Șablonul electronic al formularului este o formă a documentului, prezentată în format electronic. Ca regulă, șabloanele electronice ale formularelor sunt utilizate de organizații în locul foilor de antet pe hârtie, produse prin tipărire.
FORMATUL FORMELOR ȘI DIMENSIUNILOR CÂMPURILOR
6.1 Pentru fabricarea formularelor de documente se utilizează hârtie A4 (210 x 297 mm), hârtie A5 (148 x 210 mm); pentru producerea de formulare pentru instrucțiuni privind executarea documentelor (rezoluții), sunt utilizate dimensiunile de hârtie A5 (148 x 210 mm), A6 (105 x 148 mm).
Fiecare foaie a documentului, eliberată atât pe formular cât și în afara acestuia, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:
Documentele cu perioade lungi de depozitare (mai mult de 10 ani) trebuie să aibă un câmp stâng de cel puțin 30 mm.
Formularele formatelor A5 sunt foarte limitate, în special pentru pregătirea certificatelor, a procurilor, a notelor de serviciu. Pentru majoritatea documentelor organizatorice și administrative (ordine, ordine, regulamente, instrucțiuni, protocoale, scrisori de afaceri etc.) se folosește hârtie A4.
Formularele pentru A5 și A6 (Exemplul 1) sunt stabilite pentru antetul rezoluțiilor.
Reglementări privind dimensiunea câmpurilor de documente oficiale, completate de o cerință că documentele cu un termen de valabilitate de peste 10 ani [2] (documente administrative, reglementările locale, personal, și altele.) Pe marginea din stânga ar trebui să fie de cel puțin 30 mm. Acest lucru va permite documentele cu grijă legat în cazul fără a lua parte a textului.
FORME ÎN MEDIA ELECTRONICĂ ȘI HÂRTIE
6.2 Organizațiile utilizează formulare de documente făcute pe suport de hârtie (documente goale ale autorităților federale cu reproducerea Federației Ruse stemă a întreprinderilor de imprimare fabricate care au certificarea existenței capacităților tehnice și tehnologice pentru fabricație de înaltă calitate a acestui tip de produs) și / sau șabloane de formulare electronice. Formele pe hârtie și modelele electronice ale formularelor trebuie să fie identice în compoziția rechizitelor, ordinea amplasării lor, seturile de fonturi.
Forme de documente pe hârtie și modele electronice de formulare se fac pe baza unor machete de formulare aprobate de șeful organizației.
Formele de documente trebuie să fie făcute pe hârtie albă sau hârtie de tonuri ușoare.
Șabloanele electronice ale formularelor de documente trebuie protejate împotriva modificărilor neautorizate.
În contextul standardului, formularele de documente pe hârtie și modelele electronice ale formularelor sunt echivalente.
Organizația utilizează, de regulă, atât formularele de hârtie, cât și formularele electronice de formulare (de exemplu, pentru documentele interne).
Formele unui tip de document (de exemplu, litere) în formă de hârtie și electronice trebuie să fie identice în ceea ce privește compoziția și designul. Cu alte cuvinte, forma unui document de același tip pe hârtie și modelul său electronic nu trebuie să difere.
O altă cerință importantă - șabloanele electronice ale formularelor ar trebui să fie neschimbate, protejate împotriva schimbărilor neautorizate. [3]
CURĂȚILE DE BLOCARE ȘI LUNGĂ
6.3 Formularele de documente sunt întocmite în conformitate cu Anexa B. Limitele aproximative ale zonelor de amplasare a detaliilor sunt indicate printr-o linie punctată. Fiecare zonă este determinată de totalitatea necesităților sale.
6.4 În funcție de amplasarea obiectelor, sunt instalate două variante de formulare: colț (figura B.1) și longitudinal (figura B.2).
Standard B Anexă - un document detaliază structura de pe blancuri cu o angulare detaliile de localizare (schema B1) (Exemplul 2) și formele cu detaliile privind localizarea longitudinale (schema B2) (Exemplul 3). În acest detaliu zona de locație indicată de linia punctată, sunt aproximative.
DEFINIREA CENTRELOR ȘI FLAGURILOR DE CERINȚE
6.5 Solicitările 01, 02, 03 sunt amplasate în câmpul superior al documentului, deasupra cerinței 05, în mijlocul zonei ocupate de această cerință.
Propsul 03 poate fi situat la stânga la nivelul recuzelor 05.
elemente 05, 06, 07, 08, 09, 13, pentru a limita nivelul de detalii 10, 11 Essential, 12 în limitele zonelor detalii locație aranjate într-un fel:
- centrat (începutul și sfârșitul fiecărei linii de detalii sunt la fel de îndepărtate de limitele zonei de localizare a obiectelor);
- (fiecare linie de rechizite începe de la marginea din stânga a zonei de localizare a rechizitelor).
• centrată (în centrul zonei de amplasare a obiectelor);
• Flag (la marginea din stânga a zonei).
FORME DE FORME
6.6 Se stabilesc următoarele tipuri de formulare de documentație organizatorică:
- forma unui anumit tip de document.
acte juridice normative ale organizației stabilește tipurile de formulare utilizate și soiurile lor (cu antet a unităților structurale, formularul de comandă oficială cu antet, formularul de comandă, forma de protocol, și altele.).
Eșantioane de formulare de documente sunt prezentate în Anexa B.
Compoziția formularelor nu sa schimbat. Cu toate acestea, o dispoziție a apărut că lista tipurilor de formulare utilizate în organizație ar trebui să fie stabilită în actul de reglementare locală (LNA) al organizației. Aceasta poate fi o instrucțiune pentru organizarea muncii sau ordinea managerului, care aprobă simultan tipurile de formulare utilizate și eșantioanele (modelele) lor.
COMPOZIȚIA ȘI DETERMINAREA DETALIILOR BĂNCII
6.7 Formularul comun este utilizat pentru producerea oricăror tipuri de documente, cu excepția scrisorilor de serviciu (de serviciu).
Formularul de ansamblu în funcție de instrumentele constitutive și reglementările locale include detalii 01 (02 sau 03), 05, 06, 07, 13 și pentru limitarea nivelului de detalii 10, 11, 16, 17.
antet în funcție de instrumentele constitutive și reglementările locale include detalii 01 (02 sau 03), 05, 08, pentru a limita nivelul de detalii 10, 11, 12, 15, 17. Literele de formă de unitate structurală cuprinde în plus un reazem 06, cu antet oficial - recuzită 07.
Blank anumit tip de document, cu excepția scrisorii, în funcție de instrumentele constitutive și acte normative locale include detalii cu privire la 01 (02 sau 03), 05, 09, 13 și, dacă este necesar, markerii de restricție pentru detalii locații ale limitelor zona de 10, 11, 16 17. formează un anumit tip de document unitate structurală mai include elemente de recuzită 06, formează un funcționar - 07 recuzită.
Forma comună poate conține (exemplul 6):
01 - "Stema de Stat a Federației Ruse, emblema subiectului Federației Ruse, stema (semnul heraldic) al formațiunii municipale";
02 - "Emblemă";
03 - "marcă comercială (marcă de serviciu)";
13 - "Locul compilării (publicării) documentului";
• rechizite pentru care pe capacele de antet sunt plasate marci limită pentru limitele zonelor:
10 - "Data documentului";
11 - "Numărul de înregistrare al documentului";
16 - "Sfortul de aprobare a documentului";
17 - "Titlu în text".
O antet poate include (Exemplu 7):
01 - "Stema de Stat a Federației Ruse, emblema subiectului Federației Ruse, stema (semnul heraldic) al formațiunii municipale";
02 - "Emblemă";
03 - "marcă comercială (marcă de serviciu)";
08 - "Date de referință privind organizația";
• rechizite pentru care pe capacele de antet sunt plasate marci limită pentru limitele zonelor:
10 - "Data documentului";
11 - "Numărul de înregistrare al documentului";
17 - "Titlu în text".
Forma unui anumit tip de document include (Exemplul 8):
01 - "Stema de Stat a Federației Ruse, emblema subiectului Federației Ruse, stema (semnul heraldic) al formațiunii municipale";
02 - "Emblemă";
03 - "marcă comercială (marcă de serviciu)";
09 - "Denumirea tipului de document";
13 - "Locul compilării (publicării) documentului";
• rechizite pentru care pe capacele de antet sunt plasate marci limită pentru limitele zonelor:
10 - "Data documentului";
11 - "Numărul de înregistrare al documentului";
16 - "Sfortul de aprobare a documentului";
17 - "Titlu în text".
Standardul conține lista maximă posibilă de rechizite pentru fiecare tip de document. Pentru a determina compoziția cerințelor în dezvoltarea formelor de documente, în practică ar trebui să se ghideze de documentele constitutive și LNA.
FORME ÎN LIMBI DIFERITE
6.8. Autoritățile și instituțiile din Federația Rusă, sunt utilizate împreună cu limba rusă ca limbă de stat a Federației Ruse limba de stat (limbile naționale) republici din Federația Rusă, utilizate documente necompletate în limba rusă și limba (limbile) națională republici ale Federației Ruse: Corner (detalii de formular sunt la același nivel: în limba rusă - pe stânga, în limba (limbile) oficială a republicilor în Federația Rusă - dreapta) sau longitudinal s (toate detaliile formularului în limba rusă - de mai sus, mai jos - toate detaliile formei în limba oficială (e) din republicile din Federația Rusă).
Pentru corespondența cu corespondenții străini, folosiți formularele în două limbi - rusă și engleză (anexa B.8) sau altă limbă străină.
Pentru corespondența cu organizațiile străine, standardul recomandă ca formularul să fie pregătit în două limbi: rusă și una dintre limbile străine (cel mai adesea în limba engleză) (Exemplul 11).
DEZVOLTEAZA NOU FORMA SAU NU?
În legătură cu intrarea în vigoare a noului GOST, organizațiile nu sunt obligate să modifice formularele de documente, dacă acest lucru nu este necesar.
Dacă organizația încă ia o decizie cu privire la dezvoltarea de noi forme, algoritmul acțiunilor poate fi după cum urmează:
1. Șeful organizației instruiește departamentul de lucru la birou să elaboreze noi eșantioane (formulare) ale formularelor.
2. Serviciul de birou organizează elaborarea de machete (eșantioane) de forme de documente (dezvoltă în mod independent sau recurge la serviciile unei organizații specializate).
3. Șeful organizației aprobă, prin ordin, noi eșantioane de formulare cu următoarea formulare:
Dacă, în același timp, este elaborat un manual privind fluxul de lucru, în instrucțiune pot fi incluse noi mostre de formulare.
4. Serviciul administrativ și economic ordonă tipărirea formularelor în tipografia sau specialiștii în tehnologia informației ale organizației pregătesc modele electronice de formulare pe baza unor machete aprobate.
CARE DOCUMENTE SUNT DECLARATE SUB NOI GOST?
Angajatul a trimis o declarație la ieșirea din Internet. Angajatorul a emis un ordin de încetare a contractului de muncă, fără a indica motivul concedierii. Judecătoria Rostov a constatat că demiterea este posibilă numai pe baza unei cereri scrise. Deoarece această cerință nu a fost îndeplinită, organizația nu a reușit să evite amenda de 40 de mii de ruble.
Suntem în soc. crearea de rețele
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: