Scrisoarea este principalul mijloc de corespondență între partenerii de afaceri.
O scrisoare de afaceri este o cerere scrisă adresată unui funcționar (întreprinderea, organizația, instituția pe care o reprezintă), întocmită în conformitate cu regulile de corespondență. Scrisorile pot fi pregătite de către companie:
- ca răspuns - în legătură cu punerea în aplicare a deciziilor luate anterior de un organism superior al puterii (putere);
- ca răspunsuri - în legătură cu primirea cererilor din partea diferitelor organizații, precum și a persoanelor (cetățenilor);
Textul scrisorii ar trebui să corespundă exact sarcinii stabilite în rezoluția șefului societății sau instrucțiunile (instrucțiunile) documentului în răspuns la care este pregătită scrisoarea. Termenii de pregătire a scrisorilor sunt determinate pe baza timpului alocat pentru executarea deciziei (cererea) într-un primit anterior o scrisoare (documente) și sub rezerva condițiilor standard de executare a documentelor.
De regulă, textul unei scrisori de afaceri trebuie să se refere la o problemă. Acoperirea în text a unei scrisori de afaceri a mai multor întrebări este permisă dacă aceste probleme sunt tematic legate între ele și pot fi exprimate în mod clar și pe scurt. Mai jos sunt recomandările pentru pregătirea unui proiect de conținut al scrisorii de afaceri.
10 recomandări importante
pentru a pregăti un proiect de conținut scrisoare de afaceri
3. În partea de raportare (raportare), specificați (detaliați) caracteristicile stării de lucruri. Răspundeți la întrebările adresate de către respondent în scrisoarea dvs. Faceți o scurtă evaluare a ceea ce sa realizat până acum. Evidențiați problemele nerezolvate, rezumați pe scurt motivele.
4. În partea finală, plasați concluzii și sugestii (instrucțiuni) privind soluționarea situației actuale sau a perspectivelor de acțiune în acest domeniu. Comenzi de a oferi o anumită, propuneri apar concis, și, de fapt, și într-un alt caz, se procedează în mod deliberat, în special în descrierea finanțării, în momentul rezolvării diverselor sarcini, etc.
8. Încercați să plasați cât mai sincer cu putință în cursul conținutului unui accent semantic al unei scrisori de afaceri. Declarația începe cu ideea principală, care este subiectul (subiectul) documentului, care apoi se dezvoltă în mod constant.
9. Nu este necesar să scrieți scrisori de afaceri într-o stare de furie puternică sau sub influența altor emoții - aceasta va afecta în mod nedorit conținutul lor. Dacă toate aceeași mână, „ea ajunge pentru pen-ul“, apoi scriind ultimul rând, nu vă grăbiți cu trimiterea de acest opus - a pus-o, cel puțin până în ziua următoare.
10. Evitați să utilizați cuvinte și expresii care sunt discutabile în termeni de interpretare în scrisori de afaceri, deoarece ambiguitatea conținutului duce la neînțelegeri. Încercați să scrieți scrisul cât mai simplu și mai ușor posibil.
Prezentarea unei scrisori de afaceri este făcută de la o persoană terță singulară sau de la prima persoană singulară sau plurală. De regulă, textul unei scrisori de afaceri constă din două părți.
Prima parte prezintă motivul, baza sau justificarea redactării scrisorii, se fac referiri la documentele care stau la baza pregătirii scrisorii. În a doua parte, începând cu un paragraf, - concluzii, propuneri, solicitări, decizii etc.
Documentul se face pe antet. Scrisoarea este semnată de persoana care a ordonat-o, iar scrisoarea de inițiativă, în plus, este executorul scrisorii.
Rechizitele documentului sunt:
1. Data documentului.
2. Numărul de înregistrare al documentului.
5. Titlu în text.
8. O notă privind disponibilitatea aplicației.
9. Marcați despre performer.
10. Identificatorul copiei electronice a documentului.
5 recomandări importante
la înregistrarea proiectului scrisorii de afaceri
1. Textul imprimat trebuie să se potrivească exact cu documentul de proiect. Autenticitatea textului introdus sub dictare este apoi verificată în cursul lecturii repetate, pentru a evita greșelile și inconsecvențele în starea reală a lucrurilor. În toate celelalte cazuri, textul tastat este verificat împotriva sursei originale și, dacă este necesar, este corectat.
2. Documentul nu trebuie să conțină erori. Dacă găsiți astfel în procesul de verificare, trebuie să verificați versiunea electronică și apoi să o imprimați în forma corectată.
4. Acordați atenție faptului, starea hârtiei (forma), destinate pentru decorarea scrisorii: ar trebui să fie complet alb, fără nuanțe suplimentare, ca de hârtie îngălbenire face aluzie involuntar la vârsta ei, și o culoare gri - pe nepăsarea sau stinginessul proprietarului.
5. Pentru a semna, utilizați stiloul de cerneală cu cerneală neagră (întunecată), deoarece acestea sunt mai în armonie cu textul literei. În acest caz, cerneala nu ar trebui să "strălucească" (adică să fie prea lichidă), iar stiloul - pentru a zgâria. În semnătura (semnătura) pe document, primele patru litere ale numelui expeditorului trebuie să fie bine distincționate (dacă numele este scurt, apoi toate literele).
Recomandări privind utilizarea anumitor cuvinte și fraze stabile utilizate în mod obișnuit la pregătirea conținutului scrisorilor de afaceri
1. Construcțiile sintactice utilizate pentru prezentarea motivelor, explicând motivele pentru care au fost luate anumite acțiuni:
În ordinea asistenței, vă întreb.
Ca o excepție.
Având în vedere circumstanțele speciale.
În legătură cu finalizarea lucrărilor.
În legătură cu decizia privind.
În conformitate cu acordul anterior atins.
Prin acord reciproc între.
În conformitate cu cererea dumneavoastră.
În ciuda acestui fapt și a acestui fapt, aceasta continuă să aibă loc.
2. Formulări pentru exprimarea refuzului:
În ciuda eforturilor (organizării) întreprinse de noi, instruirea dvs. rămâne nesatisfăcătoare în legătură cu.
Din păcate, nu este posibilă satisfacerea cererii dvs., deoarece.
Comanda dvs. nu poate fi executată până la data scadentă din următoarele motive.
Nu putem furniza informațiile de care sunteți interesați, deoarece.
Organizația nu are capacitatea de a îndeplini această sarcină din cauza lipsei acesteia.
3. Formulări pentru exprimarea unui avertisment (notificare):
Vă atragem atenția asupra faptului că, după un astfel de termen, acordul expiră.
Organizația trebuie să vă avertizeze.
Considerăm necesar să vă reamintim încă o dată acest lucru.
Organizația își rezervă dreptul de a suspenda în mod unilateral funcționarea contractului în legătură cu.
Obligațiile de garanție luate de organizație își pierd valabilitatea.
Vă informăm asta.
Organizația informează Fr.
Îți aduc aminte că asta.
4. Cifra de reglementare durabilă:
Porniți-l în funcțiune.
A impune controlul asupra punerii în aplicare a prezentei directive.
Atribuiți o investigație reală.
Pentru a căuta oportunități suplimentare pentru.
5. Formulări pentru exprimarea cererilor:
În legătură cu necesitatea urgentă pentru. Vă îndemn.
Vă rog cu sinceritate să decideți despre această întrebare.
Ca parte a unui acord preliminar cu un reprezentant al organizației dvs., vă rugăm să luați în considerare posibilitatea.
Pe baza limitei anuale pe. Îți cer să găsesc pentru nevoile organizației.
6. Formularea pentru a sublinia importanța deosebită a informațiilor:
Sunt luate masuri masive.
Confidențialitatea informațiilor este asigurată.
Deficiențele identificate sunt deja eliminate.
Sunt alocate fonduri suplimentare pentru.
Activitățile planificate sunt destinate.
În cel mai scurt timp este organizat.
Este asigurat controlul zilnic strict.
7. Cifra de afaceri echilibrată:
cel mai puțin complicat. cel mai important.
cel mai bun efect. cel mai rău rezultat.
pentru a ajuta. pentru a verifica.
managementul consideră că este posibil. organizația nu obiectează.
vă rugăm să informați. îndepărtați imediat.
asigura implementarea. să creeze condițiile necesare.
raportează propunerile. soluție optimă.
termeni probabili. confirmați primirea.
pregătiți pentru transport. decide pe cont propriu.
8. Cele mai frecvent utilizate verbe:
rula (executa), pentru a decide (rezolva), de a obliga, termina, termina, trimite (trimite) la plata (atenție.), introduceți (în funcțiune), planul (coordonate), punerea în aplicare (își dau seama), de a crea, se completează până (de sus) , organizarea, furnizarea, raportarea (raportarea), prezentarea (furnizarea), clarificarea, stabilirea, eliminarea, identificarea (clarificarea).
9. Adjectivele cele mai frecvent utilizate:
termen lung (operațional), un minor, promițătoare, importante, principalele (de bază), un lider, serios (semnificativ), planificate, încă, plin, insuficientă, finală, intermediar, general, special, cea mai mare, primar, cel mai bun, cel mai rău, de încredere.
10. Interdicții stilistice:
Cu respect, relativ. O.
Datorită faptului că. Deoarece.
Luați în considerare. Luate în considerare.
Acesta este atașat. Aplicație.
Influența. Influența.
Cu excepția cazului. În plus.
În cazul în care. În cazul în care.
În prezent. Acum.
Corespondența de afaceri nu tolerează discursul suplimentar non-vorbire, inclusiv unele imagini grafice. Scrisoarea ar trebui să fie rezervată și destul de oficial.
Există o regulă simplă: trebuie să vă uitați atent la răspunsul sau la scris.
Dacă o persoană utilizează o limbă de afaceri uscată, este mai bine să "oglindească" în aceeași măsură, dar să introducă mai multă naturalețe. Dacă corespondentul dvs. vă permite o limbă mai liberă și mai naturală, aceasta înseamnă că trebuie să comunicați cu el în același mod, dacă este posibil.
Trimiteți-le prietenilor: