Foaia de timp pentru care, de ce și cum să compilați

Fișa de timp trebuie să fie în fiecare organizație, indiferent de forma de proprietate. Pentru absența calendarului, este prevăzută pedeapsa administrativă atât pentru organizația în sine, cât și pentru angajații responsabili. Din articol veți afla:

pentru ce este nevoie foaia de timp?
modul de urmărire a orelor de lucru;
cum să completați foaia de timp
cum, potrivit cardului de raport, să se calculeze beneficiile angajaților

Nu faceți greșeli la completarea documentelor de personal, revista "Salariul" vă va ajuta. Când vă abonați la revista, primiți mai multe bonusuri simultan. Alegeți un bonus și o opțiune convenabilă de abonament aici.

Cine are nevoie de o foaie de timp pentru ce?

Foaia de timp este un document care conține informații despre orele efectiv lucrate și numărul de neprevăzute pentru fiecare lună pentru fiecare angajat al organizației (simplu, bolnav, absenteism, etc.). Acest document este necesar:

contabil. Pe baza informațiilor din fișa de raportare, salariații primesc salarii, plăți pentru concedii, indemnizații, călătorii de afaceri.
autoritățile fiscale. Dacă foaia de timp nu este menținută în organizație, atunci inspecțiile pot verifica corectitudinea încărcării sau a impozitului pe retinere din salariu. Pentru a face acest lucru, este suficient să verificați datele privind zilele lucrate în cardul de raport cu datele privind plata salariilor. Și dacă, de exemplu, un salariat este plătit salariul pentru zile care nu au fost elaborate, societatea poate fi acuzată de supraevaluarea costurilor și, prin urmare, de subestimarea bazei de impozitare a impozitului pe profit. Pentru o astfel de încălcare, o societate poate fi amendată pentru între 20 și 40% din suma taxei neplătite (articolul 122 din Codul Fiscal al Federației Ruse). În plus, vor fi obligați să plătească, în plus față de buget, suma lipsă a impozitului, precum și penalitățile.
reprezentanți ai FSS din Rusia. Fișa de timp poate fi necesară atunci când se verifică corectitudinea calculării prestațiilor plătite din fond;
inspecția muncii. Pe baza cărții de raport, Trudoviks poate evalua dacă drepturile lucrătorilor au fost încălcate, de exemplu, cu privire la respectarea regulilor privind orele suplimentare. Dacă va fi detectată o încălcare, va trebui să plătiți o amendă. Dimensiunea sa pentru organizație este de la 30 000 la 50 000 de ruble. pentru manageri - de la 1000 la 5000 de ruble. În cazul în care capul încalcă în mod repetat legislația muncii, acesta poate fi descalificat pentru o perioadă de la un an la trei ani;
organele de statistică. Pe baza cărții de rapoarte, sunt compilate mai multe rapoarte, de exemplu, formularul nr. P-4.

Deoarece foaia de timp este un document atât de necesar, trebuie să fie emis corespunzător.

Cu toate acestea, colegii dvs. au citit:

Ce amenință cu lipsa unei foi de timp

Legea muncii nu stabilește un articol separat pentru ignorarea dosarelor de personal. În ciuda acestui fapt, în cazul în care compania nu menține o foaie de timp. ea poate fi trasă la răspundere pentru partea 1 a articolului 5.27 din Codul de contravenții administrative a Federației Ruse pentru încălcarea legislației muncii. Pentru oficialii - un avertisment sau o amendă de la 1000 la 5000 de ruble. Pentru organizație - o amendă de 30 000 până la 50 000 de ruble.

Cine completează foaia de timp

Șeful companiei desemnează angajații responsabili pentru păstrarea calendarului. De regulă, aceștia sunt șefi de departamente. Numirea responsabilului face o comandă (exemplul de mai jos) și îl prezintă angajaților responsabili împotriva semnăturii. În companiile cu un număr mare, poate exista o rată separată a cronometrorului. Cronometrorul trece foaia de timp la serviciul de personal, de acolo intră în departamentul contabil deja ocupat.

Care ar trebui să fie forma foii de parcurs

formularul Т-12 «Tabelul contului de lucru și calcularea unei plăți»
formularul T-13 "Foaia de timp de lucru"

Forma fișei de lucru T-12 este utilizată atât pentru perioada de lucru, cât și pentru calcularea unei plăți. Companiile care înregistrează temporar și personalul de salarizare lucrează separat, pot completa numai secțiunea 1 "Contabilitatea orelor de lucru".

Forma fișei de timp a timpului de lucru T-13 poate fi aplicată dacă reflectarea timpului de lucru este automată.

De asemenea, compania își poate dezvolta propriul document ținând cont de nevoile existente. În același timp, trebuie să conțină o serie de rechizite obligatorii. Programele de contabilitate personală conțin formulare unificate.

Puteți descărca foaia de timp gratuită în Excel pe site-ul revistei electronice "Salariu". Pentru a face acest lucru, trebuie să tastați "foaia de timp" de pe linia de căutare din secțiunea "Formulare".

Tabel. Obligații obligatorii pentru foaia de parcurs

Completarea foii de parcurs

Foaia de timp (puteți descărca formularul pe site-ul revistei electronice "Salariu") este păstrată în fiecare zi lucrătoare în cursul lunii. În ultima zi a lunii, numărul total de ore lucrate și neparticiparea fiecărui angajat este rezumat.

Un card de raport este compilat într-o singură copie și trimis la departamentul contabil. Rețineți: în companiile în care avansul este taxat pentru timpul efectiv lucrat, datele din calendar trebuie să fie trimise la departamentul de conturi cel puțin o dată pe lună.

Tabelul înregistrează informații despre angajații care lucrează pe baza contractelor de muncă, pe principiul "o poziție post-una". Executarea sarcinilor pentru un alt post în timpul principal de lucru, în ordinea combinării profesiilor sau înlocuirea angajatului temporar absent în cardul de raport, nu este reflectată. De asemenea, contractanții care lucrează pe baza contractelor de drept civil nu sunt incluși în foaia de parcurs. Dar dacă angajatul este un lucrător intern cu fracțiune de normă, atunci raportul ar trebui să se reflecte de două ori pe cardul de raport.

Apoi, considerăm umplerea fișei de timp conform formularului T-13.

Începeți să completați cu antetul documentului. Aici, numele complet al companiei este indicat în conformitate cu documentele constitutive și cu codul său conform directorului OKPO, pe următoarea linie - pentru care unitate structurală este compilată cardul de raport, dacă este cazul.

Apoi numărul de ordine al documentului, data de compilare (aceasta este, de obicei, ultima zi a perioadei de raportare) și, de asemenea, ce perioadă acoperă (de obicei o lună calendaristică) este înregistrată.

După capăt, continuăm să umplem partea principală a documentului.

În coloana 1 se afișează numărul de ordine al angajatului.

Coloanele 2 și 3 indică numele complet al angajatului, poziția sa atribuită numărului de personal. Pentru a completa aceste coloane, este necesar, pe baza informațiilor din cardurile personale ale angajaților (formularul nr. T-2), care sunt conduse conform ordinului (ordinului) privind ocuparea forței de muncă.

Caseta 4 servește ca indicație zilnică a prezenței sau a absenței angajatului. este indicat în partea de sus a unui cod, de obicei sub formă de litere sau cifre, este introdus într-un număr mai mic de ore lucrate, sau poate fi lăsat necompletat - două celule unul sub altul este alocat pentru fiecare zi.

Dacă notația nu specifică timpul care trebuie să fie reflectat în cardul de raport, organizația poate introduce propria sa denumire alfabetică (numerică). De exemplu, dacă doriți să reflecte pauzele care alăptează prevăzute cu copii femeile care lucrează sub vârsta de un an și ani și jumătate (Art. 1, Art. 258 din LC RF), puteți introduce un CD cod de litere și digitale 37. Deoarece astfel de pauze sunt incluse în timpul de lucru și plătite câștigurile salariale medii, în contrast cu programul normal de lucru, linia de jos va trebui să specificați durata întreruperii (cap. 4 din art. 258 din LC RF).

Tabelul de coduri care sunt introduse în foaia de parcurs (formularul poate fi descărcat gratuit pe site-ul revistei electronice "Salariu") este prezentat mai jos.

Tabel. Notațiile din foaia de parcurs

Coloana 5 arată câte zile și ore sunt elaborate pentru fiecare jumătate a lunii - zile de la început, ore din partea de jos.

Coloana 6 specifică aceleași date, dar pentru o lună întreagă.

Coloanele 7-9 sunt concepute astfel încât să reflecte informațiile necesare pentru calcularea salariilor. Dacă se utilizează același cod de salarizare și un cont corespunzător pentru toți angajații care sunt incluși în cardul de rapoarte, coloanele corespunzătoare cu același nume trebuie completate în antetul acestui tabel. În acest caz, graficele 7-8 direct în linia angajatului sunt goale și trebuie doar să specificați datele din coloana 9.

După el, în coloana 8 trebuie să introduceți numărul contului în conformitate cu planul de conturi, care corespunde acestui tip de plată. Coloana 9 specifică numărul de zile sau ore care au fost elaborate în funcție de tipul de plată înregistrat.

Coloanele 10-13 includ informații despre absența unui angajat la locul de muncă - aici trebuie să specificați codul motivului corespunzător, precum și câte zile sau ore se referă la acesta.

O foaie de parcurs este semnată de persoana responsabilă de completarea acesteia, precum și de șeful unității structurale, de angajatul serviciului de personal sau de directorul companiei.

Mai jos veți găsi un eșantion care completează foaia de timp.

Foaia de timp pentru care, de ce și cum să compilați

Un alt caz în care poate fi cerută o foaie suplimentară este faptul că angajatul a fost absent de la locul de muncă, dar nu a sunat, nu a precizat, din ce motiv. Într-o astfel de situație, înainte de a introduce calendarul în departamentul contabil, coloana "Notificări privind prezența și neparticiparea la locul de muncă la numerele lunii" poate fi lăsată necompletată. Dacă angajatul nu a apărut în momentul în care a fost predat cardul, nu a prezentat documente justificative, cartea de vizită pentru non-apariție din motive inexplicabile - codul HH sau 30 ar trebui să fie introduse în cartea de raport.

Odată ce angajatul va depune documente, cum ar fi concediu medical de sprijin, HH codul trebuie să înlocuiți codul B sau 19. În acest caz, pontajelor închise atașează foaie suplimentară cu informații precise cu privire la angajat.

Perioada de valabilitate a foii de parcurs

Cum se calculează beneficiile angajaților conform foii de parcurs

Toate codurile din foaia de parcurs sunt împărțite în două grupe: plătite și neachitate.

În cazul neplătit, de exemplu, se face referire la codul "B" - week-end-ul și sărbătorile care nu se desfășoară. Pentru comoditate, lista de coduri neplătite este prezentată în tabelul de mai jos.