Clasificarea documentelor este împărțirea documentelor în clase în funcție de cele mai comune trăsături ale asemănării și diferenței.
Unificarea și standardizarea formelor de documentație de management.
Unificarea este reducerea varietății de documente, reducerea varietății formelor lor de structură a structurilor lingvistice și funcționarea procesării contabile și a stocării.
Lucrarea de unificare include:
1) Dezvoltarea sistemelor de documente unificate (USD)
2) Introducerea de USD și interdepartamentale
3) Introducerea USD pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea lor ulterioară.
Standardizarea este normalizarea obligatorie pentru aplicare, normele și cerințele optime pentru elaborarea și prelucrarea documentelor. Adoptat în conformitate cu procedura stabilită, pentru utilizare generală și repetată în munca de birou.
Componența bazei metodologice normative a suportului de documentare.
Standarde de stat pentru documentare.
• GOST R 51141-98 "Activități de birou și arhivă. Termeni și definiții. "
• GOST R 50922-96 "Securitatea informațiilor. Termeni și definiții de bază ".
• GOST 6.10.4-84 "Sisteme unificate de documentare. Acordarea forței juridice documentelor de pe suportul de mașină și a mașinilor create prin intermediul infrastructurii informatice. Dispoziții de bază ».
• GOST 6.10.5-87 "Sisteme unificate de documentare. Cerințe pentru construirea unui formular de eșantion. "
• GOST 17914-72 "Cutii de depozitare pe termen lung. Tipuri, dimensiuni și cerințe tehnice ".
Sisteme unificate de documentare
RDC, în conformitate cu definiția standard, este un „sistem de documente, creat de aceleași reguli și cerințe care conține informațiile necesare pentru a gestiona un anumit domeniu de activitate“ "
Reguli generale și reglementări pentru procesarea documentelor
Toate tipurile de documente sunt realizate pe hârtie de anumite dimensiuni - formate, calitate corespunzătoare (densitate și alb).
GOST 9327 stabilește trei serii de formate de consum: A, B, C. Seria A este de bază; rândurile B și C sunt suplimentare. Fiecare foaie a documentului, eliberată atât pe formular cât și în afara acestuia, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:
În conformitate cu practica stabilită, sa stabilit următoarea ordine de numerotare a paginilor pentru documentele cu mai multe pagini. Toate paginile, cu excepția primelor, sunt numerotate. Dacă textul documentului este imprimat pe ambele părți ale foii, părțile frontale sunt numerotate în numere impare, iar laturile inverse sunt uniforme.
Numărul paginii este imprimat pe foaia superioară a foii în mijloc, la o distanță de cel puțin 10 mm de tăierea de sus. Numărul paginii este scris în cifre arabe fără punctuație (punct), fără cuvântul "pagină", variantele sale abreviate "p". sau "c." și semne de liniuțe ("liniuțe").
În documente sunt admise abrevieri de cuvinte general acceptate, precum și abrevieri stipulate în documentele normative.
Să dăm exemple pentru cele mai frecvente cazuri.
Cuvintele cu nume geografice: orașul - orașul. Settlement - satul tip urban - smt. Înainte de a declara orașele Moscovei și Sankt-Petersburg, litera "g". nu a fost pus. Scrisoarea "g". De asemenea, nu este pus în fața orașelor, în numele cărora există cuvântul "oraș" (Novgorod, Volgograd, etc.).
Abrevieri ale combinațiilor de cuvinte sunt permise: și așa mai departe, etc., etc., etc., etc., și altele - și altele.
Abrevierile utilizate în acest document pot fi utilizate. În acest caz, abrevierea sau abrevierea adoptată este indicată în paranteze imediat după prima menționare a ortografiei complete a unui cuvânt sau a unei fraze scurtate. Cu toate acestea, pentru a reduce același cuvânt sau aceeași expresie în moduri diferite sau pentru a le scrie într-un singur loc complet și într-o altă formă abreviată nu este permisă.
9 Tipuri de documente organizatorice și administrative
Instrucțiuni, instrucțiuni etc.
Standardul de stat pentru sistemul de documentație organizatorică și administrativă stabilește un set de cerințe specifice acestor documente.
Următoarele cerințe ale documentelor sunt stabilite de OST:
01 - emblema națională a Federației Ruse;
02 - stema subiectului Federației Ruse;
03 - o emblemă a organizației sau o marcă (marcă de serviciu);
04 - codul organizației;
05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al persoanei juridice;
06 - numărul de identificare al contribuabilului / codul motiv al înregistrării (TIN / CAT);
07 - codul formularului de document;
08 - numele organizației;
09 - date de referință privind organizația;
10 - denumirea tipului de document;
11 - data documentului;
12 - numărul de înregistrare al documentului;
14 - locul de pregătire sau publicare a documentului;
16 - ștampila aprobării documentului;
18 - rubrica textului;
19 - marca de control;
20 - textul documentului;
21 - o notă privind disponibilitatea cererii;
23 - clasificarea documentului;
24 - vize de aprobare a documentelor;
25 - amprenta sigiliului;
26 - o notă privind certificarea copiei;
27 - o notă despre interpret;
28 - o notă privind executarea documentului și transmiterea acestuia în dosar;
29 - o notă privind primirea documentului în organizație;
30 - ID-ul copiei electronice a documentului.
Forma documentului este o foaie standard de hârtie pe care se reproduce informația permanentă a documentelor și se alocă spațiu pentru informația variabilă.
Compoziția documentelor de informare și de referință include, de regulă:
• Memorandum;
• Notă de serviciu;
• Notă explicativă;
• Propunere;
• Prezentare;
• Aplicație;
• Protocolul;
• actul;
• Ajutor;
• Concluzie;
• feedback;
• Listă;
• Listă;
• Corespondența.
Spre deosebire de documentele administrative, aceste documente nu pot necesita executarea.
Aceste documente de informare și de referință, cum ar fi memorii (serviciu) și note explicative, buletine de referință instrumentele sunt mijloacele primare de svyazeyorganizatsii comunicare internă. Acestea pot fi pregătite pe calculator sau compilate manual și semnate de către inițiatorul lor.
Articole similare
-
Localizarea rezervorului septic în domeniul normelor și regulilor
-
Masaj general pentru recepții, reguli, recomandări pentru copii
Trimiteți-le prietenilor: