Afacerile personale ale angajaților: întreținere, înregistrare, contabilitate
În articolul precedent, am vorbit despre unele dintre complexitățile care apar în formarea afacerilor personale ale angajaților și modalități de a le depăși. În acest articol vom vorbi despre principiile generale de formare a dosarelor personale pe baza cerințelor existente ale documentelor de reglementare.
Caracteristici de conducere și de contabilitate a fișierelor personale în activitatea de birou
Afacerile personale aparțin grupului de cazuri, care este format din serviciul de personal.
În articolul precedent am menționat că ofițerii de personal ale companiilor și organizațiilor care lucrează, care nu are legătură cu serviciul public, nu sunt obligate să păstreze afacerile personale ale angajaților. Cu toate acestea, în cazul în care aveți nevoie pentru a menține fișierele personale acolo și, de fapt, acestea sunt menținute în HR outsourcing, împreună cu restul de afacerile societății, acestea sunt contabilizate în nomenclatorul afacerilor întreprinderii, precum și formarea și înregistrarea acestora se efectuează în conformitate cu politicile de gestionare a înregistrărilor aplicabile.
Voi spune din nou despre specificul acestui tip de documente. Se compune din faptul că acest grup de cazuri se formează de mai mulți ani, timp în care angajatul lucrează la întreprindere. În conformitate cu secțiunea 3.5.3 regulile de bază ale organizațiilor Arhive (în continuare - regulile de bază). Datorită acestei caracteristici afacerile private nu poate fi finalizată la sfârșitul anului calendaristic, în contrast cu documentele de bază generale de birou. Cu alte cuvinte, afacerile personale sunt tranzitorii. Conform punctului 3.5.3 din Regulile de bază, "dosarele personale se formează pe întreaga perioadă a activității persoanei în cadrul organizației". O excepție poate fi cazul în cazul în care angajatul a demisionat din întreprindere în același an în care a intrat în organizație pentru a lucra.
Trebuie remarcat faptul că această circumstanță afectează și organizarea contabilizării dosarelor personale din nomenclatorul afacerilor întreprinderii. Acest lucru este menționat în paragraful 17 alin. 3.4.9 Reguli de bază, care atrage atenția asupra necesității de a muta fișiere personale ale personalului nu sunt completate de birou (de exemplu, încă de lucru), din gama de cazuri finalizate, intervalul de cazuri în organizarea anului următor (de regulă, în conformitate cu același index ). Cu toate acestea, în conformitate cu ultimul paragraf din același punct al drepturilor fundamentale în coloana 5, putem face o notă de faptul că activitatea de date este de rulare. Un eșantion dintr-un fragment al nomenclatorului afacerilor societății cu o notă privind cazurile de tranziție, vezi exemplul 1.
Condițiile de depozitare a cazurilor din exemplul 1 sunt preluate din Lista documentelor de management standard formate în activitățile organizațiilor, indicând timpul de depozitare (denumit în continuare "Model List"). Întreprinderea poate, de asemenea, să utilizeze, la lucrările de elaborare a nomenclatorului de cazuri, liste standard de documente valabile pentru departamentele relevante. Cu toate acestea, termenii de stocare nu trebuie să fie mai scurți decât termenele specificate în lista de modele, adică dat în acest exemplu.
Completarea efectivă a dosarului personal în afacerea întreprinderii vine în momentul concedierii unui anumit angajat de la acesta.
Formarea unui dosar personal
privind contabilitatea personalului
Alexander Andreevich │ pentru │
nume --------- patronimic --------- │fotografii
2. Sexul ---- 3. Anul, data și luna nașterii -------- │ │
4. Locul nașterii --------- │ │
nume
pregătire
instituției și a acesteia
unde
Facultatea
sau
birou
formă
învățare
(Full-time,
parte
corespondență)
an
la sfârșitul
sau îngrijire
Dacă nu
a absolvit,
de când
cursul a dispărut
Ce fel de
specialitate
a primit un
ca urmare a
la sfârșitul
pregătire
instituții
specificați N
diplomă sau
identitate
Moscova
stat
pedagogic
Institutul de
Total 7 (șapte) documente.
Numărul de coli din inventarul intern 1 (unul).
Chief specialist în departamentul HR
SA "Sozvezdie" I.N. Morozova
Pe scurt, vom vorbi despre cum să facem un inventar intern. Ea este întocmită în conformitate cu Anexa 10 la Regulile de bază. La început sunt indicate documentele pe care angajatul le completează atunci când solicită un loc de muncă; detalii suplimentare despre educația angajatului; apoi - documente privind angajarea, mișcările etc. Inventarul se încheie cu documentele privind concedierea angajatului întreprinderii. În casetele corespunzătoare sunt completate cu informațiile de inventar a numerelor de secventa documentelor de afaceri și lor indexează, datele, titlurile, numărul de foi Cazul note necesare. În cazul în care primele trei elemente esențiale ale ofițerilor de personal sunt, în general, mai mult sau mai puțin a face față, atunci titlul documentului - nu întotdeauna, atunci va indica nu toate, în general, indică o altă închidere în sensul numelui, de exemplu, „formă“ mai degrabă decât „formă personală personal contabil "," contract de muncă "în loc de" contract de muncă "etc. Prin urmare, atunci când compilați un inventar intern, fiecare recuzită trebuie întotdeauna verificată în funcție de ceea ce pare în documentul propriu-zis. La sfârșitul inventarului intern, sunt scrise numărul de documente introduse în el și numărul de coli din inventar. inventar intern se semnează de către inițiatorul care indică poziția, și inițialele numelor și data desenului.
După concedierea unui angajat de la compania chestiune privată devine completă și, de regulă, în conformitate cu condițiile definite de lege, este trimis la arhiva întreprinderii sau, în lipsa unei arhive, situată în organizarea resurselor umane înainte de transferul în custodia statului.
Dacă există sau nu o arhivă la întreprindere, un lucru este clar: în conformitate cu art. 337 Lista Model de termenul de valabilitate sau de afaceri personale este o constantă (pentru prima companie persoană), sau 75 de ani, cu o marcă de APE după finalizarea birou de administrare. În conformitate cu reglementările de arhive marchează APE înseamnă că o parte a cazului documentelor din cauza importanței sale pot fi atribuite documentelor care fac obiectul depozitării permanente. La data expirării deciziei comisiei de experți al întreprinderii sau arhivele de stat respective, documentele individuale (și, eventual, integral cazul) pot fi păstrate pentru depozitare permanenta. În acest scop, documentele cazului trebuie reformate și incluse într-un alt inventar - un inventar al cazurilor de depozitare permanentă. Distrugerea cazurilor marcate "EPC" este permisă numai printr-un act separat pentru aceștia. Informații mai detaliate cu privire la această problemă pot fi obținute la punctul 2.8 din Instrucțiunile privind utilizarea listei standard, precum și la alin. 2 și 3 din 2.3.3 din Regulile de bază.
Cazurile personale sunt supuse înregistrării complete.
Pregătirea dosarelor personale pentru transfer
pentru arhivare (înregistrare)
Aranjăm documentele în ordinea corectă!
Începând cu pregătirea fișierelor personale pentru transferul lor la depozitul de arhive, ne întâlnim din nou cu anumite probleme, condiționate de specificul lor. În mod obișnuit, în procesul de păstrare a înregistrărilor, documentele din dosarul personal sunt amplasate în interiorul acestuia în cronologia temporală inversă, adică la începutul cazului, sunt depuse documente de demisie; în spatele lor - documente privind transferul angajatului, ordine de încurajare și recuperare etc .; în spatele lor - documente cu privire la ocuparea forței de muncă și, în cele din urmă, documentele pe care angajatul completează și îl trimite atunci când aceasta ajunge la întreprinderea: forma personală a personalului contabil, curriculum vitae, copii ale documentelor în materie de educație, etc. Două documente care sunt păstrate de serviciul de personal - un inventar intern și o adăugare la o fișă personală în contabilitatea personalului - sunt cel mai adesea plasate la începutul cazului pentru confortul comportamentului lor. Dar am întâlnit și alte opțiuni.
Astfel, în conformitate cu regulile de bază, la pregătirea dosarelor personale pentru transferul lor la depozitul de arhivă, documentele fiecărui caz trebuie să fie sistematizate în funcție de cronologia datelor lor. Pentru o fișă personală privind înregistrarea personalului și o autobiografie, data va fi data finalizării. Aceste documente trebuie să fie localizate la începutul cazului. Apoi, ar trebui să plasați copii ale documentelor despre educația angajatului. Pentru a fi convenabil, este de dorit să se concentreze împreună cu astfel de documente și copii ale documentelor educaționale pe care angajatul le-a primit în timpul perioadei de lucru la întreprindere. Adevărat, se pune întrebarea aici despre legitimitatea unei astfel de sistematizări. În plus, în acest caz, data uneia dintre documentele de învățământ nu se încadrează, de obicei, în cadrul cronologic (date extreme) a cazului personal. La urma urmei, în primul rând, mai întâi, o persoană absolvă o instituție de învățământ și apoi merge la locul de muncă. În consecință, data obținerii diplomei va fi întotdeauna mai devreme de data finalizării fișei personale privind înregistrarea personalului și autobiografia. Prin urmare, aici suntem ghidat de o altă clauză 3.5.4. Regulile principale: "În acest caz, documentele trebuie să fie aranjate astfel încât să acopere în mod consecvent anumite probleme din conținutul lor". După aceste documente, în acest caz se pot forma documente privind educația suplimentară a angajatului, îmbunătățirea calificărilor sale, care au fost primite de angajat în timpul muncii la o anumită întreprindere.
După copiile documentelor privind educația angajatului vor fi localizate documentele privind ocuparea forței de muncă:
- direcția lucrării (dacă este cazul, acest tip de document, cel mai adesea găsit în outsourcing HR în epoca sovietică și a fost utilizat pentru primirea tinerilor profesioniști, recent această formă amintit din nou de la sine, pornind uneori apar);
- CV, caracteristici, scrisori de recomandare (dacă există);
- Cererea angajatului pentru angajare;
- copie sau oa doua copie a ordinului privind ocuparea forței de muncă (de ordin al întreprinderii poate fi eliberată pe baza autorităților superioare ale ordinului, în cazul în care o anumită întreprindere se află în autoritatea sa, în acest caz, în cazul în care există un astfel de ordin, format mai întâi o copie sau instanță a unei agenții superioare a ordinii și apoi - ordinea întreprinderii);
- Descrierea tipică sau individuală a postului.
În plus, în ordine cronologică directă, sunt plasate documente care sunt pornite de activitatea de serviciu a personalului întreprinderii în timpul activității de lucru a angajatului său. Poate fi:
- documente legate de transfer:
- cererea de transfer,
- acord suplimentar la contractul de muncă,
- copie sau copie secundară a ordinului de transfer,
- tip sau descriere individuală a postului;
- copii (copiile secunde) ale comenzilor:
- impunerea de sancțiuni disciplinare,
- care combină posturi și profesii etc.
Completați fișierul personal:
- o declarație de concediere sau alte motive de concediere (o copie a acesteia);
- copie (copie secundă) a ordinului de concediere.
După terminarea formării unui fișier personal pentru transferul la depozitul de arhivă, este necesar să se numeroteze foile sale. În conformitate cu clauza 3.6.8 din Regulile de bază, numerotarea se face cu un simplu creion sau numărător în colțul din dreapta sus al fiecărui document. Completând numerotarea foilor, trebuie avut în vedere că foile în cauză nu trebuie să fie mai mici decât numărul specificat în inventarul intern. Dar, în practică, sunt posibile următoarele opțiuni:
- Numărul de coli poate coincide cu numărul specificat în inventarul intern;
- Numărul de coli poate fi mai mare decât numărul specificat în inventarul intern. Acest lucru se datorează faptului că anumite documente nu au fost în timp util indicate în inventarul intern al dosarului personal de către serviciul de personal al întreprinderii atunci când desfășoară o afacere personală. De regulă, acest lucru se întâmplă întâmplător, din cauza lipsei obișnuite a neglijenței ofițerilor de personal.
1. Un dosar personal este returnat serviciului de personal, care este notificat managerului său.
2. Ofițerii de personal, care au fost încredințate ancheta pentru a determina cauzele lipsei de documente, care caută toate căile posibile de a le căuta (în departamentele, în alte cazuri, etc.). Sunt posibile următoarele opțiuni:
1. Se găsesc documente. În acest caz, angajatul îi informează pe supraveghetorul său și, în numele său, transferă cauza la numărul selectat și verificat pentru a-și continua activitatea cu el.
2. Nu au fost găsite documente sau doar o parte din ele au fost găsite. Rapoartele angajaților acest lucru supervizorului, care acționează în conformitate cu propria sa discreție (raportat la conducere, identifica și pedepsi angajat, pe a cărei vina a existat un deficit și așa mai departe). Astfel, se efectuează o investigație oficială, pentru care se creează o comisie printr-un document administrativ. În ceea ce privește lipsa de documente (document), este întocmit și formalizat un act, unul dintre copiile acestuia fiind format dintr-un dosar personal. În opinia mea, este, de asemenea, de dorit să se creeze un nou inventar intern al documentelor din acest dosar personal, iar inventarul precedent trebuie, de asemenea, să fie lăsat în acest caz. Astfel, de afaceri privat este transferată pentru a finaliza lucrările cu el la stocarea arhivelor, și cu această ocazie, ar fi oportun să se atragă atenția în prefața inventarului anual.
Facem o copertă și scoatem coperta!
După finalizarea numerotării dosarului personal, este obligatoriu și obligatoriu coperta cazului sau a paginii de titlu în conformitate cu Anexa 11 la Regulile de bază.
Cazurile personale ale salariaților concediați într-o întreprindere pot fi contabilizate în două moduri:
- fiecare separat;
- pe complexe de afaceri.
Sub complexe afacerile personale este menit să combine mai multe fișiere de personal în ordine alfabetică a numelui și prenumele în termen de un an de concediere a acestora, ținând seama de valoarea admisibilă a unui singur caz (nu mai mult de 250 de coli). În acest scop, valoarea existentă a dosarelor personale ale angajaților companiei concediați într-un anumit an, ar trebui să fie sistematizate în ordine alfabetică a numelor de familie, numele și nume patronimicul angajaților. Apoi se efectuează împărțirea în volume în cadrul alfabetului existent al numelor de familie. În prezența mai multor volume de complexe de fișiere personale, popirile "Tom" sunt umplute.
Pentru un eșantion din titlul unui dosar personal separat al angajatului utilizat pentru acoperirea cauzei și în fișa de livrare, a se vedea exemplul 4; titlul setului de fișiere personale ale angajaților utilizați pentru acoperirea cauzei și în fișa de livrare, a se vedea exemplul 5.
În cazul în care angajatul în timpul perioadei de muncă în compania a schimbat numele, afacerea sa este reprezentat la numele de familie al angajatului, și fostul (vechi - care, întâmplător, poate fi mai mult de unul) - este în paranteze. Titlul fișierului personal în cazul schimbării numelui angajatului, folosit pentru coperta cazului și în dosarul de livrare, a se vedea exemplul 6.
Facem inventarul de livrare!
Șeful Departamentului Personal al SA "Sozvezdie"
_________________________ V.P. Sokolova
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: