Un comitet este un grup din cadrul unei organizații care a fost delegată de autoritatea de a îndeplini o sarcină sau un set de sarcini. Uneori comitetele solicită consilii, grupuri țintă, comisii sau echipe. Dar, în toate cazurile, aici se înțelege luarea deciziilor de grup și punerea în aplicare a acțiunilor, care disting comitetul de alte structuri organizaționale.
COMITETUL SPECIAL este un grup temporar format pentru a îndeplini un obiectiv specific. Șeful filialei băncii poate forma o comisie specială pentru a identifica problemele legate de serviciul pentru clienți, precum și modalități alternative de ajustare a acestora.
Comitetul Permanent este un grup permanent în cadrul organizației care are un scop specific. De cele mai multe ori, comitetele permanente sunt folosite pentru a oferi consiliere organizației cu privire la chestiuni de importanță continuă. Un exemplu bine cunoscut și adesea citat al unei comisii permanente este consiliul de administrație (consiliul de administrație al firmei). Consiliul de administrație al unei companii mari poate fi împărțit în comisii permanente, cum ar fi comisia de audit, comisia financiară și comitetul executiv. Președintele unei companii mari este adesea subordonat unor astfel de comitete, cum ar fi o comisie de politică, un grup de planificare, un comitet de reclamații al angajaților și așa mai departe.
Când să folosiți comitetele? Experții în management recomandă recurgerea la această formă de conducere atunci când un grup poate face acest lucru mai bine decât un executiv sau atunci când o organizație care pune toată puterea în mâinile unei singure persoane se pune în pericol. Luați în considerare situațiile în care gestionarea prin comisii ar putea fi preferabilă.
2. Atunci când soluția propusă este foarte probabil să fie nepopulară în cadrul organizației, utilizarea comitetului pentru a lua o decizie poate ajuta la diminuarea nemulțumirii față de acțiunile unor persoane responsabile.
3. Atunci când deciziile colective ridică spiritul organizației, comisia poate atrage subordonați să participe la procesul de luare a deciziilor. Uneori, dacă decizia este impusă angajaților de sus și niciunul dintre directori nu și-a exprimat opinia cu privire la acest lucru, acest lucru ar putea duce la subminarea moralului subordonaților.
4. Atunci când este necesară coordonarea activității diferitelor părți ale organizației, comisia poate constitui un forum pentru exprimarea opiniilor managerilor și pentru a le ajuta să-și înțeleagă locul în cauza comună.
5. Dacă nu este de dorit să se concentreze toată puterea în mâinile unei singure persoane, comisia poate distribui puteri între mai multe persoane. Acest lucru va ajuta organizația să evite greșelile în problemele critice și să ușureze presiunea asupra managementului de top. Companiile de asigurări folosesc adesea acest instrument pentru a evalua și aproba investițiile dacă implică cantități mari și necesitatea de a folosi tactici conservatoare.
Notorietatea lor trista la comitetele de instrumente ineficiente le datoreaza adesea folosirea lor necorespunzatoare. Ei suferă din cauza managementului incompetent. Mai jos sunt erori tipice care pot duce la o scădere a eficienței comitetului.
1. Lipsa unei descrieri clare a drepturilor și obligațiilor comisiei. Înainte de a forma o comisie, conducerea trebuie să decidă exact ce scop este creat.
2. Numarul incorect al comitetului. Numărul optim este de la 5 la 10 persoane. Dacă există mai puțin de 5 persoane în comisie, acest lucru poate să nu fie suficient pentru a beneficia de diferențe de opinie, iar un comitet format din mai mult de 10 persoane limitează participarea tuturor la discutarea problemei.
3. Pierderea timpului. Comisiile tind să petreacă mai mult timp pe întrebări ușor de înțeles pentru toți membrii, decât pe cei care sunt mai complexe. Comisia lansează uneori dispute nesfârșite cu privire la subiecte banale, iar deciziile privind problemele critice se iau în câteva minute. Parkinson a numit-o lege de trivialitate: "Timpul petrecut pe orice subiect de pe ordinea de zi este invers proporțional cu suma care se află în spatele lui."
4. Adoptarea și executarea întârziată a deciziilor. Nici un grup nu poate acționa atât de repede și decisiv ca o persoană competentă.
5. Compromisul generează mediocritate. Orice problemă este discutată în cadrul grupului, votul este rareori unanim. Dacă discrepanța este foarte mare, atunci soluția de compromis care se potrivește tuturor va fi caracterizată de cel mai mic coeficient de acordare în grup.
6. Costuri excesive. Dacă deciziile sunt luate de un grup, costurile activității sale depășesc cu mult costul de luare a deciziilor de către o singură persoană. Prin urmare, înainte de a trimite problema comitetului, conducerea de vârf trebuie să calculeze sumele la care va rezulta aceasta.
7. Unanimitate. Un astfel de fenomen precum conformismul poate împiedica comitetul să analizeze critic toate propunerile alternative. Grupul poate prezenta cu ușurință un entuziasm excesiv pentru un proiect și o precauție excesivă față de cealaltă. Cu un astfel de entuziasm, indivizii pot ezita să-și exprime îndoielile cu voce tare sau sprijinul pentru un proiect nepopular, temându-se că colegii lor îi vor considera "membri neloiale". În afară de ceea ce sa spus mai sus, trebuie amintit faptul că comitetele sunt grupuri, prin urmare toate caracteristicile, procesele și problemele grupurilor se aplică și ele.
Înapoi la cuprins:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: