Este necesar să se scrie o scrisoare de intenție la trimiterea documentelor?
Adesea departamentul contabil prezintă biroului facturi, acte și facturi fără o scrisoare însoțitoare. Și acest lucru este greșit. Voi explica de ce.
Scrisoarea de intentie nu suporta sarcinile de informare, cu toate acestea are trei functii importante:
- confirmă expedierea;
- oferă o listă de documente trimise și instrucțiuni pentru manipularea acestora;
- datorită datelor de înregistrare este posibil să se determine termenul de execuție.
Faptul înregistrării documentelor de intrare / ieșire este deosebit de important și poate avea consecințe importante. De exemplu, foarte multe tratate conțin următoarea formulare:
7.1 În termen de cinci zile calendaristice de la primirea actului de acceptare a serviciilor, Clientul va revizui și îl va semna sau va furniza Contractantului un refuz motivat în scris pentru a-l semna.
7.2. Dacă după această perioadă Clientul nu a semnat actul de acceptare a serviciilor și nu sunt furnizate contractantului un refuz motivat să-l semneze, serviciile sunt considerate acceptate de către Client în totalitate.
Deci, se poate întâmpla ca având observații contrapărților cu care un contract, fapt servicii furnizate (lucrări), organizația dvs. nu semnul prezentate de el un act de servicii prestate (lucrări), și trimite un aviz motivat, care este trimis prin poștă și trebuie livrate contrapărții, deoarece altfel, în conformitate cu termenii contractului de muncă (servicii) va fi considerat îndeplinit (acordat). Este evident că responsabilitatea pentru pregătirea în timp util și transmiterea către Biroul avizului motivat este responsabilitatea artistului, dar organizarea prezentării la timp a documentelor la oficiul poștal și faptul urmăririi lor de livrare - un birou de sarcină. Și nu are nevoie de o explicație a faptului că fixarea în timp util expedierea și controlul documentelor de recepție contrapartidă poate proteja în mod semnificativ interesele companiei dumneavoastră în instanță în caz de litigiu cu contrapartida.
În practica mea, am introdus următoarele: când trimiteți scrisori recomandate, întocmesc și o notificare. În notificare, scriu numărul scrisorii de ieșire și numele companiei. Foarte convenabil! De când primesc un angajat semne în notificare, și aceasta este o dovadă.
Baza scrisorii de intenție este lista de cereri. Textul documentului este scurt și condiționat împărțit în două părți:
- mesaj pe direcția documentelor,
- o cerere de răspuns în timp util (familiarizare, aprobare, returnarea copiei semnate etc.).
Prima parte începe de obicei în felul următor:
A doua parte poate conține următoarele cuvinte:
Același funcționar ca și corespondența obișnuită de afaceri (de regulă, fie șeful organizației, fie un administrator de top autorizat) semnează scrisoarea de intenție. Dacă este vorba de trimiterea documentelor contabile primare, contabilul-șef poate să semneze scrisoarea.
Scrisoarea de intenție devine inutilă de îndată ce interpretul preia aplicațiile sale și este convins de completitudinea lor completă. Din acest moment, lucrarea va trece peste ele, iar pe scrisoare este necesar să punem o notă despre execuție și să o punem în acest caz.
De multe ori apare întrebarea cum să păstrați scrisorile de intenție și atașamentele acestora: separat sau împreună? De obicei atașamentul la scrisoare este plasat într-un caz special rezervat acestui tip de documente. Pentru scrisorile de intenție nu există loc: actele de muncă efectuate, facturile, contractele și multe alte documente sunt stocate separat și adesea pentru perioade diferite de timp.
Acest punct ar trebui luat în considerare la elaborarea nomenclatorului de cazuri. Unele companii (cu o cantitate mică de flux de lucru) creează un caz "Scrisori de intenție" și introduc toate literele de acest fel, indiferent de ceea ce le-a fost atașat. Alții trebuie să creeze mai multe cazuri de scrisori de intenție și să le pună în nomenclatorul afacerilor unităților structurale. Apoi, de exemplu, a trimis contractul merge la cauza „contract de servicii“, precum și în scrisoarea de transmitere - în cazul în care „scrisoarea de însoțire a contractului pentru activitatea principală.“
De asemenea, se întâmplă că scrisoarea rămâne în companie pentru depozitare, iar cererea - nr. Aceasta se aplică, de exemplu, la elaborarea documentelor. Proiectul de dispoziție nu este încă un document și va fi desigur corectat de mai multe ori, nu este necesar să îl păstrați.
După cum puteți vedea, nu este nimic greu să compun o scrisoare de intenție, dar poate salva nu numai documentele, ci și timpul.
O mică complicație, ca de obicei, poate apărea atunci când compania implementează regulile de compilare și predare a unei scrisori de intenție completate corect împreună cu un pachet de documente. Dar această problemă este rezolvată destul de simplu prin stabilirea acestei reguli într-un act normativ local. Iar avantajul de la aceasta este greu de supraestimat.
Un alt subiect interesant:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: