Perioada de stocare a documentației de intrare și de ieșire este stabilită în instrucțiunile de păstrare a evidenței. Cum să luăm în considerare cerințele documentelor de reglementare care guvernează activitățile arhivei și interesele societății, păstrând în același timp scrisori de afaceri și alte documente, vom spune în material.
Condițiile de stocare a documentelor de intrare și de ieșire depind de tipul de document. Se recomandă ca principiul general să păstreze documentația timp de cel puțin trei ani, ceea ce este convenabil pentru verificarea la fiecare trei ani. Documente individuale pot fi stocate mai puțin sau mai mult, jurnalele sunt stocate până la 5 ani. Să ne uităm la nuanțe.
Termen de stocare a documentației primite
Documentele primite sunt toate scrisorile, documentele sau declarațiile primite de organizație.
Fiecare companie procesează zilnic multe documente de afaceri. Că documentele nu sunt pierdute și că persoanele responsabile pot primi o marcă de livrare, sunt înregistrate scrisorile primite. Literele în sine sunt stocate în organizație.
Ca regulă generală, perioada de stocare pentru documentația primită este de 5 ani. Cele mai multe scrisori de afaceri care sunt primite de organizație trebuie să fie păstrate timp de 5 ani în arhivă și extrase dacă este necesar (situații controversate, cereri ale organelor de supraveghere). Perioada de păstrare poate fi stabilită pentru scrisori individuale după gradul de importanță pentru organizație.
Când se formează cazuri, rețineți că nu este de dorit să întrerupeți scrisorile asociate, cum ar fi o scrisoare de cerere și o scrisoare de răspuns. Aceste scrisori de afaceri sunt unite într-un singur caz.
Deviind de regula generală, termenii de păstrare a scrisorilor de afaceri primite se stabilesc după sistematizarea tipurilor de scrisori care intră în organizație. Fiecare tip de scrisoare are propriul timp. Puteți distinge scrisorile cu corespondența, scrisorile cu informații despre furnizarea de servicii. Când creați cazuri, nu puteți combina litere cu perioade de păstrare diferite într-un singur fișier.
Prin stabilirea unor perioade mai scurte de depozitare pentru anumite tipuri de documente primite, amintiți-vă că scrisorile primite de la autoritățile guvernamentale trebuie păstrate timp de cel puțin 5 ani. Uneori, pentru corespondența cu aceste sau alte organe, poate fi necesar să se execute mai multe cazuri.
Vă recomandăm materiale pe tema:
Termen de păstrare a documentației de ieșire
Documentele de ieșire sunt toate scrisorile și documentele pe care organizația le trimite prin poștă sau prin curier, transferuri către persoane și organizații externe.
Documentația de ieșire, precum și documentația primită, sunt stocate în organizație, în general, timp de 5 ani. Pentru documente sau scrisori individuale, puteți mări acest timp. Se pot păstra litere separate de afaceri timp de 10 ani sau mai mult. Motivele pentru o astfel de stocare pe termen lung ar trebui stabilite în manualul de gestionare a înregistrărilor organizației.
Perioada de valabilitate a buștenilor documentelor de intrare și de ieșire
Înregistrarea documentelor confirmă faptul că scrisoarea a fost primită sau trimisă. Scrisoare i se atribuie un număr în ordinea stabilită în instrucțiunile de păstrare a evidenței. Informațiile despre documentele de afaceri sunt întotdeauna înregistrate. Documentele de intrare și de ieșire din organizație sunt înregistrate în jurnalele relevante. Sunt necesare jurnale pentru a sistematiza fluxul de documentație, a găsi o înregistrare a scrisorilor la cerere, asigurați-vă că agenția de stat care a trimis cererea a primit un răspuns. Revistele sunt realizate în mod tipografic și sunt achiziționate anual.
Începând cu prima zi a noului an, trebuie să începeți o nouă revistă din prima zi lucrătoare. Contabilitatea documentelor de intrare și de ieșire poate fi păstrată în formă electronică, dar în documentele tradiționale toate înregistrările electronice ar trebui să fie duplicate pe suport de hârtie. Graficul grafurilor poate varia în funcție de tipografia. Alegeți una care să țină cont de toate cerințele muncii dvs. de birou sau să comandați o revistă cu graficele dvs. în casa de tipărire.
Revistele sunt realizate în diferite formate, în legare tare și moale. Alegeți unul cu care va fi mai convenabil să lucrați.
Există și alte beneficii ale înregistrării. Pe acestea puteți stabili dacă rechizitele literei sunt corecte atunci când au fost trimise. Acest lucru va ajuta la evitarea neînțelegerilor și rezolvarea îndoielilor în caz de eroare sau întârziere a scrisorii.
Registrele de înregistrare sunt stocate timp de 3 ani.
După expirarea perioadei de păstrare a documentelor primite și de ieșire, toate documentele și scrisorile sunt distruse, ceea ce reprezintă actul.
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: