Problema corelației dintre hârtia și circulația electronică a documentelor, publicarea în jurnalul "Young

Cu fiecare zi care trece, documentele electronice devin tot mai frecvente și mai masive. gestiune electronică a documentelor a fost extins la # xa0, servicii bancare, de asigurare, de audit, proiectare, consultanta, fiscale și # xa0; alte activități, și # xa0, mai important, # xa0, activitățile autorităților publice.







Cuvinte cheie: documente electronice, circulație documente, SED, DOW.

Astăzi, tranziția spre circulația de documente în principal electronică este una dintre sarcinile prioritare ale statului. Abordarea aspectelor legate de implementarea pe scară largă a tehnologiilor pentru lucrul cu documentele electronice și # xa0; gestionarea documentelor electronice în # xa0; scara de stat este foarte rapidă. Dificultățile sunt create de cadrul legislativ și de reglementare care nu a fost implementat la scară completă. Adoptarea unui număr de legi este promițătoare, de exemplu - "Despre guvernarea electronică", "Pe documentul electronic". De asemenea, este necesar să se difuzeze documentul electronic în # xa0; diverse alte sfere ale societății, care vor asigura crearea unui spațiu comun de informații în # xa0, Federația Rusă, dezvoltarea societății informaționale, îmbunătățirea activității a numeroase structuri ale societății.

Desigur, este imposibil să dezvălui toate domeniile de aplicare a unui document electronic. Cel mai răspândit pe care la găsit în activități fiscale de stat, bancar și fiscale. Dar, dincolo de aceasta, managementul documentelor electronice devine o componentă importantă în educație, medicină, știință și # xa0; n. și # xa0; componenta principală a organizării unei afaceri de succes în organizații cu diverse forme de activitate. Documentele electronice devin treptat un element al activității economice a multor organizații. Acest lucru se datorează, în primul rând, specificului transportatorului și, de asemenea, caracteristici caracteristice ale creării, transmiterii, stocării, desfășurării, procesării, utilizării, schimbării informațiilor electronice.

Introducerea de gestiune electronică a documentelor trebuie să ia în considerare, atunci când utilizarea acestuia este interzisă, ce documente trebuie să fie în mod necesar reprezentate în # xa0, hârtia originală, care este mai eficient în crearea # xa0; electronic.

De exemplu, în # xa0; outsourcing HR tranziție completă la # xa0; sistem de management al documentelor electronice, nu poate, pentru că în cazul în care documentul de personal trebuie să conțină semnătura personală a lucrătorului, acesta trebuie să fie de proiectare în # xa0, sub formă de hârtie pentru a se asigura în mod corespunzător raportul juridic al lucrătorului și # xa0; angajator . În plus, reglementa strict comportamentul de cărți de muncă. Aceasta și # xa0, o serie de alte documente de personal pot fi elaborate, completate și # xa0, stocate exclusiv în # xa0; hârtie. În același timp, menținerea dosarelor de personal la # xa0, de exemplu, au fost mult timp împărțite cu privire la proiectarea și # xa0; stocarea informațiilor relevante în # xa0; bază de date computerizată și # xa0; stocarea fișierelor personale ale angajaților din # xa0; sub formă de hârtie. Crearea unei arhive electronice este asociat cu # xa0, respectarea unui număr de condiții importante: pentru a asigura integritatea autenticității documentelor (autenticitate) a documentelor, accesul la documente, care # xa0; e .. Acesta trebuie să fie menținută în oportunitate de timp pentru a face cunoștință cu # xa0, textul documentului. Aici este necesar să ne amintim # xa0; dezvoltarea tehnologiei și # xa0; formate de fișiere. Prin urmare, depozitarea pe termen lung a documentelor de hârtie necesită prezența a originalului, la # xa0, care este lipsită de problemele de mai sus (dificultate rămâne doar în # xa0; asigurarea integrității fizice și # xa0; disponibilitatea de spațiu de stocare).

Documentele electronice pot avea medii diferite, la care nu sunt strict legate (de exemplu, cu hârtie # xa0), există posibilitatea de a transfera informații de la # xa0; un purtător în altul. Acest lucru creează un alt aspect al utilizării lor - ele nu pot fi percepute în # xa0, forma fizică, pentru perceperea unor astfel de documente necesită mijloace speciale (xa0 tehnică și #; software).

Avantajele înregistrărilor electronice este abilitatea de a automat auto-actualizare, și # xa0; utilizați, de asemenea, template-uri gata făcute, care reduce cu siguranță, timpul necesar pentru a face informațiile de înregistrare. Găsirea de informații este mai rapid și, de asemenea xa0 #; operativ (5-10 # xa0; economii% forța de muncă) cheltuieli de căutare capabilități pentru cuvinte cheie în # xa0; baze de date informatice. La crearea unui document de proiect și # xa0 convenabil, utilizarea practică a tehnologiei electronice (economii totale de timp de personal va fi de aproximativ 7,5 # xa0;% din full-time), din cauza oportunităților în simplitatea de a intra # xa0, se schimbă prin caracteristici interactive, ceea ce face posibilă interveni în # xa0, text și # xa0, structura, producând la propria discreție și reambalare materiale # xa0; face adăugiri auditive, medial și # xa0; alte tipuri de informații.







Pregătirea și # xa0; documente de proiecte # xa0, în prezent, # xa0, unele organizații de activitate se desfășoară în mod tradițional, dar documentul # xa0; format electronic, este creat cu # xa0, mai puține gramatica, ortografie, stil, și # xa0; altele erorile datorate utilizării de template-uri de calculator. De asemenea, # xa0, proiectul documentului se poate face într-un timp util schimbări mod, corecturi, informații cu privire la # xa0, în care xa0 #, nu va fi afișată versiunea finală. Puteți utiliza documentul electronic pentru a crea alte documente.

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; scurtarea termenelor de coordonare;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; mai ușor de utilizat cu versiunile # xa0;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; asigura transparența procedurii de aprobare.

Au devenit creație pe scară largă de copii ale documentelor în # xa0; electronic. Copiile sunt create de imagistică, adică # xa0 ;. E. procesul de obținere a imaginilor autentice ale documentelor de hârtie. Imaging este etapa inițială a oricărui sistem de intrare a documentelor și # xa0; asociată cu # xa0; procedura de scanare. Scanere permit imagini digitalizate, și # xa0, oferă de asemenea, o serie de caracteristici suplimentare, cum ar fi pagini de aliniere, conversie la # xa0, îmbunătățirea calității, eliminarea zgomotului, și # xa0, elemente de fundal, îmbunătățirea calității transmisiei în text și # xa0 ;. T # xa0; d.

SED oferă și oportunități precum crearea unei arhive electronice. Arhiva Electronică - un sistem hardware și software, care oferă o stocare structurată a documentelor în # xa0, pe cale electronică și # xa0, fiind parte a unui sistem electronic de management al documentelor în întreprindere [3, 3].

Avantajele sale, comparativ cu arhiva de hârtie # xa0;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; căutare rapidă și rapidă a documentelor;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; recuperarea rapidă a documentelor prin parametrii specifici;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; eliberarea spațiilor de birouri din documentele acumulate;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; protejarea documentelor împotriva pierderilor sau daunelor iremediabile;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; delimitarea clară a accesului la documentele # xa0;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; trimiterea rapidă a copiilor documentelor;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; posibilitatea accesului simultan la un document de orice număr de utilizatori autorizați.

O tendință importantă este crearea (în cadrul EDMS sau independent) stocarea specială a originale electronice, oferind stocarea securizată a acestor documente cu # xa0; cerințele de arhive. De # xa0, în timp ce munca Rosarkhiv a început pe stabilirea în # xa0, țara noastră este un stat federal arhivele de documente electronice, care vor trebui să asigure stocarea centralizată a mai valoroase documente de stat electronice [4, 11].

Atunci când se stochează documente electronice, este necesar să se ia în considerare o serie de aspecte. Pe de o parte, acest document nu se uzează, ocupă mai puțin spațiu, este posibil să se păstreze un întreg pachet de documente datorită capacității mari de informare a mass-mediei sale. Din cauza unei astfel de proprietăți, cum ar fi adăugarea de diverse tipuri de informații - multimedia, text și # xa0; creați și # xa0; să stocați documente unice care nu pot fi stocate în hârtie # xa0; De la # xa0; altul, problemele sunt legate de procedurile # xa0; pentru a asigura securitatea documentelor electronice.

Primul aspect al conservării documentelor electronice # xa0; - este respectarea unei anumite condiții de temperatură și umiditate, selectarea media corespunzătoare (în funcție de tipul de documente electronice stocate și # xa0, volumul total al acestora, presupusa perioada de retenție a documentelor și # xa0, oferind un # xa0; ea acces, natura producției și transportatorii înșiși # xa0; condițiile de depozitare anticipate, cerințe pentru a asigura autenticitatea documentelor) și # xa0; stocarea informațiilor în # xa0; mai multe exemplare găzduit pe e n separat devenit un lucru.

Al doilea aspect este legat de # xa0, problemele emergente și de schimbare rapidă # xa0; învechirea hardware și # xa0; software de calculator. De-a lungul timpului, dispozitivul cu # xa0, prin care informația este citită de la # xa0; stocare externă, și să poarte # xa0; schimbările tehnologice necesare uchityvatpri punct de vedere moral ustarevayut.Takie organizarea de stocare pe termen lung a documentelor electronice. Este de dorit să copiați la fiecare 10-15 ani documente cu privire la cele mai noi tipuri de medii electronice.

Pe termen lung apar probleme și reproducerea documentelor electronice în # xa0; este ușor de înțeles pentru o persoană care depinde de software-ul utilizat.

Există mai multe soluții la problemele care decurg din stocarea pe termen lung:

Astfel, documentele electronice datorită avantajelor lor de utilizare au găsit aplicații în diferite domenii și sfere ale activității umane. Gestionarea documentelor electronice crește utilizarea documentelor, îmbunătățește eficiența oricărei organizații. Prin urmare, extinderea interacțiunii electronice este o parte integrantă a creării societății informaționale și a dezvoltării statului, reflectată în # xa0; implementarea politicii adecvate pentru introducerea e-guvernării. Este necesar să se ia în considerare proprietățile speciale ale documentului electronic în diferite etape ale ciclului său de viață. Aceasta necesită rezolvarea problemelor tehnologice, de reglementare și organizaționale.

Termeni de bază (generați automat). documente electronice, în format electronic, managementul electronic al documentelor, documente în format electronic, păstrarea documentelor electronice, documente electronice și, document electronic, sistem electronic de management al documentelor, pe suport de hârtie, de stocare a documentelor electronice, documente electronice starea documentelor electronice într-un mod clar, de stocare de electronice documente, arhiva documentelor electronice, documente electronice stocate și alte documente electronice, copii ale documentelor electronice și accesibilitatea documentelor electronice documente nnyh, managementul documentelor electronice, stocarea documentelor în format electronic.

Cuvinte cheie







Trimiteți-le prietenilor: