Secțiunea 3. Organizarea lucrărilor cu documente
Partea 3.1. Organizarea circulației documentelor
Transferul de documente între diviziile structurale se efectuează, de obicei, prin persoane responsabile pentru desfășurarea activității de birou a unităților structurale (secretari) sau a serviciilor de birou. În acest caz, documentele trebuie să fie trimise la nota corespunzătoare, în formularul de înregistrare, cel care va conține informații privind locația documentului original și copia acestuia.
Documentele din unitatea structurală sunt transferate în principal pentru execuție, mai puțin frecvent pentru familiarizare.
Atunci când transmit documentele necesare pentru a aminti că interpreții primesc documente nu numai în conformitate cu rezoluțiile liderilor organizației, dar, de asemenea, în conformitate cu instrucțiunile de capete imediate ale departamentelor, luând în considerare responsabilitățile funcționale, calificările și utilizarea uniformă a angajaților. Prin urmare, nu se recomandă transferarea documentelor executorilor fără notificarea șefilor unităților structurale. 2
Cu lucrări ajustate optim, artiștii ar trebui să se familiarizeze cu documentele în ziua primirii lor. În același timp, documentele care sunt executate de mai multe subdiviziuni structurale sunt transferate la rândul lor sau simultan în copii. Originalul este transferat executorului responsabil, numit mai întâi în rezoluție. Necesitatea duplicării documentelor și a numărului de copii este determinată de persoana care organizează spectacolul. 3
Atunci când este utilizat în organizarea sistemului informațional automatizat (gestiune electronică a documentelor), interpreții sunt, de obicei trimise la documentul de înregistrare și de cont formular (card), cu un fișier atașat conține imaginea documentului propriu-zis. În același timp, hârtia originală a documentului poate fi transferată, dacă este cazul, executorului responsabil. Utilizarea acestei tehnologii poate reduce numărul de copii pe hârtie ale documentelor pentru a accelera circulația documentelor în cadrul organizației, reduce complexitatea procesării documentelor și de a îmbunătăți eficiența și eficacitatea îndeplinirii îndatoririlor oficiale.
Trebuie remarcat faptul că, în practică, o parte semnificativă a circulației documentelor organizației constă în diferite tipuri de proiecte de documente care necesită coordonare, semnare sau aprobare. Deși toate aceste etape ale procesării documentelor pot fi fixate în tabelul Formulare documente, se poate observa că coordonarea proiectelor și semnarea variantelor finale sunt efectuate într-o succesiune ierarhică în creștere. În acest caz, transferul de proiecte se realizează, de regulă, de către angajații unității care pregătește documentul, iar conducerea biroului controlează doar calendarul și corectitudinea (înregistrării) înregistrării lor în timpul înregistrării.
Astăzi, multe organizații automatiza lucrul cu documentele de proiect, prin utilizarea de noi tehnologii, care includ sisteme de management a documentelor electronice, care tind să susțină întregul ciclu al unui proiect:
- crearea unui card de înregistrare pentru proiectul de document;
- Schimbarea proiectului cu stocarea versiunilor anterioare;
- coordonarea proiectului de document;
- semnarea sau aprobarea proiectului de document;
- înregistrarea documentului creat pe baza proiectului.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: