Tehnologiile și principiile de gestionare a timpului au fost dezvoltate și descrise îndelung în cărți și manuale. Potrivit experților, introducerea unei culturi a managementului timpului ar trebui să fie precedată de următoarele etape:
- Managerii și angajații obișnuiți trebuie să-și dea seama că eficacitatea lor personală trebuie îmbunătățită.
- Este necesar să înțelegeți că gestionarea propriului timp va oferi o creștere a unei astfel de eficiențe.
- Implementați instrumentele de gestionare a timpului în practica zilnică.
Ultimele două elemente sunt interdependente, deoarece este imposibil să se verifice eficacitatea gestionării timpului fără a se testa metodele în practică. Prin urmare, sunt descrise mai jos instrumente simple care sunt ușor de aplicat și care duc la rezultate imediate și tangibile.
Manager de timp: Planificarea unei zile lucrătoare
Acordați primele 10 minute de lucru pentru a vă planifica ziua. Faceți o listă de sarcini "grele" care trebuie îndeplinite strict la anumite ore. Astfel de sarcini includ, de obicei, întâlniri. Lăsați între ele intervale, deoarece partenerul dvs. poate fi întârziat, conversația poate fi trasă etc. Vei fi nervos că târziu pentru următoarea întâlnire, va trebui să pună pe întregul program începe să se năruie, sarcina de a doua zi amestecat. Prin urmare, în momentul în care șeful de gestionare implică întocmirea două liste: prima - „problema grea“, iar al doilea - „flexibil“, adică acelea care pot fi efectuate în orice moment pe parcursul zilei, inclusiv și între întâlniri.
Apoi, pentru a asigura o gestionare eficientă a timpului. este necesar să se distribuie sarcini "flexibile" în termeni de prioritate. Trebuie să începeți cu cele mai importante. Următoarea etapă este "bugetarea" timpului pentru îndeplinirea sarcinilor majore. Știți, de exemplu, că este nevoie de 2 ore pentru a compila raportul. Dar, de îndată ce stai jos pentru el, începi să distragi atenția din diverse motive. Ca rezultat, scrierea raportului nu durează 2 ore, ci 4,5. O mulțime de timp "mănâncă" procesul de intrare în aceeași stare de lucru, în timpul căruia sunteți distrasi.
Într-o astfel de situație, tehnicianul așa-numitului. "Steagul roșu", care este, de asemenea, o componentă a managementului timpului managerului. Apropo, această metodă ar trebui să devină parte a culturii corporative, deoarece are o legătură directă cu aranjamentul echipei. Este de acord cu colegii că nu trebuie să vă distrați când există un pavilion roșu pe masă, un semafor, o carte poștală etc. Doar nu abuzați în acest fel. Vorbiți despre restricții: "pavilionul" poate fi afișat o dată pe zi timp de 2 ore.
Un alt principiu al managementului timpului, nu planificați mai mult de 60-70% din ziua dvs. de lucru. Asta înseamnă că vei putea controla doar o parte din timpul tău, totul va fi consumat de cazuri de urgență, care au avut loc în mod neașteptat și care necesită soluții urgente. Dacă știți că aveți 30-40% din programul de lucru în stoc, atunci veți putea să rezolvați probleme neprevăzute fără stres și în mod eficient. Avrilov nu este - excelent! Acordați-i timp pentru a dezvolta obiective strategice. Poate că te-ai gândit mult să construiești o afacere de franciză. Începeți să dezvoltați un plan de acțiune. De asemenea, puteți face auto-dezvoltare: studiați actele normative, citiți literatura profesională.
Contabilitatea orelor de lucru
Un alt instrument pentru gestionarea eficientă a timpului este combaterea chiuvetelor de timp. Astfel de lucrări ar trebui combinate în blocuri și normalizate pentru timpul lor. De exemplu, efectuați mai multe apeluri simultan, obțineți regula pentru a vedea poșta de două ori pe zi, iar la restul timpului dezactivați notificarea mesajelor noi. De asemenea, asigurați-vă că nu trebuie să efectuați aceeași sarcină de mai multe ori. Toate persoanele implicate în lucrare trebuie să fie prezente la întâlniri. Toate deciziile trebuie înregistrate și puse sub control.
Managerul de gestionare a timpului oferă, de asemenea, opțiuni pentru utilizarea perioadelor de întrerupere forțată sau perioade de așteptare Adesea, în timpul orelor de lucru, trebuie să stați în picioare în blocaje, să așteptați pe cineva de la aeroport etc. În astfel de momente, managementul timpului personal trebuie să fie de asemenea eficient. Puteți:
Gestionarea eficientă a timpului este, de asemenea, o odihnă
Este imposibil să încurajezi aspirația subordonaților lor să stea până târziu, să lucreze fără pranz și pauze. Oboseala are proprietatea de a se acumula și apoi se dezvoltă în defecțiuni nervoase, boli sau pur și simplu în muncă ineficientă. În lumea afacerilor, termenul "karoshi" este bine cunoscut, ceea ce înseamnă "moartea de la suprasolicitare". În Japonia există statistici privind decesele la locul de muncă. Principala lor cauză este un accident vascular cerebral, un atac de cord din cauza stresului.
Gestionarea eficientă a timpului ar trebui să ofere o odihnă ritmică. Nu pentru nimic, că gimnastica sovietică a fost practicată, iar în școli și universități lecțiile durează 45-90 de minute. Apoi vine "schimbarea". Multe companii de astăzi își întrerup programele aglomerate cu două pauze de 15 minute pentru încărcare.
Următoarea regulă a managerilor de timp - odihna trebuie să fie regulată. Distracție optimă de la mediul de afaceri timp de 5 minute la fiecare oră sau 15 minute la fiecare jumătate de oră. Dacă ați lucrat în fața calculatorului, trebuie să vă ridicați și să mergeți la fereastră, să mergeți pe stradă, să-i sunați pe părinți etc. Asta înseamnă că trebuie să deconectați complet de la fluxul de lucru și să schimbați situația.
Gestionarea timpului: planificați sarcini complexe și mari
Fiecare manager se confruntă adesea cu sarcini mari care nu pot fi rezolvate în câteva ore. Ele par a fi globale și, prin urmare, în mod constant amânate pentru mai târziu. Între timp, astfel de sarcini funcționează adesea pentru viitor. De exemplu, acestea pot fi: actualizarea unui concept existent, construirea unei noi strategii de afaceri etc. expert în managementul timpului Gleb Arhanghel numește astfel de sarcini „elefanți“ și oferă-le „mânca“ tăiat în „fripturi.“
Deci, următoarea metodă de manageri efectivi de gestionare a timpului - de a împărți lucrarea în porțiuni și de a include o porțiune în planul zilei. De exemplu, în cazul în care "elefant" - dezvoltarea de franciză de afaceri, atunci "fripturi" va fi:
Dacă aceste sarcini rămân destul de capabile, ele pot fi de asemenea împărțite în altele mai simple. Există obiective și mai ușor, de exemplu, un lider trebuie să învețe o limbă străină. Porțiuni ale unui astfel de "elefant" pot fi comunicarea zilnică timp de 15 minute cu vorbitori nativi.
Un alt instrument eficient de gestionare a timpului este principiul "brânzei elvețiene". Trebuie să scrieți un articol, o disertație, un raport, un plan de afaceri? Începeți să executați proiectul în ordine, dar din cel mai simplu și mai ușor loc. "Gnduind" piese din diferite locuri, nu veți observa cum va fi realizată lucrarea în întregime.
Managerul de timp are o semnificație filosofică
Principiul de bază al managementului timpului este să-l cheltuiți în conformitate cu valorile vieții personale. Adică, managementul timpului vă învață cum să vă gestionați întreaga viață în ansamblu. Obiectivele oricărei persoane indică prioritățile sale personale, conform cărora se construiesc planurile. Managementul timpului - planificarea timpului, utilizarea eficientă a acestuia. Dar se pune întrebarea: de ce toate astea? Unde să te grăbești? Care este timpul de lucru pentru salvare? Cine are nevoie de toată această eficiență, cu excepția șefului?
Sarcina șefului este de a combina interesele întregii companii și interesele fiecărui angajat. Dacă această sarcină este îndeplinită cu succes, atingerea obiectivelor personale ale fiecărui angajat va contribui la dezvoltarea companiei. Și viceversa - când compania își atinge obiectivele, se creează condiții pentru auto-împlinirea angajaților.
Valorile vieții pot fi:
Efectuați un plan pe foaie: ce obiective ați dori să atingeți în acest an în fiecare dintre aceste domenii cheie. Alocați timp real. Așezați frunza în locul în care vă uitați în fiecare zi. Amintirea constantă a obiectivelor dvs. strategice nu vă va lăsa să vă împotmolit în munca obișnuită de rutină.
Trimiteți-le prietenilor: