Salutări! Cel mai bine este să pregătiți cazurile pentru stocarea în arhivă sau să aveți probleme cu găsirea documentului potrivit în timp
Derulați: Formarea fișierelor de arhivă
Formarea cazurilor și pregătirea acestora pentru depozitarea în arhive
La începutul fiecărui an, organizația începe să formeze documente în acest caz.
Formarea cazurilor este gruparea documentelor executate într-un dosar în conformitate cu nomenclatorul cazurilor și sistematizarea documentelor în cauză.
În organizațiile de afaceri, cazurile sunt formate central în serviciul Dow sau descentralizate în diviziuni structurale. Practica arată că cazurile se formează, practic, descentralizate, adică în diviziuni structurale. Documentele organizatorice și administrative, formele de înregistrare (contabilitate), textul sumar și documentația de planificare statistică și de raportare, corespondența și alte documente privind principalele activități sunt formate în serviciul DOW. Documentele care reflectă activitățile individuale ale organizației, format în cazul în locul compilării lor în unitățile structurale respective în competența care include anumite aspecte în funcție de poziția lor (de exemplu, în planificarea și departamentul economic, departamentul de contabilitate și raportare, resurse umane și etc).
Formarea cazurilor în unitățile structurale ale organizației este gestionată de angajații responsabili de desfășurarea activității. Controlul formării cazurilor este efectuat de serviciul DOW. Șeful arhivei organizației sau persoana responsabilă de arhivă asigură asistența metodologică necesară în formarea cazurilor, precum și supraveghează desfășurarea acestei lucrări.
La formarea cazurilor, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:
● introducerea în dosar a unor documente executate în mod corespunzător, în conformitate cu rubricile nomenclaturii;
● includeți un exemplar al documentului în cazul;
● Reunirea tuturor documentelor legate de o singură problemă;
● pune aplicații împreună cu documentele principale;
● gruparea documentelor din același an calendaristic într-un singur dosar, cu excepția cazurilor de rulare;
● Separați separat documentele de documente de perioadele de depozitare permanente și temporare.
Documentele nu trebuie plasate în cazul pentru a fi returnate, copii suplimentare, schițe. Cazul nu trebuie să depășească 250 de coli la o grosime de cel mult 4 cm.
În acest caz, documentele trebuie aranjate astfel încât să acopere anumite aspecte în ordinea lor logică.
Actele normative legale și administrative sunt grupate în cazuri pe tipuri și cronologii, cu cereri legate de acestea într-un an calendaristic. Nu este permisă formarea diferitelor tipuri de documente administrative într-un singur caz, de exemplu, comenzi, ordine și instrucțiuni. Fiecare tip de document administrativ este format dintr-o afacere independentă cu numerotarea sa brută și, prin urmare, este supusă înregistrării într-un jurnal independent (carte).
■ Comenzile pentru principalele activități sunt grupate separat de comenzile de personal. Comenzile pentru personalul care (conform listei de documente administrative standard, produse în activitatea organizațiilor, cu indicarea perioadei de depozitare) diferite perioade de depozitare, sunt formate în afaceri separate, și au propriile lor de înregistrare în formularul de înregistrare relevant (revista, carte, carte de fișier).
■ Ordinele de personal se formează în cazuri, în funcție de condițiile de stocare. Trebuie reamintit faptul că este interzisă gruparea documentelor cu perioade de stocare diferite într-un singur fișier.
Comenzile cu o perioadă de valabilitate de 75 de ani includ comenzi de admitere, concediere, transfer, bonusuri, stimulente, concedii administrative lungi, călătorii de afaceri lungi. Pentru comenzile care au un termen de valabilitate de 5 ani, includeți comenzi pentru concediu regulat și educațional, la datorie, pe cheltuială, pe călătorii interne pe termen scurt.
Practica de utilizare a documentelor asupra personalului arată că, cu cantități semnificative de comenzi pentru personalul care are o perioadă de valabilitate de 75 de ani, este mai util să se formeze în cazuri de afaceri. De exemplu, gruparea în ordine distinctă a ordinelor de admitere, concediere, mișcare a lucrătorilor, adică legate de istoricul ocupării forței de muncă, precum și de comenzile separate pentru bonusuri, stimulente și alte plăți, care conțin informații privind salariile. În fiecare caz, ordinele au o numerotare brute independentă.
Prevederile, instrucțiunile, regulile, aprobate prin acte normative de reglementare (ordine, ordine, decizii, decizii etc.) sunt grupate împreună cu documentele specificate. Atunci când sunt aprobate ca documente independente, ele sunt grupate în afacerile independente.
Protocoalele din caz sunt aranjate în ordine cronologică după datele de compilare.
■ Documentele din fișierele personale sunt localizate în momentul în care acestea sunt primite.
■ Conturile personale pentru salariile angajaților sunt grupate în cazuri separate și sunt ordonate în ordine alfabetică a numelor.
■ Cardurile personale ale angajaților se formează, de asemenea, în cazuri de alfabet de nume de familie.
■ Corespondența este grupată, de regulă, pentru perioada anului calendaristic și este sistematizată în ordine cronologică; documentul-răspuns este plasat în spatele cererii de documente. Odată cu reluarea corespondenței referitoare la o anumită chestiune, care a început în anul precedent, documentele incluse în acordul anului, indicând indicele cauzei anul precedent.
Planurile, rapoartele, estimările, programele de personal și alte documente aprobate sunt grupate separat de proiectele lor.
Pregătirea cazurilor pentru depozitarea în arhivă
Nu toate documentele formate în activitățile serviciului de personal trebuie să fie depuse în arhivă. Documentele serviciului de personal, precum și ale oricărei alte subdiviziuni structurale a organizației, în conformitate cu lista, au condiții de stocare diferite. Arhiva ar trebui să primească documente într-o stare ordonată, termenul de valabilitate fiind de 10 ani sau mai mult.
Documentele care au un timp de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv), sunt stocate în unitățile structurale respective în locul lor de stabilire (de exemplu, resurse umane, contabilitate, etc.) în locuri special amenajate pentru ele (camere individuale sau dulapuri) înainte de expirarea depozitarea lor conform listelor, după care aceste documente sunt distruse în modul prescris.
Documentele referitoare la personal cu o perioadă de valabilitate pe termen lung includ:
● documente administrative (ordine, ordine, note, înlocuirea ordinelor de personal, decizii etc.);
● liste de personal, inclusiv listele de lucrători în producție cu condiții de muncă periculoase;
● carduri de contabilitate personală, incl. lucrători temporari (Formularul T-2);
● conturile personale ale salariaților cu privire la salarii (contabilitate de salarizare);
● Acte de accidente care implică producție;
● comprimate și echipamente ale muncitorilor în ocupații dăunătoare;
Contracte de muncă (contracte), contracte de muncă care nu sunt incluse în dosarele personale;
● Procesul-verbal al reuniunilor comisiilor privind stabilirea vechimii pentru plata primelor de vechime;
● minute de întâlniri, decizii de certificare, comisii de calificare;
● documente (prezentare, aplicatii, caracteristici, autobiografie, extrase din hotărâri, ordine, etc.) de stat privind reprezentarea organizațiilor lucrătorilor care urmează să fie acordate și departamentale premii, conferind titlul, acordarea de premii;
● liste de angajați care urmează o pensie preferențială;
● cărți (cărți) pentru înregistrarea recepției, transferului (transferului), concedierea angajaților.
Termenul de valabilitate al acestor documente în conformitate cu lista este în mare parte 75 de ani. Excepțiile sunt:
● Acte de accidente care implică producție - 45 de ani;
● liste de tarife - 25 de ani;
● Procesul-verbal al reuniunilor comisiilor de stabilire a vechimii pentru plata primului de vechime - 15 ani;
● minute ale întâlnirilor, rezoluții de certificare, comisii de calificare - 15 ani;
● liste de angajați care pleacă pentru o pensie preferențială - 50 de ani.
În termenii stabiliți, organizația este obligată să asigure siguranța și să furnizeze cetățenilor și organizațiilor, în conformitate cu procedura stabilită de lege, informațiile și informațiile conținute în aceste documente.
Principalele tipuri de documente care caracterizează activitatea muncii cetățenilor sunt:
● ordinele, ordinele de conducere pentru admiterea, concedierea, circulația angajaților, furnizarea de sărbători lungi (de exemplu, îngrijirea copilului), bonusuri, stimulente;
● dosare personale, cărți personale ale angajaților (inclusiv lucrători temporari);
● înregistrări contabile personale sau contabilitate de salarizare;
● comprimate și echipamente ale muncitorilor în ocupații dăunătoare;
● contracte de muncă (contracte) sau contracte de muncă care nu sunt incluse în dosarele personale.
Documentele emise în conformitate cu Regulile de bază pentru operarea arhivelor organizațiilor sunt transferate în arhiva organizației prin inventar.
Documentele privind personalul sunt alocate într-un grup separat, sunt sistematizate separat și incluse într-un inventar independent.
Pregătirea documentelor pentru depozitarea pe termen lung include:
● Examinarea valorii documentelor;
● compilarea inventarelor și a unui dispozitiv științific de referință (referință istorică, prefață, indici, cuprins, listă de cuvinte abreviate).
Dacă organizația desfășoară activități personale, cererea este plasată în dosarul personal al angajatului și trebuie păstrată în arhivă timp de 75 de ani. Dacă nu se păstrează fișierele personale, este necesar să se înceapă cazul "Documente (memorandumuri, avize, cereri etc.) - motive pentru ordinele de personal". Astfel de cazuri sunt păstrate timp de 5 ani.
Contractele de muncă și acordurile privind schimbarea lor sunt incluse în dosarul personal al angajatului, dacă organizația desfășoară afacerile personale. În caz contrar, contractele se formează într-un caz separat "Contracte de muncă, contracte cu angajații". Acordurile privind modificarea contractului, încheiate după cum este necesar, sunt anexate la contractul de muncă ca parte integrantă a acestuia.
Vreau să atrag atenția moderatorului la acest post deoarece:
Notificarea este trimisă.
Și tu poți face asta?
Contractele de muncă ale angajaților sunt stocate într-un singur dosar, iar atunci când angajatul pleacă, TD este depus într-un dosar personal și în arhivă?
Vreau să atrag atenția moderatorului la acest post deoarece:
Notificarea este trimisă.
Și tu poți face asta?
Contractele de muncă ale angajaților sunt stocate într-un singur dosar, iar atunci când angajatul pleacă, TD este depus într-un dosar personal și în arhivă? Am făcut exact așa; ordinele mele (personal, lucrători), corespondența, dosarele personale ale angajaților au fost păstrate în dosare separate și păstrate în arhivele organizației. Era mai convenabil pentru mine.
Colegul a demisionat, toți au semnat, documentele au fost emise în termen de trei zile lucrătoare, un card T-2 + un dosar personal în ordine alfabetică în arhivă.
Vreau să atrag atenția moderatorului la acest post deoarece:
Notificarea este trimisă.
«Primul ← Anterior 1 Următorul → Ultima (1) »
Pentru a răspunde la acest subiect trebuie să te înregistrezi.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: