În luna mai a acestui an a avut loc un eveniment istoric - prima factură electronică semnificativă din punct de vedere legal a fost depusă și trimisă în Rusia. În această zi, tuturor entităților economice din țară le-a fost dată posibilitatea de a refuza documentele pe hârtie și a transferat integral facturile primare și facturile în formă electronică. În acest caz, chiar dacă documentele de audit fiscal nu vor fi tipărite pe hârtie (vezi "Cele mai frecvente documente justificative pot fi scanate și trimise la inspecția TKS"). Se pare că o astfel de oportunitate reprezintă un mare beneficiu pentru lucrătorii contabili. Cu toate acestea, la evenimentele care evidențiază gestionarea documentelor electronice (EDI), auziți adesea replici ale contabililor că un document electronic este prea scump în comparație cu hârtia. Contabilii, managerii, care au trecut deja la managementul documentelor electronice (sistemul "Dyadok"), spun acest lucru, este adevărat.
Documentele electronice sunt de câteva ori mai ieftine decât documentele pe suport de hârtie
Concluzia care urmează să fie trase dintr-un interviu realizat studii contabili și manageri, este după cum urmează: costul ridicat al documentelor electronice - acesta este un mit ciudat. Puteți chiar să identificați originea unui astfel de mit. Replica „scump!“ Spune De obicei, cei care tocmai au aflat costul mediu de a trimite un document electronic (depinde de volumul de documente trimise și este de 3-7 ruble) .Cu toate calculele foarte simple, am intervievat indică faptul că hârtia costurile electronice de documente mult mai ieftin . Ce sa întâmplat? Care dintre contabili are dreptate?
Ne-am gândit mult timp pe acest fenomen, și dintr-o dată am dat seama: oameni care se numesc documente electronice scumpe, bazat pe faptul că documentul de hârtie este gratuit. Ele sunt atât de obișnuiți să-l că niciodată nu sa gândit cât de mult un document de hârtie, și cât de mult costă să-l trimită către contraparte sau de inspecție.
Dmitri Lvov, directorul segmentului corporativ al OJSC Rostelecom, o ramură macroregională din Ural:
- În ceea ce privește sucursala noastră, numărul de documente pe care le semnez în formă de hârtie cu clienții noștri este estimat la milioane pe lună. Dacă, de exemplu, înmulțiți un prospect cu costul unei coli, de imprimare, de expediere, prețul unei livrări va varia de la 50 la 100 de ruble. Asta înseamnă că, cu un transfer complet la circulația documentelor electronice în scara macroregională "Ural", putem salva zeci de milioane de ruble pe lună și sute de milioane de ruble pe an. Acesta este un ban destul de tangibil, acesta este banii pentru care merită să lucrăm la introducerea managementului documentelor electronice.
Lyudmila Khomyakova, contabil șef al fabricii de panificație Grigorovici (mărci comerciale "Tsar" și "SOYUZPISCHEPROM"):
- Economiile generate de circulația documentelor electronice se formează nu numai din diferența dintre fabricarea / expedierea unui document pe suport de hârtie și a unui document electronic. Marea problemă este legată de lucrul cu rețelele. Rețelele noastre își păstrează piețele în toate orașele din Rusia, așa că trebuie să tipărim documentele de expediere la sfârșitul lunii și să le trimitem prin poștă. În toate contractele se indică faptul că plata se face numai la primirea documentelor de expediere, astfel încât plata pentru produsele noastre este întârziată.
În plus, din cauza primirii cu întârziere a facturilor și a greșelilor pe care le permit contractorilor noștri, suntem în perioada de achiziție nu primește o deducere a bugetului de TVA de aproximativ 9 milioane de ruble pe lună. Și într-un mod simplu aproximativ 3 milioane de ruble pe lună.
EDO economisește timp și păstrează nervii contabilului
Un alt avantaj evident al managementului electronic al documentelor este ordinea completă a contabilității sau, în termeni moderni, optimizarea procesului de afaceri contabil. Desigur, un bun contabil va asigura această procedură atunci când lucrează cu documente pe hârtie. Singura întrebare este, cât de mult efort va trebui să-și petreacă în acest sens, și de câte ori să rămână în funcție după sfârșitul zilei, deoarece a doua zi sa dus la închiderea „coada“ jumătății primite de la documentele contrapărți de hârtie sau de lucru cu arhive de hârtie, și rapoarte trebuie să fie pregătite în lor timp personal.
Marina Pashkova, contabil adjunct al OAO Kirovsky Zavod:
- Ca parte a dezvoltării strategiei corporatiste a grupului de companii, conducerea, în fața noastră, a departamentului contabil, a fost însărcinată cu reducerea calendarului întocmirii situațiilor financiare, inclusiv prin raportarea consolidată a grupului. După analizarea principalelor motive care împiedică închiderea rapidă a situațiilor financiare, am constatat că unul dintre motive este documentarea imperfectă. Fiecare document este supus procedurii de aprobare în cadrul companiei, apoi este transferat contrapărții - filială, trece și procedura de reconciliere și numai apoi efectuată în contabilitate. În cazul înregistrării incorecte, toate documentele sunt returnate contrapărții, iar întreaga procedură de reconciliere și transfer de documente începe din nou. Nu este neobișnuit ca documentele să fie pierdute în cursul reconcilierii sau transferului către o contrapartidă și trebuie să fie restaurate. Sperăm că circulația electronică a documentelor ne va ajuta în reducerea timpului pentru pregătirea rapoartelor și nu numai. Ne așteptăm la un rezultat pozitiv și în reducerea intensității forței de muncă în formarea și coordonarea documentelor, pregătirea bazelor de date electronice ale documentelor și colaborarea cu autoritățile fiscale la un nivel electronic fundamental fundamental.
Sergey Kulabukhov, director IT al OJSC Kirovsky Zavod:
- Trăim în secolul XXI. Deja de cel puțin cincisprezece ani, toate documentele sunt pregătite de calculator în formă electronică. Apoi, aceste documente sunt imprimate, traduse într-o formă de hârtie, iar apoi această hârtie este din nou scufundată în sistemul informatic electronic. Adică documentele sunt scanate și transferate în formularul electronic. Tehnologiile moderne fac posibilă excluderea operațiunilor de hârtie inutile din procesele de afaceri și realizarea electronică a întregii circulații a documentelor.
Vorbind despre rezultat, implementarea sistemului EDI ne va permite să realizăm o reducere a duratelor de închidere a perioadelor și să creștem eficiența și transparența schimbului de documente primare între întreprinderi. Și, desigur, să reducem atât costurile directe cât și cele indirecte ale acestui proces.
Dmitri Lvov, directorul segmentului corporativ al OJSC Rostelecom, o ramură macroregională din Ural:
- Lunar realizăm ordinea a câteva milioane de livrări, semnează documente și le trimitem. Procedura standard: trimite-le prin e-mail pentru clienții noștri, așteptăm, clientul pare pentru a vedea dacă nu există probleme în e-mail trimis la noi, și noi suntem în așteptare, în cazul în care toate construite chiar pe aceste documente du-te la arhiva. Gestionarea electronică a documentelor asigură, cu ușurință, o accelerare semnificativă a acestui proces. La urma urmei, cu documente electronice, toate procedurile descrise - trimiterea, primirea, aprobarea - se întâmplă pur și simplu instantaneu. Acest lucru este foarte bun. Vorbire, încă o dată vreau să subliniez, milioane de exemplare pe hârtie, milioane de livrări.
Lyudmila Khomyakova, contabil șef al fabricii de panificație Grigorovici (mărci comerciale "Tsar" și "SOYUZPISCHEPROM"):
- Documentația creează o mare problemă atunci când lucrează cu arhiva. Utilizăm aproximativ 30 de pachete de hârtie pe lună sau cel puțin 360 de pachete pe an. Dacă vorbim despre arhivarea unor astfel de documente, este vorba de aproximativ 2 000 de pachete în cinci ani. Prin urmare, se creează o mare problemă atunci când se păstrează arhiva, atunci când se caută documente în această arhivă și se pierde documentele la accesarea arhivei.
O altă problemă a documentelor pe suport de hârtie este primirea prealabilă a reconcilierilor în timpul inventarului anual. Dacă vorbim despre corespondență, atunci în baza noastră de date a contrapărților există aproximativ 50 de mii de omologi, cu care suntem obligați să semneze raportul de reconciliere în timp, nu mai târziu de prezentarea conturilor anuale. Este clar că nu este întotdeauna posibil să faceți acest lucru la timp. Cu ajutorul gestionării electronice a documentelor, dorim să rezolvăm problema reconcilierii cu contrapărțile.
Vă reamintim că abonații sistemelor „Kontur-“ poate începe Extern acum libertatea de a lua parte la documentul complet electronic. Prin integrarea „Kontur-Extern“ cu „DiaDoc“ abonați Electronic Document Management System „Circuit-Extern“ liber pentru a trimite sau primi 400 de documente electronice relevante în mod legal de către partenerii lor, conectate la unul dintre aceste sisteme. Pentru detalii, a se vedea „Utilizatorii sistemului,“ Circuit-Extern „documente de liber schimb cu contractori în format electronic.“
Puteți vedea interviuri cu cei menționați în articol și cu alți contabili despre circulația electronică a documentelor în acest videoclip:
Trimiteți-le prietenilor: