5 Pași și probleme de gestionare a conturilor de încasat cum să se construiască interacțiunea în cadrul

5 Pași și probleme de gestionare a conturilor de încasat cum să se construiască interacțiunea în cadrul

Maxim Tarasenko, MBA, director financiar al companiei daneze UHRENHOLT

Procesul de gestionare a conturilor de încasat este un set de pârghii care vă permite să îl păstrați în cadrele date luând în considerare nivelul transferurilor. Aceasta necesită implicarea aproape a tuturor departamentelor companiei. Definiți etapele acestui proces și regulile care vor ajuta la menținerea controlului asupra debitorului. Luați în considerare contramăsurile interne care împiedică gestionarea datoriilor contrapărților.







Procesul de lucru cu omologii noștri de la momentul începerii colectării de informații despre acestea și continuă până în momentul primirii banilor pe contul nostru. Principiul "Am expediat și apoi totul nu este atât de important" nu funcționează aici. Primite din partea clienților pentru a nu se apropie scadenta (in functie de canalul de vânzare, tipul de client și distanța geografică el poate fi de la 3 la 60 de zile), se află în faza de observare, conturi restante de primit (după a treia zi de întârziere până la + 20% zile la termenul de amânare la plată) - în zona de atenție, mult datorii restante (mai mult de 20%, în altă zi la amânarea convenit) - obiectul unor operațiuni active (interne și externe), deși nu întotdeauna populare.

Practica mea arată că anumite reguli bine definite și de reglementare a tranzacțiilor cu creanțe fac acest proces mai eficient, timpul pentru primirea banilor de la clienți este mai scurt. Înainte de a prescrie aceste reguli, este necesar să se stabilească în cadrul companiei cine și în ce etape va fi responsabil pentru lucrul cu debitorul:

  • care monitorizează plata;
  • care distribuie rapoarte către angajați și clienți;
  • care exactează datorii.

Nu vă lăsați însoțit de formalizarea regulilor. În caz contrar, riscați să pierdeți atenția asupra afacerilor, în special în realitățile actuale.

Mai departe, pe baza practicii mele, voi lua în considerare:

  • etapele de gestionare a conturilor de încasat;
  • condiții prealabile pentru implicarea cu succes a tuturor departamentelor "necesare" în muncă;
  • Probleme interne care împiedică gestionarea datoriilor.

Etape de lucru cu conturi de încasat

Pentru claritate, etapele de lucru cu conturile de încasat și procesele aferente vor fi descrise în Schema 1.

Schema 1. Etapele muncii cu conturi de încasat

5 Pași și probleme de gestionare a conturilor de încasat cum să se construiască interacțiunea în cadrul






Etapa 1. Decizia de a lucra cu o contrapartidă

Departamentul de vânzări găsește clientul, îl apucă cu o "aderență la moarte". După aceasta, este important să evaluăm potențialul partener (due diligence), să determinăm:

  • cât de mult ar putea fi de interes pentru noi;
  • care este volumul posibil al vânzărilor cu acesta;
  • care este marginalitatea sa medie?
  • ce tip de produse va cumpăra?
  • poate îndeplini condiții specifice în ceea ce privește produsele noastre. De exemplu, prezența depozitelor, condițiile pentru stocarea specială a produselor, licențe, permise etc.
  • cât de stabilă este poziția sa financiară;
  • dacă structura sa juridică este transparentă;
  • dacă există afilieri și cazuri în instanță;
  • dacă reputația de afaceri a acestei contrapărți este solidă etc.

Tabelul 1. Evaluarea contrapartidei

Evaluarea contrapartidei (due diligence)

  • termenul de plată este potrivit;
  • clientul are o datorie restanta;
  • posibile acțiuni de natură revendicată.

O expediere similară poate fi făcută și angajaților departamentului de vânzări / avocatului. Variante ale conținutului corespondenței:

  • informații despre datorie;
  • numărul de zile restante / aeriene / suma datoriei.

Aceste informații vor ajuta la pregătirea unor scrisori mai personalizate către clienți - în funcție de statutul lor, de dimensiunea afacerii și de alte condiții

Problema 4. Indecizie la oprirea transporturilor

  • reamintirea plății viitoare;
  • o scrisoare despre întârziere;
  • apelați clientul și așa mai departe.

Acest lucru exclude argumentul că problema este necunoscută, iar neplățile au apărut din motive oficiale. De exemplu, documente incorecte sau pierdute.

Dacă, totuși, clientul nu are bani sau reacții, este necesar să-i înțelegem statutul:

  • Statut 1. Contrapartea are probleme grave și, prin urmare, nu plătește;
  • Situația 2. Acestea sunt dificultăți temporare ale contrapărții. Contrapartea a deținut obligații și, poate, are active mari - mai mult decât datoriile sale;
  • Starea 3. Starea clientului este necunoscută. Dacă partenerul dvs. are un astfel de statut, luarea unei decizii este extrem de dificilă. În acest caz, trebuie să colectați informații, atât prin intermediul surselor deschise, cât și prin intermediul personalului de vânzări, pentru a ajunge la statutul de 1 sau 2.

Atunci când statutul de contrapartidă devine clar, atât pentru finanțatori cât și pentru personalul de vânzări, soluția va deveni clară.

Dacă există unele dezacorduri cu privire la faptul că aceasta este o problemă temporară sau critică a clientului, puteți utiliza două metode pentru a cristaliza claritatea.

Recepție 1. Semnarea cu clientul a programului cu plăți deja în viitorul apropiat. Dacă această diagramă este încălcată, vom obține încă un argument că clientul migrează la starea 1.

Recepție 2. O singură expediere la scară mică a clientului. Este mai bine să faceți o livrare pentru o parte din plăți. Aceasta va da semnal tuturor că aceasta este o excepție în schimbul obținerii anumitor obligații ale contrapărții: plăți / transferuri de plată, anumite volume de achiziții etc. În cazul în care clientul își îndeplinește obligațiile, acesta va putea treptat să treacă la statutul 2, dacă nu - la statutul 1.

Problema 5. Nerespectarea sistemului de identificare "propriu-străin"

Un fenomen larg răspândit, când personalul de vânzări, prea des comunicând cu clienții, "merge la partea lor", apărând punctul lor de vedere, mai degrabă decât compania. Ei încearcă să te convingă că transportul trebuie făcut în orice caz. argumente:

  • clientul este fiabil;
  • el va plăti cu siguranță;
  • am lucrat cu el de mult timp.

Și cu cât vânzările sunt mai bune, cu atât mai activ vă vor "vinde" clientul și starea lui financiară "excelentă". Pe baza acestor informații, puteți verifica întotdeauna aceste informații solicitând documentația și datele despre clienți. Este mult mai rău dacă nu există absolut nicio informație despre aceasta. În acest caz, trebuie să înțelegeți dacă acestea sunt dificultăți temporare sau permanente, cereți departamentului de vânzări să dovedească un anumit statut.

Distribuiți acest link:







Trimiteți-le prietenilor: