Locurile de muncă greșite și prost concepute ale secretarului sunt primele semne ale organizării iraționale a operei sale. Nu este de mirare că medicii avertizează în unanimitate că aceasta este una dintre principalele surse de scădere a eficienței. Și dacă secretara fată se plânge că "astăzi totul cade literalmente", acest stat este adesea asociat cu un loc de muncă prost organizat. Și acest lucru este destul de grav, pentru că în viitor se poate transforma în diverse boli profesionale.
În practică, de mult timp sa aflat că este cel mai convenabil pentru secretar să fie într-o cameră separată, adesea adiacentă biroului șefului. Chiar și într-o întreprindere mică, secretarul ar trebui să aibă masa proprie cu toate accesoriile necesare. Într-un birou solid, în mod ideal, ar trebui să existe o cameră de odihnă și un departament pentru mijloace tehnice (copiatoare, tăietori etc.). Atunci când alegeți dimensiunea zonei, este necesar să luați în considerare următorii factori:
- abordări ale mobilierului și echipamentelor;
- amenajarea și exploatarea mobilierului și a echipamentelor;
- necesitatea (în unele cazuri) de condiții speciale;
- posibilitatea de a instala echipamente suplimentare.
Setul de instrumente pentru echipamente de birou pentru locul de muncă al secretarului include:
- prefix cu bordură pentru un computer, un computer;
- un scaun pentru ridicare și răsucire; scaune pentru vizitatori;
Pe masă sunt:
- instrument scris combinat;
- desktop file card de control;
- o tavă pentru documente;
- o mașină de ascuțit creioane;
Pe masa din spate se află:
Zona pentru vizitatori este dotată cu scaune, o masă de cafea și o fată de flori.
Documentele care sosesc la departament sunt stocate în cabinet în dosarele-registratori, dosare. Asistență de referință și informații - în dulapuri speciale.
Planificarea locului de muncă al secretarului ar trebui să ofere maximum de confort în îndeplinirea sarcinilor și să nu contravină cerințelor de economisire a spațiului.
Locul de muncă al secretarului trebuie să îndeplinească toate cerințele care asigură confort maxim în muncă, efort minim și timp petrecut pe mișcări neproductive. Una dintre principalele cerințe pe care secretarul trebuie să le respecte cu strictețe este o ordine și o curățenie excepțională, atât la locul de muncă, cât și în sala de primire.
Ce poate face un secretar pentru a face ca camera de așteptare să arate decentă?
În primul rând, trebuie să analizați componența echipamentelor existente, mobilierul, consumabilele de birou, amplasarea în cameră, designul interior. Apoi gândiți-vă și implementați plasarea rațională a echipamentului și înregistrarea recepției, coordonând acțiunile cu managerul.
Funcția de secretar este de a face tot ce este necesar pentru ca vizitatorul să se simtă confortabil în camera de primire. Secretarul nu ar trebui să împiedice pasajele din sala de așteptare cu obiecte personale, să pună lucrurile în locuri proeminente. Dacă este nevoie să decorați peretele, atunci pentru acest scop este mai bine să utilizați o imagine sau o imprimare, care să completeze interiorul. Este permisă plasarea pe pereți a unor standuri de informații sau mese speciale, indicând orele de primire a vizitatorilor etc.
Firește, atât pe masă, cât și în sertare trebuie să mențină curățenia și ordinea. Lucrările din sertarele mesei trebuie să fie ușor accesibile pentru lucru.
Lumina și culoarea lămpii, zgomotul din birou, înălțimea scaunului și tot ce înconjoară secretarul poate provoca stări stresante nedorite sau poate reduce nivelul de eficiență, afectând angajatul la un nivel subconștient.
Un mare impact emotional asupra unei persoane poate fi randat de culorile care il inconjoara. Regulile recomandă alegerea culorii pereților, plafonului și mobilierului, în funcție de proprietățile de absorbție sau reflexie a culorilor diferite. Principalul lucru din schema de culori a biroului este combinațiile moi, fără contrast, fără culori ascuțite "țipând".
Mobilierul ar trebui să fie luminos, dar nu foarte luminos. Culoarea preferată a lemnului natural. Culorile suculente pot fi prezente în diferite detalii de interior, accesorii la locul de muncă, tapițerie de mobilier.
Specialiștii în ergonomie (disciplina științifică, studierea cuprinzătoare a unei persoane și a activităților sale) recomandă să nu uitați regulile de aur, a căror respectare vă poate salva de multe necazuri: lumina trebuie să cadă de sus și de la stânga. În caz contrar, poziția corectă a capului este întreruptă în timpul funcționării (rezultat - osteocondroză și miopie).
Orice vibrație ușoară sau de zgomot este o sursă de iritare, ducând o persoană la o stare de excitabilitate și nervozitate crescută, în care este greu de realizat o muncă responsabilă. Lampa care pâlpâie și zgomotează pe tavan este o garanție sigură a unei stări permanente semi-stresante. Obiceiul de a porni un televizor sau de radio pentru a ridica starea de spirit, având doar timp să vină la lucru, este, de asemenea, un instrument "excelent" pentru a crea o oboseală crescută. Experții cred că 50-60 decibeli - nivelul maxim de zgomot pentru munca de birou (pentru comparație: discurs puternic - 70 decibeli). Orice zgomot mai puternic începe să aibă un efect negativ. Prin urmare, tapițeria ușilor, ușile duble, ramele și compartimentele izolate fonic nu reprezintă un exces pentru birou, ci o necesitate.
Camera în care se află computerul secretarului trebuie să fie spațioasă și bine luminată și să aibă și aer condiționat.
Calculatorul trebuie instalat astfel încât să fie ușor și convenabil să lucrați cu acesta. Un scaun este întotdeauna cu spătar, de preferință cu brațe. Cea mai frecventă boală a secretarilor (curbura coloanei vertebrale) apare și se dezvoltă datorită plantării necorespunzătoare. Nu numai poziția de "picior pe jos", ci orice altceva, în care genunchii se îndoaie sub un unghi mai mic de 90 de grade, perturbe circulația sângelui. Consecințe - picioare umflate și vene varicoase. Prin urmare, este necesar să reglați înălțimea scaunului sau, chiar mai bine, puneți un suport pentru picioare sub masă, reglabil în înălțime și înclinare. În timpul procesului de lucru, postura trebuie să fie astfel încât să nu vă obosiți și că tot ceea ce aveți nevoie pentru lucru este aproape.
Monitorul trebuie plasat astfel încât să se elimine strălucirea ecranului. De asemenea, trebuie să evitați contrastul mare dintre ecranul luminos și spațiul din jur.
Copiatoarele, imprimantele și monitoarele au dezavantajul de a forma în jurul lor un câmp electrostatic care atrage praful care provoacă alergii. Se recomandă dispersarea acestor dispozitive la câțiva metri una de cealaltă.
Linoleumul este, de asemenea, capabil să colecteze praful, acumulând electricitate statică, deci trebuie să alegeți acoperitoarele de podea pentru ultimele dezvoltări, în care se adaugă substanțe dielectrice care elimină încărcările electrostatice.
Afectează capacitatea de lucru și miroase. Experimentele au arătat că mirosul de lamaie reduce în majoritatea cazurilor productivitatea muncii, iar mirosul trandafirilor - crește. Mirosul parfumului tău preferat, potrivit estimărilor psihologilor, tonosează bine și provoacă emoții pozitive. Cu toate acestea, în birou pentru a organiza sesiuni de experți de aromoterapie nu recomanda, deoarece aromele sunt acțiuni foarte individuale și secretarul parfum preferat poate provoca o durere de cap pentru alți angajați.
Pentru a evita oboseala excesivă, este necesară ventilarea încăperii. La lucrările sedentare, fluxul de aer proaspăt nu ar trebui să fie mai mic de 30 de metri cubi pe oră.
Condițiile climatice favorabile la locul de muncă ale secretarului pot fi furnizate cu ajutorul aparatelor de climatizare sau al unei instalații de ventilație cu aer ionizat. Favorizează în mod favorabil starea de spirit a secretarului și a personalului de flori în birou.
Secretarul-profesionist este în mod constant la vedere lucrurile care sunt necesare într-o varietate de (uneori foarte neașteptate) circumstanțe. În biroul său, seif sau dulap ar trebui să fie:
- Ace, fire, foarfece, pini, perii, batiste;
- cămăși de hârtie de schimb, care, de obicei, se pierde rapid;
- cartușe suplimentare, hârtie pentru faxuri și alte dispozitive de tipărire;
- tabele minuțioase pentru căutarea rapidă a documentelor în dosare, care, apropo, ar trebui să fie numerotate și marcate clar și definitiv de acestea;
- feluri de mâncare, inclusiv un ceainic electric etc.
- apă minerală; sucuri; cafea; ceai; țigări;
- câteva suveniruri (de preferință cu logo-ul companiei), care pot fi prezentate ca daruri;
- stoc de hârtie luminoasă de împachetare și panglici multi-colorate pentru ambalare;
- un bun remover de pete și așa mai departe.
În funcție de circumstanțele vieții și de capacitățile companiei, puteți, desigur, să completați sau să scurtați această listă.
Fax sortate rapid, trimiterea de inutile în bumagoizmelchitel. Inutile, ca întotdeauna, a avut o mulțime de bandă foarte mult timp este lăsat câteva frunze - documente în cele din urmă primite de la partenerii germani și mesaj arată Lisa amuzant, dar în același timp capacitatea părților interesate Grokholsky (șef - Ed.): „Ești timid te mușca dureros complexe? Vom rezolva problema! obține cele mai bune toalete muzicale din lume! Symphony, jazz sau de rock efectuate de orchestre și grupuri îneacă orice sunete nedorite și va ajusta funcția digestivă. Simțiți o ușurare! "
Articole similare
-
La început, atenție, în spațiu, Capitolul 2 (plăcinta tigrului)
-
Lecția 5: Noi tehnici de programare pentru PSP, Capitolul 1 - Educația elevilor
Trimiteți-le prietenilor: