Pentru a închide în mod corespunzător o călătorie de afaceri și pentru a confirma cheltuielile pentru aceasta, angajatul trebuie să transmită departamentului de conturi toate documentele necesare. Și anume:
- raportul prealabil și documentele justificative pentru acesta - confirmă costurile angajatului în cadrul unei călătorii de afaceri. În raport, angajatul trebuie să atașeze bilete de călătorie, facturi de rezidență, cecuri de numerar și mărfuri, chitanțe de la terminalele electronice, etc .;
- fotocopii ale pașaportului - cu semne la trecerea frontierei, în cazul în care angajatul era în călătorie străină.
Toate documentele pe care angajatul trebuie să le aducă în termen de trei zile de la întoarcerea de la o călătorie de afaceri. Este necesar să numărați zilele lucrătoare. Dacă angajatul sa întors din călătorie într-o zi liberă sau într-o vacanță, atunci din ziua în care a mers la serviciu, trebuie să numere perioada de trei zile. Această perioadă se aplică atât călătoriilor de afaceri interne, cât și celor străine.
Dragi cititori! Articolele noastre ne spun despre modalitățile tipice de soluționare a problemelor fiscale și juridice, dar fiecare caz are un caracter unic.
Și ce se întâmplă dacă angajatul aduce un raport în avans și alte documente despre o călătorie de afaceri târziu? În acest caz, desigur, nimeni nu va pedepsi departamentul de contabilitate. Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative nu prevede amenzi pentru o astfel de încălcare.
Situația: angajatul încalcă termenul de trei zile pentru depunerea unui raport în avans la departamentul contabil, dacă imediat după încheierea călătoriei pleacă în vacanță?
Nu, nu.
Într-o serie de cazuri va fi necesar să se emită documente suplimentare:
- când angajatul va returna sumele necheltuite (sau angajatorul îi va păstra din salariu);
- dacă compensați angajatul pentru o depășire rezonabilă. În cel de-al doilea caz, emiteți o comandă de numerar extrasă din buzunar în formularul nr. KO-2.
Raport anticipat
Raportul în avans se face într-o singură copie. Partea din raportul de avans este completat de către călătorul însuși și de partea contabilului.
Ce formă pentru a completa raportul de avans, este posibil să rezolve în mod independent. Această decizie este aprobată de șeful ordinului pentru politica contabilă. Poate fi:
În partea frontală a raportului de avans, indicați:
- numele organizației (antreprenor);
- diviziune;
- numele și inițialele angajatului, poziția sa;
- numirea plăților în avans - cheltuieli pentru călătorii de afaceri.
Comandantul completează partea inversă a raportului de avans. El trebuie să specifice lista documentelor care confirmă cheltuielile, data eliberării, numărul, tipul (cecul, chitanța etc.) și suma cheltuită. Documentele atașate raportului de avans sunt numerotate de persoana responsabilă în ordinea în care sunt înregistrate în raport.
Iată principalele cerințe pe care inspectorii fiscali trebuie să le prezinte:
În cazul în care angajatul a călătorit în străinătate și plata în avans a fost acordată în valută străină, este necesar să se emită documentele într-un mod special. În raportul de avans este necesar să se completeze liniile și coloanele "în valută". Toate sumele valutare trebuie convertite în ruble la cursul oficial al Băncii Rusiei la data aprobării raportului de avans.
De exemplu, în raportul de avans privind formularul nr. AO-1, în cazul în care avansul a fost emis în valută, linia 1a ar trebui să fie completat pe partea din față. Specificați suma în aceasta și în ruble și în valută străină.
Partea de revizuire trebuie, de asemenea, să fie completate cu aceste cerințe în minte.
În plus, toate documentele (chitanțe, bilete și așa mai departe. P.), confirmând costurile angajaților în străinătate trebuie să fie traduse linie cu linie în limba rusă. Acest lucru este necesar atât în scopuri contabile, cât și în scopuri fiscale.
Dacă mai mulți angajați sunt trimiși la serviciu
Situația: cum să acționezi dacă sunt trimise mai multe persoane într-o călătorie de afaceri? Advance pentru un angajat.
Raportul în avans poate fi emis pentru o singură persoană. Se explică prin următoarele.
Dacă trimiteți mai mulți angajați într-o călătorie de afaceri, dar faceți bani pentru unul dintre ei, trebuie să îi numiți pe acesta din urmă responsabil. El va raporta călătoria.
Legislația nu interzice emiterea de bani pentru cheltuielile de călătorie persoanei responsabile. Această formă de emitere este fixată prin ordinul șefului. În aceasta, specificați obligația responsabilului responsabil să plătească în timp util serviciile de călătorie și de cazare.
Exemplu de călătorie pentru doi angajați
Angajații companiei "Alpha" Yu.I. Kolesov și A.I. Ivanov a fost trimis într-o călătorie de afaceri la Saratov timp de trei zile. Avansul pentru o călătorie de afaceri a fost eliberat lui Ivanov în valoare de 12.600 de ruble. A fost numit responsabil pentru călătoria de afaceri. El a cumpărat bilete, costul fiecăruia - 1200 de ruble. Servicii de cazare plătit Ivanov pentru două în valoare de 6000 de ruble. iar factura pentru hotel a fost emisă pentru el (într-un singur cont, două nume). Kolesov nu are documente de trai.
După călătorie Ivanov a raportat pentru doi. La raportul de avans, el a atașat o factură de la hotel și bilete.
Următoarele elemente de cheltuieli sunt reflectate în raportul în avans:
- cheltuieli pentru călătorie - 2400 de ruble;
- cheltuieli de trai - 6000 de ruble;
- zilnic - 4200 de ruble.
Total 12 600 de ruble.
Articole similare
-
Bunuri și servicii într-o singură factură cum să aranjăm ce nuanțe să fie luate în considerare
-
Cum să faci un teren sub hambar, dacă nu există documente pe vapoare
Trimiteți-le prietenilor: