Secțiunea 3. Organizarea lucrărilor cu documente
Partea 3.2. Stocarea online a documentelor
Cazul de stocare pe termen lung permanent și, inclusiv documentele de personal sunt transferate în arhiva organizației în termen de cel mult trei ani de la finalizarea acesteia în evidență. 1
Transferul de cazuri la organizarea arhivei se realizează conform programului întocmit de arhivele organizației, coordonate cu șefii de departamente, să predea documentele la arhiva, și aprobat de către șeful organizației. 2
În timpul pregătirii cazurilor, o subdiviziune structurală a transferului arhivei angajatului arhiva organizației verificate anterior corectitudinea formării lor. înregistrare și respectarea numărului de cazuri incluse în inventarul de cazuri (unitate structurală), numărul de cazuri, instituția în conformitate cu nomenclatura organizării afacerilor. Toate identificate la verificarea deficiențelor în formarea și înregistrarea cazurilor lucrătorilor sunt necesare pentru a elimina unitatea structurală. Dacă există o lipsă de cazuri, se întocmește un certificat corespunzător. 3
Acceptarea fiecărui caz este făcută de către persoana responsabilă de organizarea arhivei (personal specializat), în prezența unui angajat al unității structurale. În acest caz, ambele copii ale listei de cazuri împotriva unității structurale a fiecărui caz incluse în ea, să includă o trimitere la cazul. La sfârșitul fiecărei instanțe a listei conține numerele și cuvintele suma efectiv primită în cazurile de arhivă, nu există nici un număr de cazuri, data cazurilor de primire și de transmitere, precum și semnătura funcționarului responsabil pentru fișierul (angajații fișier) și persoana care a trimis cazul. Când primiți cazuri deosebit de valoroase, se verifică numărul de coli în cazuri. 4
Cazurile legate în pachete sunt livrate în arhiva organizației de către angajații unităților structurale. Împreună cu cazurile, fișierele de înregistrare pentru documente sunt transferate în arhivă. Numele fiecărui fișier de card este inclus în inventar. 5
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: