Nu puteți economisi bani sau perioada de păstrare a documentelor

Publicația a fost pregătită cu participarea experților Serviciului Federației Fiscale din Rusia

Un alt an contabil a început, contabilii trebuie să înregistreze foldere noi pentru depunerea documentelor. Deseori, arhiva documentelor pentru întreaga perioadă a activității companiei este atât de mare încât nu există unde să punem noi documente. Deci, este necesar să înțelegeți cât timp este necesar să stocați anumite documente. Poate că unii dintre ei trebuie să fie distruși.

Toate tranzacțiile comerciale efectuate de orice organizație trebuie să fie documentate prin documente justificative. Acestea sunt documentele principale contabile și servesc drept bază pentru contabilitate. Acest lucru este menționat la articolul 9 alineatul (1) din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ (denumită în continuare Legea nr. 129-FZ). În plus, aceleași documente sunt utilizate pentru calcularea și plata impozitelor și taxelor.

Documente contabile

Mai mult, organizarea, ținând cont de particularitățile activității, are dreptul de a majora durata de stocare a documentelor în comparație cu perioada stabilită în listă (clauza 2.11 a Instrucțiunilor). O astfel de decizie este formalizată prin ordinul conducătorului societății sau fixată în politica sa contabilă.

Declarații fiscale și documente pentru calcularea impozitelor

Perioada în care organizația este obligată să mențină raportarea fiscală este stabilită la punctul 170 din listă. Astfel, declarațiile fiscale anuale trebuie să fie păstrate timp de cel puțin zece ani, trimestrial - cel puțin cinci ani, lunar - cel puțin un an. Dacă nu există rapoarte anuale (de exemplu, TVA), declarațiile fiscale trimestriale și lunare trebuie să fie păstrate timp de cel puțin zece ani. Rapoartele lunare în absența unui trimestrial ar trebui păstrate timp de cel puțin cinci ani.

Condițiile de depozitare a documentelor, pe baza cărora organizația calculează impozitele și taxele, nu sunt specificate în mod clar nicăieri. Numai articolul 23 alineatul (1) paragraful 8 al Codului Fiscal prevede că contribuabilii sunt obligați, în termen de patru ani, să asigure securitatea documentelor necesare pentru calcularea și plata impozitelor. Aceste documente includ, în special, date contabile și de contabilitate fiscală, precum și alte documente care confirmă primirea veniturilor, a cheltuielilor, a plăților și a impozitului reținut la sursă.

O cerință similară este stabilită la articolul 24 alineatul (3) paragraful 5 din Codul fiscal pentru agenții fiscali. În termen de patru ani, aceștia trebuie să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea, reținerea și transferul impozitelor.

Pentru societățile pe acțiuni - reguli speciale

documente privind înființarea, reorganizarea societății;
statutul societății, modificările și completările aduse acesteia;
certificatul de înregistrare de stat a societății;
decizii privind emisiunea de titluri de valoare, prospecte pentru emiterea de valori mobiliare;
procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor;
minute ale ședințelor consiliului de administrație (consiliul de supraveghere);
listele persoanelor afiliate ale societății;
reglementări privind filialele și reprezentanțele societății;
minute ale ședințelor conducerii (direcției) societății, deciziile directorului (director general, președinte) al societății;
buletine de vot pentru vot;
concluziile comisiei de audit (auditorului) al societății etc.

Să presupunem că o societate pe acțiuni este lichidată. Dacă are un contract cu sediul lui Rosarkiv, documentele cu o perioadă de depozitare permanentă și de personal, acesta se transferă la arhiva statului.

Dacă nu există relații contractuale cu arhiva, arhiva statului este obligată să accepte numai documentele privind personalul angajaților companiei. Locul de depozitare a documentelor rămase este stabilit de președintele comisiei de lichidare sau de comisarul de faliment.

Dacă societatea pe acțiuni își încetează activitatea ca urmare a reorganizării, originalele documentelor sale pot fi transferate doar unei societăți nou înființate (de obicei societatea cu cea mai mare valoare a activelor nete)

Tabel. Conditii de depozitare a anumitor tipuri de documente

Cel puțin 1 an (în absența anuale, semestriale, trimestriale - nu mai puțin de 10 ani)

* Pentru situațiile financiare includ bilanțuri, anexe, cu condiția actele normative, rapoartele de profit și pierdere, note explicative, rapoarte de audit care confirmă corectitudinea conturilor organizației (în cazul în care face obiectul auditului statutar) și alte forme specializate (Sec. 2, art. 13 din Legea nr. 129-FZ).
** Acest lucru rezultă din dispozițiile punctului 2.4.2 din directive.
*** În caz de litigii sau dezacorduri, documentele rămân până la luarea unei decizii finale.
**** Dacă sunt înregistrări primare, ele trebuie păstrate timp de cel puțin cinci ani (clauza 1, articolul 17 din Legea nr. 129-FZ).
***** Include documente legate de producție, vânzare, suport tehnic, achiziție, înregistrare, punere în funcțiune, operare și dezafectare a casetelor de marcat.

Baza fiscală și valoarea impozitului sunt determinate la sfârșitul perioadei fiscale (clauza 1, articolul 55 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Pentru cele mai multe impozite, această perioadă este un an calendaristic. Excepția este TVA, perioada fiscală este trimestrul. Astfel, perioada de păstrare a documentelor necesare calculării și plății impozitelor trebuie să fie calculată din ziua următoare sfârșitului perioadei fiscale.

Planul de conturi și alte documente ale politicilor contabile, precum și programul de prelucrare a datelor mașinii de lucru care urmează să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani după anul în care au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor financiare pentru ultima oară (Sec. 2, art. 17 din Legea № 129-FZ)

Contribuabilii sunt obligați să prezinte autorităților fiscale și funcționarii acestora documentele necesare pentru calcularea și plata taxelor (cop. 6 alin. 1, art. 23 din Codul fiscal)

agenții fiscale sunt obligați să prezinte autorității fiscale la locul documentelor sale de înregistrare necesare pentru a controla corectitudinea calculării, reținerii la sursă și transferul taxelor (cop. 4 alin. 3 al art. 24 din Codul fiscal)

De asemenea, menționăm că, în conformitate cu punctul 150 din listă, organizația trebuie să fi păstrat și să primească facturi timp de cel puțin cinci ani. Cu toate acestea, în cazul în care, în cursul unui control fiscal sau a altor dezacorduri cu auditorii, factura trebuie să salvați până la o decizie finală cu privire la rezultatele acestui test.

Prin urmare, documentele contabile primare trebuie să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani. Cu toate acestea, în anumite situații, documentele de achitare trebuie păstrate mult mai mult.

Situația 1. Organizația suferă pierderi pentru viitor

În conformitate cu articolul 283 din Codul fiscal, o societate care este supusă impozitului pe profit, poate reduce baza de impozitare a perioadei fiscale curente în valoarea pierderii suferite de aceasta în perioadele fiscale anterioare. Pierderea poate fi transferată spre viitor în termen de zece ani după perioada fiscală în care a fost primit (clauza 2, articolul 283 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Cerințe similare sunt stabilite pentru plătitorii unei singure taxe agricole și pentru organizațiile care aplică un sistem simplificat de impozitare. În cazul transferului de pierderi pentru viitor, aceștia sunt, de asemenea, obligați să păstreze documente care confirmă valoarea pierderii suferite și suma pentru care baza de impozitare pentru fiecare perioadă fiscală a fost redusă. Acest lucru este menționat la articolul 346.6 alineatul (5) și, respectiv, la articolul 346.18 alineatul (7) din Codul fiscal.

Situația 2. Au fost identificate pierderile din anii anteriori sau datoriile nerecuperate

Pierderile perioadelor fiscale anterioare identificate de contribuabil în perioada curentă de raportare sau fiscală sunt egale cu cheltuielile neoperative în baza articolului 265 alineatul (2) paragraful 1 din Codul fiscal. Cu alte cuvinte, astfel de pierderi reduc baza de impozitare a impozitului pe venit pentru perioada în care au fost identificate.

În plus, cheltuielile neoperative sunt de asemenea echivalate cu sumele datoriilor neperformante, iar în cazul în care organizația formează o rezervă pentru datorii incontestabile. - Valoarea datoriilor neplătite care nu sunt acoperite de rezervă (subpostul 2, clauza 2, articolul 265 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

În conformitate cu regula generală stabilită în clauza 1 din articolul 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse, atunci când se calculează impozitul pe profit, pot fi recunoscute numai cheltuielile care sunt documentate. Prin urmare, pentru a ține seama, din punct de vedere fiscal, de pierderile din anii trecuți descoperiți în anul curent sau de a elimina datoriile necorespunzătoare, organizația trebuie să aibă documente justificative relevante. În plus, este obligată să păstreze aceste documente cel puțin patru ani după sfârșitul anului, baza de impozitare pentru care a fost redusă cu suma acestor pierderi sau datorii neplătite.

Situația 3. Organizația deține mijloace fixe

Să presupunem că societatea deține capitalul principal, care a fost cumpărat cu mai mult de zece ani în urmă. Se pare că perioada de stocare a documentelor privind achiziția și punerea în funcțiune a expirat deja.

Cu toate acestea, astfel de documente trebuie păstrate pentru întreaga durată de viață utilă a instalației. La urma urmei, în această perioadă, organizația acumulează deprecierea fiscală și contabilă. Pentru a recunoaște taxele de amortizare, pe parcursul întregii perioade de depreciere, trebuie să dispună de documente care să confirme achiziționarea instalației și punerea acesteia în funcțiune.

În plus, societatea plătește impozitul pe proprietate asupra valorii reziduale a imobilizărilor corporale. Prin urmare, pentru a justifica calculele pentru această taxă, este necesar și documentele menționate.

Să presupunem că organizația a decis să vândă proprietăți amortizabile. Conform paragrafului 1 al paragrafului 1 al articolului 268 din Codul Fiscal al Federației Ruse, are dreptul de a reduce venitul obținut din vânzarea cu valoarea reziduală a acestei proprietăți. Dar valoarea reziduală a obiectului trebuie confirmată din nou de documentele relevante.

Astfel, chiar dacă organizația deține proprietatea amortizabile, nu intenționează să-l vândă, documentele privind achiziționarea proprietății, punerea în funcțiune, calculul amortizării este oportun să se mențină pe durata de viață a companiei.

Depozitarea documentelor

Cheltuielile sunt cheltuieli rezonabile și documentate ale contribuabilului, precum și în cazurile prevăzute la articolul 265 din Codul fiscal, - suportat pierderi (punctul 1 al articolului 252 din Codul fiscal.).

În scopul impozitării, valoarea reziduală a activelor amortizabile este determinată de regulile prevăzute în clauza 1 din articolul 257 din Codul Fiscal al Federației Ruse

Lista documentelor societății pe acțiuni, pe care trebuie să le păstreze la sediul organului executiv, este stabilită la articolul 89 alineatul 1 din Legea federală din 26.12. 95 Nr. 208-FZ

Organizațiile ale căror documente nu sunt supuse accesului la arhivele de stat sau municipale distrug documentele cu perioade de depozitare expirate fără acordul cu organele de arhivă (punctul 3.9 din Instrucțiuni)

Responsabilitatea pentru organizarea stocării evidențelor contabile, a registrelor contabile și a situațiilor contabile este suportată de șeful organizației (articolul 17 din Legea nr. 129-FZ)

Locul de stocare a documentelor este determinat de fiecare organizație independent. De regulă, majoritatea documentelor sunt plasate în biroul companiei. Cu volume semnificative de documentație, se recomandă alocarea unui loc special pentru arhivă sau chiar închirierea unei încăperi separate, unde să se transporte documentele procesate care nu mai sunt utilizate în lucrarea curentă.

O altă opțiune este transferarea documentelor pentru stocare către o companie de arhivă specializată. Cu toate acestea, dacă organizația este o societate pe acțiuni, atunci trebuie să țineți cont de următoarea caracteristică. Articolul 89 alineatul (2) din Legea federală nr. 208-FZ din 26.12.95 prevede că o serie de documente ale unei societăți pe acțiuni trebuie păstrate la sediul organului său executiv. Aceste documente includ, în special, rapoarte contabile, documente contabile, documente care confirmă drepturile de proprietate ale societății în bilanțul său.

Firește, cu timpul, volumele de arhive ale oricărei organizații cresc, pentru plasarea lor sunt necesare noi premise. Poate că este mai convenabil să stocați documentele nu pe suport de hârtie, ci în formă electronică?

Această posibilitate este prevăzută direct în documentele contabile primare și registrele contabile (articolul 9 clauza 7 și clauza 1 din articolul 10 din Legea nr. 129-FZ). În plus, articolul 314 din Codul Fiscal prevede că registrele fiscale sunt păstrate în format tipărit, electronic sau pe orice suport informatic. În același timp, ele trebuie protejate împotriva corecțiilor neautorizate.

Distrugerea și reciclarea documentelor

Documente Perioada de depozitare a expirat, organizația are dreptul de a te (rupe manual sau prin utilizarea unui tocător, aruncați-l, arde) sau prin transfer distruge în vederea eliminării către o companie specializată angajate în prelucrarea materiilor prime secundare. Lista documentelor care urmează să fie distruse sau reciclate este aprobată de șeful organizației. Acesta poate fi emis sub formă de ordin sau instrucțiune a conducătorului sau sub forma unui act dezvoltat independent de societate. Un exemplu al unui astfel de act este dat mai jos.

Figura. Eșantion de act privind selectarea documentelor pentru distrugere

În plus, organizația poate folosi modelul actului pentru alocarea documentelor care nu fac obiectul stocării la distrugere. Forma sa este aprobată în anexa nr. 4 la Regulile de bază.

documente de transfer pentru utilizare proiect de lege emis definirea data transferului, suma documentelor transmise (numărul de dosare, cutii și așa mai departe. N.) și greutatea de deșeuri de hârtie. Încărcarea și îndepărtarea de eliminare sunt efectuate sub supravegherea persoanei responsabile pentru păstrarea documentelor într-o organizație (pag. 2.4.7 Reguli de bază).

Răspunderea pentru pierderea documentelor

Taxa. Absența documentelor primare, a facturilor sau a registrelor contabile de la un contribuabil este considerată o încălcare gravă a regulilor de înregistrare a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare. Pentru o astfel de încălcare, articolul 120 din Codul Fiscal prevede răspunderea sub forma unei amenzi în valoare de:

- 5000 de ruble. - dacă nu există documente pentru o perioadă fiscală;

- 15 000 de ruble. - în absența documentelor pentru mai mult de o perioadă fiscală;

- 10% din suma impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble. - dacă din cauza lipsei de documente baza de impozitare a fost subevaluată.

În plus, în cazul în care contribuabilul (plătitor de colectare, agentul fiscal) nu este prezent la cererea inspecției fiscale a documentelor sau a altor informații de la el trebuie să plătească amenda de 50 de ruble. pentru fiecare document nereprezentat (clauza 1, articolul 126 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Criminalul. Furtul, distrugerea, deteriorarea sau ascunderea unor documente oficiale, comise de interes personal mercenar sau alte, se pedepsește cu amendă de până la 200 000 de ruble. sau salariul sau alte venituri pentru perioada de până la 18 luni sau muncă corecțională de până la doi ani, sau închisoare de până la patru luni, sau cu închisoare de până la un an (alin. 1, art. 325 din Codul penal)