În cazul unor momente discutabile, informațiile conținute în scrisoare pot fi considerate ca probă în organele judiciare și de arbitraj. Prin urmare, este important ca scrisoarea să fie emisă în conformitate cu normele Republicii Kazahstan
Corespondența în afaceri joacă un rol semnificativ în activitățile persoanelor juridice. Poate conține anunțuri, contracte, mementouri, invitații, anunțuri, confirmări, mesaje și multe altele. Ca și orice alt tip de comunicare, corespondența de afaceri este utilizată pentru a face schimb de informații între organizații, unități structurale ale unei singure organizații. În cazul unor momente discutabile, informațiile conținute în textul scrisorii pot fi considerate ca elemente de probă în organele judiciare și de arbitraj. Prin urmare, este foarte important ca fiecare scrisoare să fie emisă în conformitate cu normele actuale ale Republicii Kazahstan.
Pentru corespondența de afaceri, folosind in mod natural stilul oficial de afaceri, care se caracterizează prin concizie și claritate a expunerii subiectului, expresiile utilizate standardizate, normele relevante ale etichetei.
NOTĂ: O scrisoare oficială este singurul document pe care numele de genul său nu este pus. Toate celelalte documente au nume, de exemplu, "Ordine", "Act", "Protocol", "Memorandum" etc.
Îndeplinirea cerințelor stabilite asigură:
- forța juridică a scrisorii;
- Reducerea costurilor forței de muncă pentru redactarea și prelucrarea scrisorilor;
- accelerarea și simplificarea proceselor manageriale, găsirea unei scrisori corecte etc.
NOTĂ Trebuie reținut faptul că nu toate documentele legate de corespondență fac obiectul înregistrării în serviciul de documentație al organizației (apendicele 1).
Scrisoare de antet de afaceri
De regulă, buletinele de afaceri sunt redactate pe antetul organizației.
Formele de aplicare accelerează în mod semnificativ procesul de creare a documentului (datorită prezenței informației constante) reduce efortul necesar pentru a compila, simplifică și îmbunătățește percepția culturii muncii de gestionare a informațiilor.
Formularul oferă informația un caracter oficial.
Hârtia A4 (210 × 297 mm) și A5 (210 × 148 mm) sunt utilizate pentru fabricarea formelor. Utilizarea unui format este determinată de volumul documentului care este pregătit. Formatul mai mic este destinat documentelor a căror text are o sumă mică (până la șapte linii); pentru aceste documente, formatul A4 este irațional.
Formularele de documente se fac pe foi standard de hârtie A4 sau A5. Fiecare foaie a documentului, eliberată atât pe formular cât și în afara acestuia, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:
20 mm - stânga;
10 mm - dreapta;
10 mm - partea superioară;
10 mm - partea de jos.
Pentru introducerea sau copierea pe două fețe, partea din spate a foii de document are dimensiunile câmpului corespunzător cel puțin:
10 mm - stânga;
20 mm - dreapta;
10 mm - partea superioară;
10 mm - partea de jos.
Conform Regulilor Standard de Documentare, scrisorile organizației sunt pregătite pe formular ca:
- raspunsuri privind indeplinirea ordinelor organizatiilor superioare;
- răspunsuri la solicitări din partea diferitelor organizații și persoane;
- scrisori de inițiativă;
- acoperiți scrisorile la diverse documente.
Este posibilă producerea foilor cu antet în mod tipografic, prin intermediul poligrafiei operative sau a echipamentelor informatice direct în producerea unui document specific. Excepțiile sunt forme de organizații cu imaginea emblemei de stat a Republicii Kazahstan.
Formele tipografice sunt mai fiabile ca o protecție contrafăcută.
Formatele tipărite de pe un computer sunt economice pentru organizațiile mici, dar sunt pline de fraude neprotejate. Pentru a proteja formularele de utilizarea necorespunzătoare, unele organizații comandă formulare numerotate în imprimante și urmăresc cheltuielile.
La redactarea unei scrisori de afaceri, este necesar să se urmeze procedura de eliberare a documentelor, stabilite prin Regulile Standard de Documentare.
1) numele, prenumele, prenumele persoanei fizice sau numele persoanei juridice;
2) numele străzii, microdistrictul, numărul casei, numărul apartamentului;
3) numele așezării (oraș, sat, sat și sat);
4) numele zonei;
5) numele regiunii;
6) numele țării (pentru expedițiile internaționale);
7) cod poștal.
Tasbulatov AO
FE "Lex Consulting"
Str. Shevchenko, 63, mp 1
Dl. Luis Serrano Corector
34 Calle Alcala 6a pl.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
De asemenea, trebuie remarcat faptul că, în diferite țări zip coduri au formate diferite, în unele ele constau doar din numere (de exemplu, în Rusia - de la șase în SUA - cinci), în timp ce altele - din combinația de litere și numere (de exemplu, Marea Britanie - Londra WC1X 9NX).
Limbajul și stilul scrisorilor oficiale
Este de dorit ca o scrisoare de afaceri nu ia mai mult de o pagină este compusă dintr-o singură întrebare, sau dacă se consideră unele întrebări, nu conținea informații tematic diverse și corelate logic.
Termen de păstrare a corespondenței
În cele mai multe cazuri, scrisorile de afaceri au o durată de valabilitate de 5 ani.
O listă indicativă a documentelor (scrisorilor) care nu fac obiectul înregistrării
în serviciul de documentare al organizației
Brosura cu antet
Trimiteți-le prietenilor: