Un bun secretar dublează eficiența șefului său. Un secretar rău o reduce la jumătate.
Secretar - una dintre principalele figuri din mediul imediat al capului, asistentul său permanent și deseori de încredere.
Eficiența și cultura serviciului managerului este în mare parte determinată de calitatea activității secretarului.
Baza cerințelor pentru organizarea activităților de secretariat constituie respect pentru oameni, attentiveness și sensibilitate la nevoile lor, utilizarea rațională a timpului de muncă și a personalului, responsabilitate sporită, profesionalism, diligență și precizie, depășirea constantă a elementelor formale birocratice în activitatea sa. Există aproximativ două tipuri de activități de secretariat: punerea în aplicare a unei unități în totalitate sau în mare parte clericală de control al serviciului sau un sub-secțiune mare și de a efectua funcții în același timp, șeful secretarului; funcțiile numai de secretar al capului.
Nu există nicio diferență fundamentală între aceste tipuri de activități de secretariat. Cu toate acestea, sarcina și termenii de referință ai secretarului universal în cadrul întreprinderii diferă semnificativ de sarcinile și îndatoririle secretarului, menite să servească numai conducătorul.
Secretar de afaceri mici asigură un aparat de control al serviciului de birou efectuează de imprimare, de multe ori persoana care este responsabilă de arhivă servește teletype, fax, oferă angajaților cu rechizite de birou, ține evidența prezenței angajaților la locul de muncă, servește ca un curier, și alte operațiuni, numărul de administratori de servicii.
Secretarul, care deservește exclusiv sau în principal capul, îndeplinește și alte funcții.
Asociația Europeană a Secretarilor Profesioniști definește rolul lor principal: să cunoască esența activității conducătorului lor, să poată prelua o parte semnificativă din activitatea sa.
În acest sens, secretarul de conducere are astfel de sarcini:
- asistență cuprinzătoare pentru salvarea timpului de lucru al managerului, facilitarea muncii sale, eliberarea managerului, efectuarea operațiunilor de rutină necrezătoare;
- îmbunătățirea suportului informațional pentru cap; crearea de condiții care să contribuie la munca productivă și eficientă a managerului;
Unii manageri subestimă ajutorul pe care secretarul îl poate oferi. Funcțiile sale sunt adesea reduse la scriere, transfer de documente și instrucțiuni verbale, "protecția" ușii sediului central. Acest lucru poate fi explicat, pe de o parte, printr-un nivel scăzut al calificărilor profesionale, de la al doilea - prin neîncrederea capabilităților secretarului și, prin urmare, a cererii insuficiente pentru activitățile sale.
Plasați lista de direcții ale Secretarului de activitate, a cărui aplicare îi va permite să furnizeze cel mai de ajutor la cap. Acesta ar trebui să nu se concentreze pe activitatea Secretarului tehnologie (cum se face), deoarece aceste aspecte sunt tratate în beneficii speciale pentru organizarea secretarului de muncă, precum și cu privire la structura operațiunilor de birou (ce să facă).
Bazându-se pe abilitățile secretarului, încrederea lui, oportunitatea de a-și îmbunătăți abilitățile și alți factori, fiecare lider formulează cerințele pentru secretarul său.
Funcțiile principale ale secretarului, legate de acordarea asistenței directe către cap, pot fi grupate în următoarele grupe:
- lucrul cu documente;
- controlul asupra stării locului de muncă al managerului;
- organizarea managerului de comunicare;
- organizarea acceptării vizitatorilor;
- participarea la pregătirea și desfășurarea reuniunilor; organizarea timpului de lucru al managerului;
- pregătirea și executarea călătoriilor de afaceri;
- serviciu operativ de referință de referință al capului;
- executarea ordinelor personale ale capului; menținerea contactelor de lucru cu subordonații;
- acțiuni în caz de urgență.
Secretarul poate îndeplini alte sarcini și sarcini, necesitatea în care se află stilul de activitate al întreprinderii, stilul de activitate al managerului, natura relației dintre manager și secretar și alți factori legați de mediul de afaceri.
La asignarea la muncă, secretarul ar trebui să fie instruit de către cap. Briefing-ul nu duplică descrierea postului secretarului, ci îl completează cu o serie de cerințe specifice.
Aceste cerințe reflectă stilul muncii managerului, abilitățile și obiceiurile sale. Secretarul trebuie să le ia în considerare cât mai mult posibil. Instruind secretarul, este necesar să-i atrag atenția asupra ordinii stabilite, a tradițiilor care s-au dezvoltat și a specificului muncii și conducerii conducătorului. Toate aceste detalii influențează semnificativ relațiile dintre șef și secretar, promovează o mai bună înțelegere reciprocă și interacțiunea lor.
Atunci când alegeți un angajat pentru funcția de secretar, se recomandă să se țină seama de astfel de cerințe:
1. Disponibilitatea abilităților profesionale. Secretarul trebuie să fie capabil de a imprima în două limbi, și de preferință trei, stenografie, să efectueze toate operațiunile de birou (de înregistrare, de control, prepararea și prelucrarea documentelor, formarea de cazuri, elaborarea unei nomenclaturi, pregătirea de cazuri pentru depozitare și altele asemenea), să cunoască elementele de bază ale arhivelor, reguli de funcționare a echipamentelor tehnice, care sunt utilizate în munca de birou, tehnica de lucrări pe un calculator, psihologia de bază și organizarea muncii administrative.
2. Experiență în activitatea organizatorică. Secretarul ar trebui să-și poată organiza independent munca, ținând cont de cerințele managerului, de condițiile de muncă, de particularitățile aparatului de conducere.
3. Dorința de a lucra și abilitățile adecvate, sentimentele de responsabilitate. Activitatea secretarului ar trebui să se caracterizeze printr-un grad înalt de fiabilitate în îndeplinirea sarcinilor atribuite de manager, disponibilitatea de a-și asuma responsabilitatea pentru implementarea acestora.
4. Independență, inițiativă. Secretarul ar trebui să poată lua decizii independente în situațiile necesare, lăsând liniile directoare generale ale managerului. Inițiativa, pe care secretarul o identifică în același timp, ar trebui să fie sprijinită, dar nu să depășească anumite limite: o înlocuire inacceptabilă a capului de către secretar.
5. Precizie, acuratețe, punctualitate, temeinică.
6. Abilități de comunicare. Abilitatea de a comunica, de a intra tact în contact, de a înțelege publicul și de a-și apela sprijinul; dorința de a fi util; oferiți-vă ajutorul.
7. Abilitatea de a se comporta cu oamenii. Extras, tact, abilitatea de a păstra secretele oficiale și personale, sensibilitate.
Lucrarea secretarului cu documentele care ajung în fruntea O parte din documente ajunge la cap pentru examinare, luarea deciziilor și rezoluția. Când lucrați cu aceste documente, secretarul poate ajuta liderul în acest fel.
2) alegerea materialelor care pot ajuta capul la revizuirea documentelor care sosesc, pentru a evalua corect situația și a lua decizia necesară.
3) alegerea și transferarea la conducere a documentelor care necesită luarea unei decizii imediate (implementare).
Se poate argumenta că participarea secretarului la crearea documentelor este una dintre cele mai eficiente modalități de acordare de asistență capului. Misiunea sa este de a crește în mod constant cerințele pentru calificarea secretarului, pentru a realiza performanța independentă a lucrărilor și operațiunilor relevante.
Organizarea recepției vizitatorilor
Asistența liderului în organizarea și găzduirea vizitatorilor este una din sarcinile principale ale secretarului. Există trei grupuri de persoane cu care șeful menține contacte regulate de afaceri: angajații întreprinderii; reprezentanți ai altor întreprinderi; cetățeni, pe care conducătorul îl ocupă de aspecte ce țin de competența organizației pe care o conduce.
Cerința generală pentru secretar în timpul acceptării vizitatorilor este că unele dintre persoanele care au venit la supraveghetor trebuie să fie adresate altor angajați. În acest caz, bineînțeles, interesele cazului nu trebuie să sufere și trebuie respectat dreptul cetățenilor.
Organizând personalul de la recepție, este recomandat să restrângeți aceste recomandări.
În cazul în care un angajat insistă asupra întâlnirea cu capul în cel mai scurt timp alocat pentru recepție, secretarul este obligat să raporteze acest lucru la cap, spunând numele angajatului și subiectul pe care-l interesează; în continuare se acționează în conformitate cu instrucțiunile capului, informându-i despre angajat.
Un număr de lideri se restrânge în afara principiului democratic "oricine poate veni la mine în orice moment", care atrage cu caracterul său democratic. Cu toate acestea, din punctul de vedere al organizării conducerii și al activității unui lider, acest lucru nu poate fi considerat corect. Ușile cabinetului sunt întotdeauna deschise, aversiunea constantă a atenției capului nu contribuie la munca productivă, disciplina angajaților, menținerea eficienței managerului.
Organizarea recepției lucrătorilor din alte organizații, secretarul este obligat să afle dacă are loc coordonarea întâlnirii preliminare a persoanei cu șeful; dacă da, secretarul informează șeful despre sosirea acelei persoane; dacă este necesar, îi amintește de o vizită viitoare și de viitoarele acte, în conformitate cu instrucțiunile sale. Dacă nu există un acord anterior, secretarul, după ce a clarificat esența subiectului, numele organizației de unde a sosit persoana și numele său de familie, evaluează informațiile primite și, dacă este posibil, îi direcționează către unitatea structurală corespunzătoare. Dacă acest lucru nu este posibil, secretarul raportează șefului și acționează în continuare în conformitate cu instrucțiunile.
În nici un caz secretarul nu trebuie să trimită persoanele care au sosit la conducător fără comunicarea sa anterioară. Prezentând vizitatorul, secretarul numește în mod clar numele, funcția, organizația. În niciun caz vizitatorul nu trebuie să intre în biroul managerului fără raportul secretarului.
În cazul în care supraveghetorul este absent în timpul programat mai devreme pentru recepția din motivele cunoscute secretarului, acesta din urmă, în numele șefului scuze, să explice motivul absenței sale (detenție) și sunt de acord chaє | următoarea întâlnire.
De regulă, capul duce vizitatorii unul câte unul. Cu toate acestea, la cererea sa, secretarul poate fi prezent în timpul conversației și face note necesare pentru cap. După ce a terminat recepția vizitatorului, șeful sau, la cererea acestuia, secretarul fixează o decizie în jurnal sau carte. Dacă este necesar, stabiliți controlul asupra punerii sale în aplicare.
Comunicarea între manager și secretar la momentul recepției poate fi susținută de alarme vizuale și sonore. De exemplu, un vizitator este foarte persistent, lipsit de tact, iar în cazul de nemulțumire față de decizia conducătorului, nu pleacă de la birou, revenind la întrebarea mea, punând presiune pe cap și l-au amenințat. În acest caz, managerul de semnal condiționat poate provoca secretarul, Katori va observa că recepția este epuizată, capul este ocupat, așteaptă alți utilizatori.
Dacă liderul nu este prezent, secretarul ar trebui să avertizeze pe cei care au intrat la recepție. Dacă acest lucru nu este posibil, el, în numele capului, cere să i se ierte și oferă un alt moment pentru admitere.
Este necesar să se creeze condiții favorabile pentru vizitatorii care așteaptă recepția. În zona de recepție trebuie să fie scaune confortabile sau fotolii, umerașe, masă cu ziare și reviste, materiale de scris, o carafă de apă, dar altele.
Împreună cu organizarea supervizorul lor la locul de muncă ar trebui să acorde o atenție la interiorul de primire, să-l doteze cu mobilier modern, alege flori, plante verzi, opere de artă (tablouri, fotografii, scheme de artă realizate, machete dar al.), O imagine stilizată a obiectelor referitoare la activitățile întreprindere.
Secretarul depinde de starea de spirit a vizitatorului, prin contactul cu managerul. Prin urmare, Secretarul General ar trebui să depună toate eforturile pentru a se asigura că speranța de a primi era calmă, prietenoasă, relativ simplu pentru a efectua cererile de vizitatori, să nu creeze dificultăți artificiale în primirea cetățenilor.
Participarea secretarului la pregătirea și desfășurarea reuniunilor
Întâlnirea este una dintre responsabilitățile și elementele de muncă intensive în activitatea șefului. Practica internă arată că participarea activă și participarea secretarului la pregătirea și organizarea întâlnirii este mai degrabă o excepție decât o regulă. Între timp, experiența străină arată că o mare parte din munca de pregătire și organizare a întâlnirilor poate fi efectuată de secretar.
Pentru a atinge acest obiectiv, șeful trebuie să solicite și secretarul să fie gata să efectueze astfel de operațiuni:
- Supraveghea întreținerea și a invitat materialele necesare (teze, broșuri) și articole de papetărie, dacă este necesar, secretarul efectuează în mod independent, aceste operațiuni;
- să înregistreze cei care au ajuns la întâlnire și să conducă această lucrare; raportați în fața șefului, înainte de începerea reuniunii, numărul celor care au sosit și disponibilitatea vorbitorilor;
- pregătiți materialul ilustrativ în funcție de informațiile furnizate de cap (grafică, diagrame, tabele etc.);
- ținerea procesului-verbal al reuniunii;
- Instrucțiunile de operare ale capului sunt urmate la ușa întâlnirii;
- să întocmească un protocol sau o transcriere, să le multiplice, să trimită materialele întâlnirii;
- Stabilirea controlului asupra punerii în aplicare a deciziilor luate și informarea șefului acestuia despre acest lucru.
Organizarea managerului de comunicare
Secretarul ar trebui să fie bine informat cine, când și în ce privințe pot fi legate cu liderul. Un refuz tactat de a vorbi cu liderul este necesitatea unui secretar.
Șeful trebuie să informeze secretarul despre timpul de absență și de ședere; care, dacă este necesar, poate oferi o referință exhaustivă sau se poate conecta cu liderul.
Organizarea timpului de lucru al managerului
Munca bine organizată cu secretarul va permite capului să reducă costurile forței de muncă, să mențină ritmul dorit de muncă, să evite întârzierile, să îmbunătățească nivelul de organizare a subordonaților.
Activitatea generală a șefului și a secretarului va fi eficientă dacă împreună împiedică anumite recomandări. Da, managerul trebuie să-l familiarizeze pe secretar cu planurile de evenimente în care va participa (pentru anul, trimestrul, luna, săptămâna); formularea clară a cerințelor pentru secretar; să își dezvolte și să aprobe descrierea postului; Să-l familiarizeze pe secretar cu orarul lucrărilor sale sau, dacă nu, împreună cu Secretarul, să-l dezvolte.
Secretarul ar trebui să reamintească șefului ședințele, negocierile, participarea la diferite evenimente și să ia măsuri privind organizarea lor mai bună; în mod clar, să restricționeze programul de lucru programat al managerului (de exemplu, pentru a transfera și a primi documente, pentru a primi subordonații numai la ora stabilită); nu permite managerului să-și piardă timpul (managerul nu trebuie să aștepte un angajat, un abonat, documente, o mașină etc.); respecta activitatea liderului (ar trebui abordată doar atunci când nimeni altcineva nu poate rezolva problema care a apărut, nu poate).
Planurile personale ale managerului și ale secretarului trebuie să fie coordonate.
Menținerea contactelor de afaceri ale capului
Secretarul este obligat să promoveze contactele de afaceri ale conducătorului, organizării și culturii.
În acest scop, trebuie:
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: