Puteți marca cu ușurință timpul ca "ocupat" sau "nu în loc" în calendarul Outlook. Dar dacă nu utilizați Office 365 și nu aveți activat partajarea calendarului, trebuie să anunțați alți utilizatori că nu veți fi la birou? Acest articol descrie modul de utilizare a invitațiilor la întâlniri care iau o zi întreagă pentru a notifica colegii fără a afecta timpul liber în calendarele lor.
Anunțul de vacanță printr-o invitație la ședință se desfășoară în două etape. În primul rând, spuneți colegilor dvs. că veți fi absenți prin adăugarea vacanței în calendarele lor. Apoi, specificați concediul din calendar.
Pasul 1. Adăugarea timpului de vacanță în calendarele colegilor
Dacă marcați ora din calendar ca "Nu la serviciu", colegii vor vedea această etichetă atunci când încearcă să programeze o întâlnire cu dvs. Dar este posibil ca toți angajații să fie informați în prealabil cu privire la absența lor fără a le agrava calendarele și pentru a schimba informațiile despre disponibilitate? Acest lucru se poate face prin afișarea în calendare a unui eveniment pentru întreaga zi, care, spre deosebire de evenimentul obișnuit pentru întreaga zi, va fi afișat ca timp liber. Un astfel de eveniment nu va afecta disponibilitatea colegilor.
Notă: Cererile de întâlnire sunt concepute pentru a fi trimise și primite de utilizatorii Outlook. Capacitatea de a vedea orarul altor utilizatori atunci când creați invitații în Outlook depinde de disponibilitatea serverului Microsoft Exchange în organizație.
În calendar, în fila Pagina principală, faceți clic pe butonul Nouă întâlnire.
Combinație de taste. Pentru a crea o solicitare de întâlnire, apăsați CTRL + SHIFT + Q.
Introduceți o descriere în câmpul Subiect și, dacă este necesar, specificați locația.
Utilizați listele de pornire și de terminare pentru a seta intervalul de timp în care veți fi absenți de la serviciu. Pentru sărbători, de obicei, setați zile întregi. În acest caz, bifați caseta de selectare Ziua întreagă.
Notă: În mod prestabilit, Outlook utilizează fusul orar specificat pe computer pentru a programa. Pentru a programa un timeout pe baza unei fusuri orare diferite, în grupul Opțiuni, faceți clic pe Zona de timp.
În grupul Parametri, din lista derulantă Afișați ca, selectați Gratuit. Dacă ați specificat deja că acest eveniment este pentru întreaga zi, parametrul Afișare ca automat este setat la Liber.
Asigurați-vă că opțiunea Afișare ca este setată la Liber. Acest lucru va permite destinatarilor să accepte invitația la întâlnire și să vă adauge vacanța în calendarul lor, dar să nu blocheze timpul din calendarul lor. Destinatarul va fi în continuare disponibil în timpul vacanței dvs.
Dacă selectați un eveniment pentru întreaga zi, acesta va începe la miezul nopții. Pentru a împiedica colegii să primească notificări la un moment incomod, setați opțiunea Memento la Nu.
Introduceți orice informație pentru destinatari.
Specificați destinatarii din linia Către.
Pentru a notifica colegii despre concediile recurente, în grupul Opțiuni, selectați Repetare. Specificați un model de repetare și faceți clic pe OK.
Faceți clic pe butonul Trimitere.
Dacă trimiteți o solicitare de întâlnire setând Afișați ca valoare liberă. atunci evenimentul va fi afișat în partea de sus a fiecărei zile în calendarele Outlook ale colegilor dvs. Acest lucru vă permite să creați un memento vizual fără a bloca orele de lucru.
Notă: dacă nu a fost selectată caseta "Întreaga zi", evenimentul este afișat în grila de timp și nu este afișat în partea de sus a fiecărei zile. Cu toate acestea, acesta este încă marcat ca fiind gratuit.
Pasul 2. Blocarea timpului de concediu în calendar
Dacă urmați pașii din secțiunea anterioară, solicitarea de întâlnire anunțată este marcată ca timp liber, pentru a preveni blocarea timpului de expirare în calendarele altor utilizatori. Cu toate acestea, această dată este, de asemenea, marcată ca liberă în calendarul dvs. Trebuie să creați o întâlnire suplimentară, astfel încât colegii să poată vedea că nu sunteți disponibil la ora specificată.
O greșeală obișnuită este deschiderea unei solicitări de întâlnire în calendar după trimiterea interogării inițiale și setarea opțiunii Show as Value at Work în loc de Free. În acest caz, toți destinatarii invitației inițiale primesc actualizări care schimbă starea Free to No la serviciu. care este nedorită. Trebuie să creați o copie a întâlnirii în propriul calendar, prin setarea opțiunii Afișați ca opțiune Nu la serviciu.
Când angajații planifică întâlniri și alte evenimente din calendarul Outlook, ei văd informații despre disponibilitatea dvs., dacă nu ați blocat această posibilitate. În mod obișnuit, pentru întâlniri, întâlniri și evenimente, opțiunea Afișare ca este setată la Ocupat. De asemenea, puteți crea elemente selectând Afișați ca opțiune Nu la serviciu. Elementele marcate Oprit la locul de muncă sunt interpretate în același mod ca elementele marcate ca Ocupat. acestea indică inaccesibilitatea utilizatorului într-o anumită perioadă de timp. Din punct de vedere vizual, elementele celor două tipuri sunt diferite: elementele marcate ca "Nu la locul de muncă" sunt evidențiate în mov și elementele marcate ca ocupate sunt albastre. Această diferență ajută la determinarea motivului indisponibilității utilizatorului. De exemplu, puteți muta un element marcat ca ocupat. dar un element marcat Oprit la serviciu (utilizat, de exemplu, în timpul vacanței) nu trebuie mutat.
În calendar, în fila Pagina principală, faceți clic pe butonul Creați întâlnire.
În câmpul Subiect, introduceți numele vacanței.
În câmpurile Ora de începere și de sfârșit, faceți clic pe datele pe care le doriți.
Bifați caseta de selectare Full Day.
Setați parametrul Show ca valoare nr la serviciu.
Faceți clic pe Salvați și închideți.
Notă: Puteți șterge (numai din propriul calendar) cererea inițială de întâlnire trimisă altor utilizatori. Cu toate acestea, dacă îl lăsați în calendar, puteți, dacă este necesar, să trimiteți cu ușurință o actualizare sau să anulați invitația.
Pasul 1. Adăugarea timpului de vacanță în calendarele colegilor
Dacă marcați ora din calendar ca "Nu la serviciu", colegii vor vedea această etichetă atunci când încearcă să programeze o întâlnire cu dvs. Dar este posibil ca toți angajații să fie informați în prealabil cu privire la absența lor fără a le agrava calendarele și pentru a schimba informațiile despre disponibilitate? Acest lucru se poate face prin afișarea în calendare a unui eveniment pentru întreaga zi, care, spre deosebire de evenimentul obișnuit pentru întreaga zi, va fi afișat ca timp liber. Un astfel de eveniment nu va afecta disponibilitatea colegilor.
Notă: Cererile de întâlnire sunt concepute pentru a fi trimise și primite de utilizatorii Outlook. Capacitatea de a vedea orarul altor utilizatori atunci când creați invitații în Outlook depinde de disponibilitatea serverului Microsoft Exchange în organizația dvs.
În meniul Fișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Solicitare întâlnire.
Combinație de taste. Pentru a crea o solicitare de întâlnire, apăsați CTRL + SHIFT + Q.
Introduceți o descriere în câmpul Subiect și, dacă este necesar, specificați locația.
Utilizați listele de pornire și de terminare pentru a seta intervalul de timp în care veți fi absenți de la serviciu. Pentru sărbători, de obicei, setați zile întregi. În acest caz, bifați caseta de selectare Ziua întreagă.
Notă: În mod prestabilit, Outlook utilizează fusul orar specificat pe computer pentru a programa. Pentru a programa o expirare bazată pe o altă fus orar, pe fila Colecție, în grupul Opțiuni, faceți clic pe Zona de timp.
În grupul Parametri, din lista derulantă Afișați ca, selectați Gratuit. Dacă ați specificat deja că acest eveniment este pentru întreaga zi, parametrul Afișare ca automat este setat la Liber.
Asigurați-vă că opțiunea Afișare ca este setată la Liber. Acest lucru va permite destinatarilor să accepte invitația la întâlnire și să vă adauge vacanța în calendarul lor, dar să nu blocheze timpul din calendarul lor. Destinatarul va fi în continuare disponibil în timpul vacanței dvs.
Dacă selectați un eveniment pentru întreaga zi, acesta va începe la miezul nopții. Pentru a împiedica colegii să primească notificări la un moment incomod, setați opțiunea Memento la Nu.
Introduceți orice informație pentru destinatari.
Specificați destinatarii din linia Către.
Pentru a anunța colegii despre concediile recurente, în fila Colecție, în grupul Opțiuni, selectați Repeat. Specificați un model de repetare și faceți clic pe OK.
Când adăugați un șablon de repetare la o solicitare de întâlnire, numele fila Conferință se modifică la o întâlnire recurentă.
În fila Ansamblu, în grupul Show, faceți clic pe butonul Meeting.
Faceți clic pe butonul Trimitere.
Dacă trimiteți o solicitare de întâlnire setând Afișați ca valoare liberă. atunci evenimentul va fi afișat în partea de sus a fiecărei zile în calendarele Outlook ale colegilor dvs. Acest lucru vă permite să creați un memento vizual fără a bloca orele de lucru.
Notă: dacă nu a fost selectată caseta "Întreaga zi", evenimentul este afișat în grila de timp și nu este afișat în partea de sus a fiecărei zile. Cu toate acestea, acesta este încă marcat ca fiind gratuit.
Pasul 2. Blocarea timpului de concediu în calendar
Dacă urmați pașii din secțiunea anterioară, solicitarea de întâlnire anunțată este marcată ca timp liber, pentru a preveni blocarea timpului de expirare în calendarele altor utilizatori. Cu toate acestea, această dată este, de asemenea, marcată ca liberă în calendarul dvs. Trebuie să creați o întâlnire suplimentară, astfel încât colegii să poată vedea că nu sunteți disponibil la ora specificată.
O greșeală obișnuită este deschiderea unei solicitări de întâlnire în calendar după trimiterea interogării inițiale și setarea opțiunii Show as Value at Work în loc de Free. În acest caz, toți destinatarii invitației inițiale primesc actualizări care schimbă starea Free to No la serviciu. care este nedorită. Trebuie să creați o copie a întâlnirii în propriul calendar, prin setarea opțiunii Afișați ca opțiune Nu la serviciu.
Când angajații planifică întâlniri și alte evenimente din calendarul Outlook, ei văd informații despre disponibilitatea dvs., dacă nu ați blocat această posibilitate. În mod obișnuit, pentru întâlniri, întâlniri și evenimente, opțiunea Afișare ca este setată la Ocupat. De asemenea, puteți crea elemente selectând Afișați ca opțiune Nu la serviciu. Elementele marcate Oprit la locul de muncă sunt interpretate în același mod ca elementele marcate ca Ocupat. acestea indică inaccesibilitatea utilizatorului într-o anumită perioadă de timp. Din punct de vedere vizual, elementele celor două tipuri sunt diferite: elementele marcate ca "Nu la locul de muncă" sunt evidențiate în mov și elementele marcate ca ocupate sunt albastre. Această diferență ajută la determinarea motivului indisponibilității utilizatorului. De exemplu, puteți muta un element marcat ca ocupat. dar un element marcat Oprit la serviciu (utilizat, de exemplu, în timpul vacanței) nu trebuie mutat.
În Calendar, din meniul Fișier, faceți clic pe Nou. apoi faceți clic pe Întâlniți.
În câmpul Subiect, introduceți numele vacanței.
În câmpurile Ora de începere și de sfârșit, faceți clic pe datele pe care le doriți.
Bifați caseta de selectare Full Day.
Setați parametrul Show ca valoare nr la serviciu.
Faceți clic pe Salvați și închideți.
Notă: Puteți șterge (numai din propriul calendar) cererea inițială de întâlnire trimisă altor utilizatori. Cu toate acestea, dacă îl lăsați în calendar, puteți, dacă este necesar, să trimiteți cu ușurință o actualizare sau să anulați invitația.
Informații suplimentare
Trimiteți-le prietenilor: