Când întreprinderile au nevoie de documente pe hârtie?
În primul rând, când vine vorba de documente organizatorice și administrative. reglementarea activității întreprinderii: documente constitutive, contracte cu contrapărți etc. Trecerea la managementul electronic al documentelor cu contractori câștigă treptat popularitate, dar instanțele încă nu recunosc întotdeauna legitimitatea contractelor electronice și a semnăturii electronice digitale (EDS). În prezent, semnătura electronică nu conține date biometrice, și nu protejează împotriva fraudei, deoarece poate fi utilizat de către un străin, dând forță juridică la documentul semnat. Prin urmare, în cazul unui litigiu, un document de hârtie cu o semnătură tradițională rămâne principala dovadă a condițiilor de muncă, a drepturilor și obligațiilor părților.
Imprimarea este, de asemenea, necesară pentru documentele care necesită notariat obligatoriu. Serviciile notariale cu EDS nu sunt neobișnuite, dar sunt mai scumpe decât cele convenționale și nu sunt distribuite pe scară largă în fiecare oraș.
Circulația documentelor departamentului de resurse umane nu poate fi complet tradusă în forma electronică. Acestea includ documente cu familiarizarea obligatorie a angajatului "împotriva picturii": reglementări locale, ordine; precum și documentele care necesită certificarea prin sigiliul organizației sau al departamentului de personal (de exemplu, un certificat de la locul de muncă, un extras din dosarul de muncă, o copie a ordinului etc.). Cu cât este mai mult personalul companiei, cu atât este mai mare volumul de gestionare a înregistrărilor de personal pe care trebuie să-l păstreze pe hârtie.
Separat este necesar să se ia act de contractul de muncă. În prezent, se află în curs de dezvoltare proiectul de contract electronic de muncă, care are forță juridică fără duplicare pe hârtie. Astfel, schimbul dintre angajator și angajat cu copii pe hârtie ale contractului de muncă rămâne obligatoriu.
Companiile care furnizează servicii publicului. Este necesar să se sprijine documentele care asigură drepturile legale ale persoanelor.
Orice distribuție necesită formarea unui întreg set de documente legate de organizarea livrărilor. În cazul unei inspecții în timpul transportului, un lot care nu are documentația însoțitoare poate fi considerat ilegal. Ulterior, dovedirea drepturilor la aceasta și a purității sale juridice poate fi foarte lungă și costisitoare. În mod similar, dovezile documentare pentru procedurile ulterioare vor necesita situații de deteriorare, lipsă, pierdere sau furt de bunuri.
Nu trebuie să uităm de inspecțiile organelor de control. În cele mai multe cazuri, angajații inspectorului fiscal sau ai fondului de pensii vor fi rugați să furnizeze copii pe suport de hârtie ale documentelor electronice.
Un software tipic oferit de operatorii de gestionare a documentelor electronice nu permite întotdeauna pregătirea documentelor cu formularele unificate necesare care să respecte pe deplin cerințele legii. De asemenea, este posibil ca acest software să nu accepte formulare specifice care corespund proceselor de afaceri ale unei anumite companii, iar introducerea setărilor individuale pentru gestionarea documentelor electronice poate necesita costuri financiare și de timp semnificative. O concurență strânsă între operatorii de astfel de servicii nu permite contrapărților să transfere în mod liber documente între diferite sisteme. Roaming-ul este configurat pentru o anumită pereche de contrapărți, care este, de asemenea, un proces foarte consumator de timp.
Plecând de la cele de mai sus, nu este surprinzător faptul că în majoritatea companiilor rusești se adoptă practica folosirii hârtiilor electronice mixte. Deci, organizarea centrului de presă devine obligatorie pentru orice afacere.
Rezolvarea problemei hârtiei
Avantajul tehnologiei de imprimare moderne este versatilitatea acesteia. Producătorii de imprimante și dispozitive multifuncționale sunt ghidați de cerințele curente de afaceri și oferă dispozitive care pot fi selectate în strictă conformitate cu nevoile companiei sau ale unității structurale. Nu ultimul factor în alegerea unei soluții adecvate este costul imprimării.
Un mare succes în reducerea costurilor de imprimare, în timp ce creșterea vitezei sale a făcut în ultimii ani, compania Ricoh. Dacă costul mediu al unei singure imprimări monocrome A4 este de 5,50-9,00 frecați. (cu cât volumele de imprimare sunt mai mici, cu atât mai scumpe), apoi cu noile imprimante și MFP Ricoh această cifră va fi redusă la 2,70-5,00 ruble. Pentru tipărite utilizând cartușe cu capacitate standard. Și chiar și din această sumă, puteți economisi până la 35% dacă utilizați cartușe de mare capacitate.
De exemplu, pentru volumele mici de imprimare, dispozitivele compacte sunt cele mai potrivite, ceea ce face posibilă funcționarea corectă cu mici tipăriri de documente. De exemplu, imprimante și MFP Ricoh SP 220Nw, SP 220SNw și SP 220SFNw dimensiuni diferite si modeste, precum și comoditatea și ușurința de utilizare. Ei sunt gata să lucreze imediat după instalare, nu necesită cunoștințe speciale pentru a menține și „omnivor“ - posibilitatea de a lucra cu calculatoare de la orice producător, fără a ține cont de sistemul de operare și dispozitive mobile. Aceste dispozitive (ca în linie are atât imprimanta, cât și MFP, și IMF patru-una, în cazul în care există și un fax) permite aproape de nevoile de imprimare ale unor astfel de unități, ca serviciul de personal, secretariatul companiei, alte departamente care lucrează în mod regulat cu documente pe hârtie. Este recomandabil să folosiți modele din seria Ricoh SP 220 de către companii mici și chiar antreprenori individuali. Un plus semnificativ va fi și o garanție de trei ani, ceea ce indică o fiabilitate ridicată a dispozitivelor.
Pentru a rezolva problemele asociate cu o serioasă în ceea ce privește documentul, potrivite Ricoh SP 325. Dispozitivele din seria sunt, de asemenea, diferențe cu privire la un set de caracteristicile sale, SP 325SDNw, SP 325SNw și SP 325SFNw capabil sa pe deplin „aproape“ nevoile unei companii mici sau o unitate structurală, care sunt active, legate de serviciul clienți. Contabilitate, vânzări, logistică, servicii - aceste structuri sunt calități ideale SP 325 ca performanță, configurare flexibilă, posibilitatea de a imprima de pe dispozitive mobile, digitalizarea rapidă a documentelor cu mai multe pagini utilizând ADF. Printre altele, echipamentele MFP ale ambelor linii pot trimite documente scanate într-un dosar, prin FTP sau pe un stick USB.
Deocamdată, nu este posibilă refuzarea documentelor. Dar acum, dacă 10 de ani, m-am dus pentru a lucra cu documente pe o povară de afaceri, astăzi combinația dintre avantajele managementului documentelor electronice și capabilitățile tehnologiei moderne de imprimare vă permite să găsiți soluția mixtă optimă, cea mai eficientă pentru întreprinderi.
Daria Kokina. director financiar al unui grup de agenții de comunicare.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: