Originalul (copia 1) a documentului trebuie tipărit pe o parte a foii de hârtie A4, conform GOST 9327-60, printr-o distanță de o jumătate de linie. Este posibil să imprimați prin două spații de linie atunci când replicați ulterior cu un format mai mic.
Calitatea tipăririi și reproducerii textului materialului ilustrativ ar trebui să asigure posibilitatea reproducerii ulterioare a documentului (inclusiv microfilmarea). Erori, greșeli și inexactități grafice identificate în timpul proiectării ar trebui corectate (de regulă, este permisă corectarea manuală cu cerneală neagră după o curățare atentă).
De regulă, documentele organizaționale (regulamente, instrucțiuni, reguli etc.) pot fi redactate pe o pagină comună, în general, dar în practică este obișnuit să le facem folosind o pagină de titlu.
Pagina de titlu trebuie să fie întocmită în conformitate cu formularul necesar (Figura 5.6).
Partea stângă a câmpului 2 este destinată plasării codurilor (indice UDC, număr de înregistrare de stat, număr document). Aceste date sunt plasate într-o coloană - una sub cealaltă.
Câmpul 3 este destinat plasării de vulturi la aprobarea și aprobarea documentului: în partea dreaptă - ștampila și data aprobării, în stânga - semnătura (semnăturile) înregistrării și înregistrării, de exemplu:
În litera 4 indicați numele documentului, de exemplu, subiectul eseului, proiectul de curs. Numele tipului de document este tipărit cu majuscule, titluri, subiecte - mici, de exemplu:
În câmpul 5, se introduc numerele (cifrele) de subiecte (probleme), de exemplu:
În câmpul 6 din stânga sunt indicate posturile, gradele academice și titlurile artiștilor interpreți sau executanți și șefii subiectelor, proiectelor, documentelor, precum și datele semnării (verificarea, acceptarea muncii).
Fig. 5.6.Poziția detaliilor documentului pe pagina de titlu
În câmpul 7 indicați orașul și anul de eliberare a documentului, de exemplu:
Utilizarea abrevierilor, simbolurilor și termenilor speciali
În cazul în care documentul nu se aplică convenționale (foarte specializate), abrevieri, simboluri și termeni, și atunci când numărul total de mai mult de 20, și fiecare dintre ele se repetă în textul de cel puțin 3-5 ori, ar trebui să fie elaborate și incluse în documentul este o listă a acestora. Abrevieri, simboluri și termeni sunt plasate în listă în coloana în care abrevierea (simbol, termen special) este dată în stânga, iar în dreapta este decodificarea detaliată.
Cu numărul și frecvența lor mai mică de utilizare, lista este permisă să nu fie făcută, este suficient să le descifrăm la prima mențiune fie direct în text (în paranteze), fie în nota de subsol.
La prima menționare în text a firmelor străine, nume puțin cunoscute sau nume geografice, acestea sunt scrise atât în transcriere rusă, cât și în limba originală (în paranteze).
Textul trebuie împărțit în secțiuni, subsecțiuni (paragrafe) și paragrafe. Cu un volum mare (80-100 pagini), este recomandabil să împărțiți documentul în capitole.
Capitolele (secțiunile) trebuie să fie numerotate cu cifre arabe în întreg documentul sau o parte a acestuia. "Introducere" și "Concluzie" sunt numerotate ca capitole (secțiuni). După numărul capitolului, puneți o perioadă.
Secțiunile, subsecțiunile și paragrafele trebuie să fie numerotate în cifre arabe în cadrul fiecărui capitol. Numărul trebuie să fie alcătuit din numărul capitolului și numărul secțiunii, separate de un punct, la sfârșitul numărului, de asemenea, o perioadă, de exemplu:
Capitolele (secțiunile) trebuie să aibă rubrici semnificative. Titlurile sunt tipărite, de obicei cu majuscule, subcapitolele (paragrafele) - litere mici (cu excepția primului capital). Dacă antetul conține două sau mai multe propoziții, ele sunt separate de o perioadă. La sfârșitul titlului, nu se pune problema. Nu este recomandabil să accentuați cuvintele din titluri.
Distanța dintre antet și ultima linie a textului anterior (pentru acele cazuri în care sfârșitul una și începutul alteia sub-sectiuni sunt plasate pe o singură pagină) trebuie mărită cu una sau două interval, comparativ cu textul din secțiunile.
Numerotarea paginilor de documente ar trebui să fie finalizată:
- prima pagină este pagina de titlu;
- din a doua pagină este plasat un rezumat (abstract);
- pe pagina nouă este plasat un cuprins;
- Mai departe de noua pagină începe introducerea.
Dacă documentul conține desene și tabele care sunt situate pe pagini separate, acestea trebuie să fie incluse în numerotarea globală, indiferent de formatul acestora. Aplicațiile și bibliografia trebuie incluse în numerotarea de la capăt la capăt.
În cuprins, titlurile capitolelor, secțiunilor, subsecțiunilor și aplicațiilor sunt listate succesiv și indică numerele paginilor pe care sunt plasate. Cuprinsul trebuie să includă toate rubricile disponibile în document. Într-un document cu un volum mai mic de 10 pagini, conținutul nu este necesar.
Ilustrațiile sunt pregătite astfel încât detaliile și inscripțiile să asigure posibilitatea reproducerii calitative. În copia documentului destinat microfilmării, se aplică numai desenele de linie, într-o copie a documentului destinat microfilmării, nu se permite plasarea ilustrațiilor color.
Toate ilustrațiile (fotografii, diagrame, desene etc.) se numesc desene. Figurile sunt numerotate consecutiv în capitolul (capitol) prin cifre arabe.
Desenele ar trebui să fie plasate imediat după trimiterea acestora în textul documentului. Dacă documentul constă dintr-un număr mic de pagini de text și un număr mare de cifre, ele pot fi plasate în ordine numerică la sfârșitul documentului. Desenele trebuie plasate astfel încât să poată fi vizualizate fără a întoarce documentul.
Este recomandat ca materialul digital introdus în document să fie formatat sub formă de tabele. Tabelul trebuie plasat după prima menționare în text. Dacă documentul conține un număr mic de pagini de text și un număr mare de tabele, este permisă plasarea tabelelor în ordine numerică la sfârșitul textului.
Fiecare tabel trebuie să aibă un titlu semnificativ. Titlul este plasat deasupra tabelului corespunzător și începe cu o majusculă. Nu este necesar să subliniem titlul. Deasupra colțului din dreapta sus al mesei se află inscripția "Tabel" cu numărul de index al tabelului.
Titlurile coloanelor de tabel ar trebui să înceapă cu majuscule, grafice și subpoziții - de la litere mici, dacă reprezintă o propoziție cu antet și litere majuscule, dacă acestea sunt independente.
Coloana "Nr. P / п" nu trebuie inclusă în tabel. Împărțiți capul mesei, însă diagonala nu este permisă.
Când mutați masa pe pagina următoare a documentului, este recomandabil să repetați capul tabelului pentru citire și, deasupra acestuia, să notați: "Continuarea tabelului nr. __________" cu numărul. Dacă capul mesei este greoi, este permis să nu se repete; în acest caz, numerotați graficele și repetați numerotarea acestora pe pagina următoare. Titlul mesei nu se repetă atunci când este transferat.
Tabelele trebuie să fie numerotate în capitolul (capitol) în cifre arabe. Când se face trimitere la un tabel, indicați numărul său, iar cuvântul "tabel" este scris în formă prescurtată "Tabelul 2". Trimiterile repetate la tabele ar trebui să fie date cu cuvântul abreviat "vezi", de exemplu: (vezi Tabelul 2). Prin numerotarea tabelelor în tot documentul este permisă cu numărul mic (3-5).
Dacă în document există o singură masă, nu este numerotată și cuvântul "tabel" nu este scris.
Dacă textul care se repetă în grafic este alcătuit dintr-un singur cuvânt, acesta poate fi înlocuit cu ghilimele dacă textul repetat constă din două sau mai multe cuvinte, atunci prima repetare este înlocuită cu cuvântul "același". Introduceți cotații în loc de numere repetate, semne, simboluri matematice și chimice nu sunt permise. Dacă datele digitale sau de altă natură dintr-un rând al tabelului nu conduc, atunci o bordură este plasată în ea.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: