentru a transmite șefului oricăror documente în persoană (în timpul unei recepție privată) și toate documentele de intrare trebuie să fie trimise numai prin Oficiul (Clerk), cu înregistrarea obligatorie a acestora?
4) Cum ar trebui ca directorii companiei să impună rezoluții asupra documentelor examinate: direct pe un document sau pe o foaie de decizie specială? A doua opțiune este incomodă deoarece acest prospect poate fi pierdut accidental sau distrus în mod deliberat de către executor și apoi conținutul rezoluției poate fi ghicit.
5) Ce documente (atât intrate, cât și cele de ieșire) vor fi luate de conducătorul companiei pentru control?
6) Cine din conducătorii companiei va avea dreptul să semneze documentele financiare, de raportare și de ieșire (în primul rând, al doilea, etc.), precum și să certifice, dacă este necesar, documentele individuale prin sigiliul companiei?
7) Va exista un control strict asupra utilizării echipamentelor de calculator și de copiere?
Răspunsuri specifice la întrebările de mai sus și alte întrebări direct
asociate cu organizarea fluxului de documente în cadrul companiei, ar trebui să fie stabilite în ordine, instrucțiuni, reglementări și alte documente de circulație internă și aduse în atenția tuturor angajaților companiei.
Ca recomandări metodice vom lua în considerare două etape importante ale circulației documentelor:
1. Primirea și revizuirea documentației primite.
2.Prepararea și trimiterea documentației de ieșire.
Primirea și revizuirea documentației primite.
- data poștei este necesară pentru a dovedi (stabili) ora trimiterii și primirii scrisorii;
- documentul are un caracter personal, iar plicul nu are inscripția "mâna în persoană". Apropo, biroul ar trebui să primească de la conducătorul companiei o declarație scrisă clară privind procedura de examinare și înregistrare a acestor scrisori adresate lui și angajaților companiei.
Faptul primirii documentului la sediul societatii se stabileste prin aplicarea unei timbre speciale pe aceasta. Nu pot ignora înregistrarea documentelor care sosesc la companie, deoarece numai înregistrarea vă permite să păstrați un cont complet, să monitorizați executarea și să efectuați o căutare rapidă a documentelor necesare.
După înregistrarea în birou, documentele trebuie trimise spre examinare de către conducătorii societății, unități structurale sau pentru informații către angajați specifici. Organizarea corectă a procesului fluxului de documente este luată în considerare atunci când documentul primit de companie trece pe calea cea mai scurtă, adică prin cel mai mic număr de cazuri, într-un timp foarte scurt și cu o singură ședere în fiecare caz. Astfel, șeful companiei este scutit de necesitatea de a rezolva probleme minore și de a economisi timp să ia în considerare cele mai importante documente.
Documentele primite de societate ar trebui să fie considerate, de regulă, în ziua primirii și fără birocrație. După examinarea documentului, șeful trebuie să facă în mod necesar o rezoluție specifică. Rezoluția trebuie să indice numele unui anumit angajat, căruia îi este trimis documentul pentru informare, control sau executare, indicând în mod clar instrucțiunile de executare și termenul de executare. Dacă este necesar, biroul sau angajatul personalului este instruit să ia executarea documentului pentru controlul special. În cazul în care executarea documentului este încredințată mai multor angajați, este indicat mai întâi numele persoanei responsabile pentru executarea întregului document al angajatului.
Rezoluția trebuie scrisă pe prima pagină a documentului în sine, cu excepția cazului în care documentul este prezentat doar pentru inspecție și trebuie returnat organizației care la trimis. În astfel de cazuri, rezoluția este plasată pe foi speciale atașate documentelor.
Execuția va veni din capul interpretului documentului este controlat de un angajat al Oficiului sau ofițer de stat major (de control inspector) până când Executivul în consecință (pregătească un răspuns la cererea sau orice alt document) nu-l îndeplinesc, pe care o notă într-o revistă sau un control ( înregistrare).
Pentru facilitarea lucrului cu documentele, fiecare interpret (inclusiv șeful companiei) trebuie să aibă patru dosare:
1) documente pentru examinare;
2) documente privind performanța;
3) documente aflate sub control;
4) documentele executate.
Din ultimul dosar, documentele sunt depuse în fișierul nomenclatural, care este păstrat de către
O parte din documentele care intră în companie. Nu necesită un răspuns scris. Acestea sunt în special acte normative ale organelor de stat și ale autorităților locale, care conțin cerințe generale separate. Execuția acestor documente este îndeplinirea de către angajații companiei a cerințelor specificate. De regulă, aceste documente sunt marcate cu "Execuție", "Adoptată conducerii", semnătura șefului companiei și data.
Pregătirea și trimiterea documentației de ieșire.
Procedura de transmitere a documentelor provenite de la societate include mai multe etape:
- redactarea documentului;
- coordonarea (observarea) documentului pregătit de către persoanele interesate;
- înregistrarea și trimiterea documentului semnat.
Trebuie avut în vedere faptul că toate documentele provenite de la societate pot fi împărțite în trei grupe:
1) întocmit ca răspuns la documentele primite de companie;
2) raportarea documentelor către diferite instanțe (financiare, control, agenții statistice etc.);
3) inițiativă, adică pregătită pentru punerea în aplicare a oricăror decizii de conducere ale conducerii societății sau a inițiativei angajaților săi.
Fiecare dintre aceste grupuri are caracteristici proprii, care trebuie luate în considerare
la pregătirea documentelor. De exemplu, pregătirea documentelor de raportare este, de regulă, efectuată în conformitate cu formularele standard stabilite de organele competente ale statului și nu prezintă nici o complexitate în prezența datelor digitale necesare.
Pregătirea răspunsurilor la întrebări sau propuneri de afaceri necesită o scurtă durată și o completă a conținutului, dar trebuie să țină seama de necesitatea respectării secretelor comerciale ale companiei.
Acestea sunt, în termenii cei mai generali, cerințele pentru gestionarea documentelor într-o societate cu răspundere limitată și practic în orice companie, indiferent de tipul de proprietate și de forma sa organizațională și juridică.
Abonați-vă la pagina noastră de Facebook și veți fi mereu la curent cu cele mai recente știri.
Abonați-vă la canalul nostru în Telegramă și primiți notificări despre principalele știri
Abonați-vă la canalul nostru în Viber și primiți notificări despre principalele știri
Abonați-vă la pagina noastră de la colegii de clasă și aflați mai întâi știrile
Abonați-vă la pagina noastră de la Vkontakte și obțineți mai întâi știri
Trimiteți-le prietenilor: