Pentru funcționarea eficientă a serviciului DOW în special și a aparatului de gestionare în general, numărul optim de personal de birou este de o importanță deosebită. Există diferite abordări ale definiției sale. Principalii factori care afectează numărul de angajați ai lucrărilor de birou sunt:
- numărul total de angajați ai organizației;
- volumul circulației documentelor organizației (numărul documentelor de intrare, de ieșire și internă);
- Costul muncii pentru executarea lucrărilor de birou (calculat conform standardelor existente).
Să luăm în considerare metode de determinare a numărului de personal de birou.
Procedura I
Calculul numărului de personal administrativ
pe baza numărului total de angajați ai organizației
Potrivit dezvoltat în timp util Institutului procedura Muncii numărul optim de personal administrativ în raport cu numărul total de angajați ai instituției (cu eliberarea maximă din partea experților din lucrările tehnice) este: pentru ministere, agenții și alte instituții de 12-15%, pentru întreprinderi - 0,4% :
unde Нд - norma numărului de personal de birou;
Rob - numărul total de angajați ai organizației.
Metoda II
Calculul numărului de personal administrativ
pe baza datelor privind volumul fluxului de lucru
La începutul anilor 70, a fost propusă o metodologie pentru calcularea numărului de personal de birou, pe baza volumului fluxului de lucru și a numărului total de angajați ai organizației.
unde Нд - norma numărului de personal de birou;
D - volumul fluxului de lucru al organizației;
Rob - numărul total de angajați ai organizației;
0.00016 - coeficient constant, care arată nivelul mediu al productivității muncii pentru lucrătorii din birouri.
Ambele metode s-au bazat pe tehnologia existentă în acei ani ai documentelor de proiectare tipărite, cu repetări multiple ale textelor în pregătirea documentului și un mic grad de mecanizare a muncii manageriale. Calculul prin această formulă oferă o compoziție cantitativă semnificativă a lucrărilor de birou, care nu corespunde noilor tehnologii și productivității muncii în creștere în management.
Procedura III
Calculul numărului de personal administrativ
pe baza normelor de timp
Conform acestei metodologii, calculul numărului de personal de birou se realizează prin definiția muncii și a timpului petrecut pentru executarea lucrării clerice (adică a intensității forței de muncă). Metoda se bazează pe folosirea normelor de timp tipice pentru lucrul cu suportul pentru gestionarea documentelor.
unde Нд - norma numărului de personal de birou;
Тн - pierderi de timp calculate în conformitate cu normele de timp, h;
Deșeuri de timp, care nu sunt prevăzute de norme, care au un caracter unic, - 196,8 ore;
Pentru a efectua acest calcul în domeniul înregistrării, în prezent sunt utilizate următoarele documente de reglementare privind munca:
Deși standardele de intrare a forței de muncă în funcție de tipul de muncă iau în considerare o serie de condiții legate de automatizare, trebuie avut în vedere utilizarea sporită a sistemelor informatice. În comparație cu tehnologia utilizată anterior, structura costurilor cu forța de muncă se schimbă, apar noi tipuri de lucrări (de exemplu, folosind e-mail, documente de scanare etc.).
Mai jos este un exemplu de calcul al numărului normativ de personal al serviciului DOW (Tabelul 1).
Calculul numărului normativ al personalului din serviciul preșcolar
Întrebări pentru autocontrol
1. Ce forme de organizare a muncii cu documente știți?
2. Care sunt principalele sarcini ale serviciului DOW?
3. Care sunt funcțiile serviciului DOW?
4. Ce documente normative reglementează activitățile serviciului DOW?
5. Ce este stabilit în fișele de post ale angajaților serviciului Dow?
Analizați organizarea software-ului de management al documentelor pentru întreprinderea dvs., identificați caracteristicile și diferențele sale față de cerințele documentelor de reglementare. Faceți o diagramă a structurii organizatorice a serviciului. Pregătește propuneri pentru raționalizarea structurii organizatorice a serviciului.
1. Forma centralizată de lucru cu documente implică
a) efectuarea unor operațiuni comerciale (recepție, înregistrare, control, dublare de documente) în serviciul DOS, implementarea altora - crearea și executarea documentelor, sistematizarea lor, formarea cazurilor și stocarea - în unități structurale;
b) desfășurarea tuturor operațiunilor tehnologice de lucru cu documente într-o unitate structurală sau un angajat;
c) implică crearea de către fiecare subdiviziune structurală a unei organizații a propriului său serviciu pentru lucrul cu documente, în care întregul ciclu de operațiuni pentru crearea, stocarea și sistematizarea documentelor acestei unități structurale se realizează în mod autonom.
2. Cu privire la alegerea numelui, definiția structurii serviciului DOW este influențată de
a) volumul circulației documentelor întreprinderii;
b) sezonalitatea muncii;
c) calificarea angajaților întreprinderii.
3. Principalul document organizatoric care reglementează împărțirea obligațiilor și drepturilor între angajați, care servește drept bază pentru eliminarea duplicării și duplicării în desfășurarea operațiunilor individuale, stabilirea relațiilor dintre posturile individuale,
a) prevederi privind unitatea structurală;
b) descrierea postului;
c) instrucțiuni privind păstrarea înregistrărilor.
4. Efectuarea pregătirii instrucțiunilor privind evidența contabilă la întreprindere
a) serviciul DOW cu participarea arhivei, serviciului juridic;
b) serviciul juridic cu participarea arhivelor și a serviciului Dow;
c) arhiva cu participarea serviciului serviciului juridic Dow.
Organizarea lucrului cu documente include organizarea circulației, stocării și utilizării documentelor în activitățile curente ale întreprinderii, instituției, organizației.
Perfecționarea organizării muncii cu documente este determinată de:
- viteza de deplasare a documentelor în cadrul organizației;
- calitatea și termenele de executare a documentelor;
- eficacitatea furnizării managementului cu informații documentate.
Tehnologia eficientă de flux de lucru face posibilă construirea rațională a fluxului de lucru. Criterii pentru organizarea rațională a muncii cu documente:
- reducerea maximă a cazurilor de trecere a documentelor;
- existența unor norme general acceptate în cadrul organizării pentru punerea în aplicare a procedurilor de bază de afaceri și a "etapelor tehnologice";
- reducerea timpului de executare a procedurilor de afaceri și a "etapelor tehnologice";
- excluderea sau limitarea maximă a deplasării documentelor (în curs de pregătire, înregistrare, aprobare);
- scăderea numărului de salariați angajați în activitatea de birou.
Circulația documentelor - circulația continuă a documentelor în cadrul organizației de la momentul creării sau primirii până la finalizarea executării sau a plecării, oferind suport informativ pentru toate nivelurile de conducere. Acesta este un proces tehnologic complex, care include toate operațiunile de primire, transfer, redactare, negociere, procesare, certificare și trimitere a documentelor.
3.2. Reguli de bază pentru organizarea fluxului de lucru
în instituție
Principalele caracteristici ale circulației documentelor sunt traseul de trafic, care include toate cazurile în care documentul se deplasează de la crearea unei schițe (sau de la primire) la depozit și timpul petrecut pentru transmiterea documentelor de-a lungul acestui traseu. Viteza de circulație a documentelor depinde în mare măsură de dinamismul managementului.
Prin urmare, principala regulă de gestionare a documentelor este trecerea operativă a documentului pe cel mai scurt și cel mai direct traseu cu cel mai mic timp. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:
- reducerea maximă a documentelor care trec prin excluderea operațiunilor tehnologice pentru procesarea documentelor și a legăturilor de management care nu sunt condiționate de necesitatea unei afaceri (fiecare deplasare a documentului trebuie justificată);
- excluderea sau restrângerea maximă a circulației documentelor (în cazul prelucrării acestora - înregistrarea și livrarea, pregătirea lor - observarea și coordonarea etc.);
Respectarea acestor reguli permite realizarea principalului principiu organizatoric al muncii de birou - specializare, posibilitatea executării centralizate a operațiunilor tehnologice omogene, utilizarea eficientă a echipamentului de birou și a personalului.
La organizarea circulației documentelor, trebuie respectate următoarele reguli:
- centralizarea operațiunilor de primire și trimitere a documentelor;
- excluderea mișcărilor nerezonabile de întoarcere în timpul trecerii documentului;
- organizarea examinării preliminare a documentelor primite (înainte de transferul lor spre examinare de către conducător);
- înregistrarea unică a documentelor primite de la organizație și trimise de la organizație;
- emiterea unor rezoluții specifice, care să definească în mod exact interpretătorul, comisia, timpul de execuție;
- eliminarea aprobărilor nejustificate, organizarea aprobării paralele, reducerea timpului de aprobare a documentelor;
- delegarea de către conducător a dreptului de semnare a documentelor adjuncților și șefilor unităților structurale;
- executarea operațiunilor tehnice de procesare și transmitere a documentelor de către personalul tehnic;
- separarea documentelor incluse în fluxul de lucru al organizației în fluxurile de documente;
- Alocarea printre alte așa-numite "documente neînregistrate".
Principala regulă de circulație a documentelor este mișcarea operațională a documentelor de-a lungul celei mai scurte căi, cu un timp și o muncă minimă. Doar în acest caz, decizia managerială acceptată va fi eficientă.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: