Transferăm fișierele personale și alte documente de personal în arhivă

Transferăm fișierele personale și alte documente de personal în arhivă

Un dosar personal se formează pe întreaga durată a muncii angajatului la întreprindere, în instituție, organizație (în continuare - întreprindere) a oricărei forme de proprietate: de la angajare la concediere. După demiterea angajatului de la locul de muncă, dosarul său personal este transferat diviziei de arhivă (în continuare - arhivă) a întreprinderii pentru depozitarea ulterioară. Cum se face corect?

Compoziția documentelor personale

O chestiune privată a angajatului - o colecție de originale și copii ale documentelor care conțin informații despre educație, serviciul militar, starea civilă, locul de reședință, locul de muncă angajatul înainte de a lua la întreprindere, precum și cele mai complete informatii care confirma cariera sa la companie.

Conform paragrafului 3.2.12 din Regulile de funcționare a unităților de arhivă în dosarele personale, documentele sunt grupate în ordine cronologică în măsura în care au fost completate în următoarea ordine:

• inventarierea internă a documentelor cauzei;
• cererea de angajare (contract);
• direcție sau prezentare;
• fișă personală privind contabilitatea personalului;
• autobiografie;
• documente privind educația (copii);
• extragerea de la documente administrative (ordine, ordine) la numire, transfer la post, concediere a angajatului;
• o anexă la o fișă personală privind contabilitatea personalului;
• referințe și alte documente.

Copiile ordinelor (comenzilor) de a colecta, de a încuraja, de a schimba numele unui angajat etc. nu sunt incluse în dosarul personal. Aceste informații sunt adăugate la cererea pentru o foaie personală a personalului contabil sau în carnetul de lucru.

Cerințe privind înregistrarea cazurilor personale și a celorlalte cazuri legate de personal

Pe lângă documentele care fac parte din fișierele personale ale angajaților, compania este formată în afaceri, conduce și, eventual, transferă arhivei într-o stare ordonată, cum ar fi: carduri personale; ordine pe probleme de personal; conturile de salarizare (conturile personale pentru salarii) ale angajaților și așa mai departe.

Toate cazurile cu privire la problemele de personal cu momentul creării și momentul transferului lor la arhiva întreprindere păstrate la formarea unităților structurale relevante ale întreprinderii în conformitate cu nomenclatura afacerilor. Astfel, de decontare și salarizare (conturile personale ale salariilor) ale angajaților sunt stocate în serviciul financiar (contabil) Societatea. Fișierele personale, carduri personale ale angajaților, ordine pe probleme de personal, contracte de muncă (contracte, acorduri), înregistrări de muncă, etc. în mici întreprinderi magazin, de obicei centralizate în biroul de serviciu (de birou), și mari și mijlocii - .. În personalul de service.

Chestiunile legate de personal sunt atribuite personalului din cadrul serviciului de personal cu asistență metodică a angajaților din arhiva întreprinderii. Executarea cauzei prevede:

• numerotarea fișelor de caz;
• compilarea unui inventar intern al documentelor cauzei și certificarea inscripționării cazului;
• dosar sau dosar de caz;
• proiectarea copertei (pagina de titlu) a cazului.

Rețineți că, în scopul de a proteja și de a asigura localizarea ordinii documentelor în cazul tuturor frunzelor sale, dar lasă inventarul intern și inscripția de certificare, numerotate cu cifre arabe brute numerotate în colțul din dreapta sus al unui creion moale, simplu sau numerovschikom mecanice. Foi de inventar intern documentele de afaceri sunt numerotate separat.

Fiți atenți. Utilizați cerneală, pastă sau creioane colorate pentru a număra colile cazului este interzisă.

Dacă acest caz depășește 250 de coli (cu grosimea de 30-40 mm), acesta trebuie împărțit în volume sau părți. În acest caz, foile de cazuri din fiecare volum (parte) trebuie să fie numerotate separat.

În prezența documentelor ilustrative, în special a fotografiilor, care sunt foi separate ale casei, ele sunt numerotate pe partea din spate în colțul din stânga sus.

Formatul de foi, mai mare decât A4, se învârte într-o parte și se numerotează ca o coli în colțul din dreapta sus și apoi se îndoaie în format A4.

O foaie cu documente lipite dens (fotografii, decupaje, extracte etc.) este numerotată ca o singură foaie. Și dacă alte documente sunt lipite pe document de către o parte (inserați în text, decupaje, traduceri etc.), fiecare document este numerotat separat.

Plicurile cu imprimeuri cu plicuri sunt numerotate cu numerotarea brute a casetelor, mai întâi plicul este numerotat și apoi fiecare atașament este în el.

Documentele cu numere de foi proprii, depuse în cazuri, stochează această numerotare numai dacă corespund secvenței de ordine a foilor din acest caz.

Dacă există numeroase greșeli în numerotarea fișelor de caz admise de angajatul serviciului de personal pentru formarea cazului, acestea sunt renumerotate în pregătire pentru transferul la arhiva întreprinderii. În același timp, numerele vechi sunt încrucișate cu o singură linie oblică și un nou număr este plasat lângă el. Cu toate acestea, în prezența unor erori individuale în numerotarea foilor casei, este permisă utilizarea numerelor de litere ale foilor (de exemplu: 1-a, 19-b, etc.).

inventarul intern pe o foaie separată a formei, care conține informații despre numerele de serie ale documentelor de caz, codurile de înregistrare a acestora, datele, titlurile și numărul de foi pe care se află fiecare document. Pentru a vă asigura înregistrări interne de inventar sumar, în care numere și litere identifica numărul de documente care sunt incluse în inventar și numărul de foi de inventar interne. compilator de inventar intern ar trebui să-l semneze. Modificări în componența documentelor de afaceri (inclusiv documentele suplimentare, cu excepția documentelor, de înlocuire a copiilor originale, și așa mai departe. D.) este afișată în coloana „Note“, cu referire la documentele justificative relevante (ordine, decizii, acte, și așa mai departe. D.) și inventarul intern în acest caz alcătuiți un nou rezumat.

Pentru a ține seama de numărul foilor din dosar și de fixarea specificului numerotării lor, acestea constituie inscripția de certificare a cazului.

Inscripția de certificare se face pe o foaie separată, care se află la capătul carcasei. În acesta numerele și literele marchează numărul de foi pe cutie și separat, prin semnul "+" (plus), numărul de coli din inventarul intern.

În inscripția de certificare se indică următoarele caracteristici ale numerotării documentelor cauzei:

• disponibilitatea numerelor de scrisori și a foilor nereușite;
• numere de foi cu fotografii lipite, desene, decupaje etc .;
• numere de foi de format mare;
• numărul de plicuri cu concluzii și numărul de foi de concluzii.

De certificare inscripție semnată de către persoana care a făcut-o. Orice modificări ulterioare în compoziția și starea de lucruri (de exemplu daune frunze, de înlocuire de copii ale documentelor originale, aderarea documente noi, și așa mai departe. D.), punctul din inscripția de certificare cu referire la documentele justificative corespunzătoare (ordin, act).

În cazul unui număr mare de foi de renumerotare în cazul de la sfârșitul acestuia, se face o nouă inscripție de certificare. Vechea inscripție de certificare este interzisă, dar este menținută constant în afaceri.

Cazurile legate de personal trebuie trimise pe capacul dur. În acest caz, toate legăturile metalice (cleme, pini, etc.) sunt scoase din documente.

În timpul dornelor sau depunerea documentelor, nu li se permite să se atingă de text. Dacă textul documentelor este imprimat prea aproape de marginea din stânga a colilor, trebuie să măriți rădăcinile documentelor cu hârtie de aceeași calitate ca și suportul textului documentelor.

Copertele cazurilor sunt întocmite în conformitate cu forma stabilită de regulile unităților de arhivă.

Înainte de a trimite fișierele în arhiva întreprinderii, corespondența titlurilor cazurilor pe copertele conținutului documentelor depuse trebuie verificată cu atenție. Dacă este necesar, la textul de pe coperta cazurilor (numerele de ordine, instrucțiuni pentru prezența copiilor documentelor etc.) se adaugă clarificări sau informații suplimentare.

Pe coperta cazului trebuie să fie introduse datele documentelor plasate în fiecare caz. Dacă cazul constă din mai multe volume (părți), pe fiecare dintre ele se indică data documentelor. Este de dorit să notați datele calendarului exact, adică numărul, luna, anul. În acest caz, numărul și anul trebuie marcate cu cifre arabe, iar numele lunii trebuie să fie scris în cuvinte.

Pe coperta cazului indicați numărul său în inventar și, în acord cu arhiva întreprinderii, - numărul de inventar și numărul fondului de arhivă, în care acest caz va fi păstrat în viitor.

Dacă modificați numele întreprinderii sau a unității sale structurale pentru perioada funcționarului, în cursul căreia a amânat documentele din dosarul său personal, pe coperta cazului indică noul nume al companiei (unitate structurală), iar taxa anterioară în paranteze.

Inscripțiile pe coperțile casetelor trebuie să fie făcute în mod clar cu cerneală sau pastă rezistente la lumină.

Procedura de transferare a cazurilor personale și de altă natură în materie de personal în arhivă

Cazurile de depozitare permanentă, de lungă durată (mai mult de 10 ani) și de personal, după doi ani de la terminarea lucrărilor de birou, sunt transferate în arhiva companiei.

În plus, toate chestiunile legate de chestiuni de personal, precum cele de stocare permanentă și pe termen lung (mai mult de 10 ani), sunt transferate în arhiva întreprinderii numai pe baza cazurilor.

Stocurile de afaceri ca întreprindere în ansamblul său (pentru întreprinderile cu formarea centralizată și stocarea de cazuri), iar pentru fiecare unitate structurală separat (pentru întreprinderi mari, cu structură complexă), cont de regulile stabilite de muncă a forma unități de arhivă.

Lista diviziunilor din subdiviziunea structurală se execută în conformitate cu următoarele reguli:

Înregistrările cazurilor sunt efectuate timp de mai mulți ani cu o singură numerotare continuă a cazurilor. Activitatea fiecărui an este secțiunea anuală a inventarului.

La sfârșitul inventarului face o înregistrare finală indicând (numere și litere), numărul de cazuri care apar pe inventar, primul și ultimul număr de caz ale inventarului, precum și să stabilească cazurile particulare de numerotare în inventar (numere literale și ratate de cazuri).

Secțiunea anuală a inventarului se face și în cazuri care nu au fost finalizate în decursul unui an calendaristic. În astfel de cazuri, la sfârșitul secțiunilor anuale ale inventarului fiecărui an următor, în cursul căreia au fost cazurile în cadrul unei proceduri, prevede: „Documentele cu privire la acest subiect, vezi și secțiunea ______ număr de ani ______», și grafice 4 și 5, inventarul nu este completat..

Afaceri inventarul de unități structurale semnează compilatorul care indică poziția, este de acord cu șeful serviciilor de evidență a datelor și aprobat de către șeful direcției structurale. Acest inventar ar trebui să fie întocmit în două exemplare, dintre care primul este transmis împreună cu afacerile arhivei întreprinderii și celălalt lăsat ca o instanță de control în departamentul structurale.

Fiecare afacere este acceptată de angajatul arhivei întreprinderii în prezența unui funcționar care se ocupă de documente. În același timp, în fiecare exemplar al listei de cauze, sunt indicate semnele privind admiterea unui caz. La sfârșitul fiecărei instanțe a numerelor de inventar și literele ștanțat pe numărul real de cazuri, care sunt transferate la arhivele întreprinderii, nu există nici un număr de cazuri, data cazurilor de primire și de transmitere, precum și semnăturile persoanelor care au trecut și au luat cazul.

Fiți atenți. Afacerile din arhivă ar trebui furnizate de angajații unităților structurale, și nu de angajații arhivei întreprinderii.

Cerințe pentru înregistrarea secțiunii anuale a inventarului cazurilor pe probleme de personal

În arhiva întreprinderii, pe baza stocurilor diviziilor diviziilor structurale, se compun secțiunile anuale ale înregistrărilor sumare ale afacerilor întregii întreprinderi. În același timp, înregistrările de stocare permanentă, de lungă durată (mai mult de 10 ani) și probleme de personal sunt procesate separat.

Deci, secțiunea anuală a listei de dosare cu privire la problemele de personal se face în conformitate cu forma stabilită de Regulile pentru activitatea unităților de arhivare (Anexa 1). O probă a secțiunii anuale completate corespunzător din lista de evidență a personalului este prezentată în apendicele 2.

Pozițiile din cazurile din inventar ar trebui sistematizate în mod nominal în următoarea ordine:

• ordine pe probleme de personal;
• listele (personalul și înregistrările) angajaților;
• cartele personale ale angajaților;
• afacerile personale ale angajaților;
• rapoarte de salarizare (conturi personale pentru salarii) ale angajaților;
• cărți de muncă (nerevendicate);
• acționează asupra accidentelor etc.

Fiți atenți. Dosarele personale și conturile personale trebuie să fie înscrise în inventar în funcție de anul concedierii angajatului și sistematizate în funcție de alfabetul numelor cetățenilor concediați.

Listele cazurilor privind problemele de personal ale întreprinderilor, în care se formează documentele Fondului Național de Arhivă, se fac în triplu exemplar. compilatorul și șeful serviciului de personal semnează aprobarea comisiei de experți a întreprinderii, sunt de acord cu comisia de verificare expert a arhivei de stat corespunzătoare și aprobă conducătorul întreprinderii.

Stocurile de cazuri privind problemele de personal ale întreprinderilor, în ale căror activități nu se formează documentele Fondului Național de Arhivă, se fac în două exemplare. compilatorul și șeful departamentului de personal semnează aprobarea comisiei de experți a întreprinderii și aprobă conducătorul întreprinderii.

Articole similare

• Înregistrarea fișierelor personale ale angajaților în arhivă

• Cum se face un transfer la o altă sucursală, întrebările abonaților, revista "afaceri cu personalul"

• Dosarul personal al angajatului este un eșantion al formularului, proiectul este în concordanță cu ceea ce este inclus în el însuși

Trimiteți-le prietenilor: