Dosarul personal al unui angajat este un set de documente care conține informații complete despre o persoană și despre activitățile sale într-o instituție, organizație sau instituție de învățământ. Este de remarcat faptul că legislația nu are nimic de-a face cu afacerile personale ale angajaților unei societăți, în plus, efectuarea de afaceri cu caracter personal nu procedura nu este obligatorie și se realizează, sau sub controlul fondatorului sau al angajatului. Un astfel de pachet de documente vă permite să aflați rapid despre angajat informațiile necesare.
Și acum să vorbim despre cum să redactăm în mod corespunzător un dosar personal și ce documente trebuie să fie neapărat parte din acesta. În ciuda faptului că introducerea unei afaceri personale nu este deloc obligatorie, majoritatea organizațiilor încă acordă o mare atenție acestui lucru și conduc în mod necesar treburile personale ale angajaților lor. La urma urmei, acest set de documente conține nu doar informații superficiale simple despre o persoană, ci și despre realizările sale la locul de muncă anterior, despre inițiativa prezentată. De asemenea, foarte des într-un astfel de set de documente puteți găsi caracteristicile foștilor angajatori, care, în cazul unei schimbări de muncă, ar putea ajuta angajatul să găsească un loc nou mai rapid.
Compoziția standard a fișierelor personale
Să analizăm în detaliu modul de depunere a dosarului și ce documente ar trebui să fie incluse în acesta.
- În primul rând, ca parte a unui dosar personal, trebuie să existe o foaie cu o listă a tuturor celorlalte documente ale cauzei. Puteți vedea exemplul de mai jos.
- De asemenea, în setul de documente ar trebui să fie un chestionar, bine, sau cel puțin o fișă personală a personalului contabil.
- Nu poți să faci fără un supliment la fișa personală.
- Rezumatul este documentul principal, vorbind despre locurile de muncă anterioare și educația persoanei.
- Compoziția dosarului personal trebuie să includă copii ale documentelor privind educația și o copie a contractului de muncă.
- O copie a ordinului, precizând admiterea la locul de muncă.
- Dosarul personal ar trebui să includă mai multe copii ale ordinelor, care vorbește despre transfer, dacă ar exista unul.
- De asemenea, sunt necesare documente care confirmă modificările datelor personale, dacă există.
- Niciunul dintre fișierele personale nu poate face fără documente de atestare din locurile de învățământ.
- Compoziția documentelor trebuie să includă, în mod necesar, trimiteri la traduceri.
- Copii ale ordinelor de încurajare a angajaților și sancțiuni impuse, dacă este cazul.
- Caracteristicile din locurile de muncă anterioare, care confirmă buna credință și atitudinea responsabilă față de muncă.
Acum știi cum să depui corect un caz și ce documente ar trebui să fie incluse în el. Mai sus nu este întreaga listă de documente care pot include compoziția sa. De asemenea, nu uitați că compoziția documentelor depinde de poziția în care lucrați și de ce unitate. Și, de asemenea, designul depinde în mod direct de organizația în sine, de mărimea acesteia și de ceea ce face.
Când vă gândiți cum să înscrieți un fișier personal, amintiți-vă că ordinea în care sunt localizate documentele dvs. este, de asemenea, importantă. În primul rând, este necesar să se colecteze documente importante pentru ocuparea forței de muncă și să se coasă corespunzător la început. În final, se anexează copii ale cererilor și ordine de concediere, plus documente suplimentare.
Nu numai că înregistrarea corectă a fișierului personal este importantă, ci și stocarea acestuia. De obicei, cum și unde va fi stocată arhiva documentelor, fiecare instituție decide în mod independent, pentru că nu există anumite reguli. Cel mai adesea, fișierele personale sunt plasate într-un seif, care se află direct în incinta instituției sau în arhivă.
În cazul în care reprezentanții instituției au decis să păstreze cazurile pe cont propriu și să nu le prezinte în arhivă, trebuie să se asigure în primul rând că spațiul de depozitare ales de ei este adaptat în acest scop. Pentru a face acest lucru, fondatorul trebuie să aloce o cameră separată și să o echipeze cu rafturi sau dulapuri speciale convenabile. În cazul în care un depozit de documente alocat o cameră luminoasă în care sunt pătrund în mod regulat razele soarelui, este necesar să se asigure că afacerile personale nu sunt șterse, ea are nevoie de la bun început, pentru a da prioritate dulapuri care pot fi închise ermetic atunci când aleg dulapuri și rafturi. De asemenea, este necesar să se ia măsurile necesare pentru a proteja această încăpere, și anume: să se instaleze pe ferestre o latură puternică și o ușă simplă care să înlocuiască metalul.
De asemenea, este foarte important să se ia în considerare procedura de stocare a fișierelor personale, acest lucru fiind necesar pentru a găsi cu ușurință documentele necesare la momentul potrivit. Pentru a face acest lucru, este necesar să se dezvolte o nomenclatură specială a cazurilor sau a inventarului. De regulă, acestea sunt documente speciale care conțin informații precum: numărul de unități de depozitare, numărul de cazuri și perioada de păstrare a acestora.
Cerințe privind înregistrarea unui dosar personal
- În primul rând, documentele fiecărui fișier personal trebuie să fie fie interconectate, fie în mod corespunzător depuse în ordinea corespunzătoare din dosar.
- Tabelele fișierelor personale trebuie să fie filetate, numerotate și sigilate la capăt de sigiliu.
- O foaie de martor trebuie compilată.
- În unele cazuri, înregistrările interne ale tuturor documentelor sunt adăugate și în fișierele personale.
- Pe coperta dosarului personal trebuie să figureze detalii despre societate: numele exact al companiei, titlul cauzei, indicele de înregistrare a cazului.
De asemenea, trebuie remarcat faptul că accesul la afacerile personale nu sunt toate obține informațiile corecte, pentru a face copii ale oricăror documente, fără obstacole pot găzdui în mod direct un dosar personal, iar angajatorul, la rândul său, este obligat să asigure secretul afacerilor. Și dacă dintr-o dată o organizație, din anumite motive, avea nevoie de informații despre angajat, atunci ea poate fi furnizată numai după o cerere scrisă, care trebuie însoțită de o declarație a fostului angajat care deține această chestiune personală.
Acum știi cum să formalizează dosarul personal al angajatului, ce documente trebuie să fie neapărat parte din personalul său și cum să le păstrezi. De asemenea, acum știți cum să păstrați fișierele personale, unde și cum să obțineți copii ale documentelor necesare din fișierul personal, dacă ați schimbat deja locurile de muncă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: