Procesele de afaceri din sfera personalului joacă un rol important în activitățile oricărei companii. Execuția corectă și la timp a înregistrărilor de personal afectează toate procedurile referitoare la personalul companiei. În acest articol, vom examina cele mai importante și relevante documente ale ofițerului de personal.
Din acest articol veți afla:
- ce documente are nevoie ofițerul de personal atunci când angajează;
- ce documente ale ofițerului de personal sunt necesare pentru înregistrarea unei obligații;
- cum este procesarea transferului, călătoriei de afaceri și a concediului angajatului?
- ce documente va avea nevoie ofițerul de personal atunci când angajatul este concediat;
- dacă actele normative locale se referă la documentele ofițerului de personal.
Documente de recrutare pentru angajare
Poate că cea mai mare parte a personalului este legată de înregistrarea recrutării unui nou angajat. Lista documentelor ofițerului de personal. este mai ușor de dezasamblat în conformitate cu etapele de angajare.
Documente ale solicitantului
Înregistrarea unui nou angajat începe cu verificarea documentelor care i-au fost transmise. Atunci când angajează, solicitantul furnizează:
- pașaport (sau alt document care să dovedească identitatea);
- registrul de muncă (cu excepția primului caz de muncă (articolul 65 din Codul Muncii al Federației Ruse) sau lucrările privind condițiile de muncă cu fracțiune de normă);
- certificatul de asigurare a asigurării de pensie de stat (dacă este disponibil);
- documentul privind primirea unui învățământ (atunci când solicită un loc de muncă, care necesită o pregătire specială);
- documente de înregistrare militară (pentru persoanele responsabile pentru serviciul militar);
- certificatul de prezență (absență) a unei condamnări anterioare (dacă este necesar);
- cererea de angajare (nu neapărat, cu condiția ca documentul fluxului de lucru al organizației să prevadă existența unui astfel de document).
Citiți pe subiect în jurnalul electronic
Documentele de personal despre familiarizarea angajatului cu actele locale
Atunci când recrutează un nou angajat, specialistul în resurse umane trebuie să-l familiarizeze cu reglementările locale ale organizației și să documenteze acest proces. Reglementările locale includ: reglementările interne ale muncii, reglementările, ordinele și regulamentele care reglementează activitatea muncii angajatului. Faptul de familiarizare trebuie confirmat prin semnătura angajatului într-un jurnal special sau pe foaia de înscriere anexată la documentul normativ. Conform prevederilor actualei legi (art. 68 din LC RF), angajatorul este obligat să facă acest lucru înainte de încheierea contractului de muncă.
Contract de muncă
Unul dintre cele mai importante documente kadrovika. Formată în procesul de găsire a unui nou angajat, acesta este un contract de muncă. Acesta este un document care confirmă existența unei relații de muncă. Contractul de muncă este necesar să se facă în scris, în două exemplare, din care unul rămâne cu angajatorul, angajatul și celălalt este transmis (art. 67 din LC RF). Contractul de muncă conține informații și condiții (obligatorii și suplimentare). Acest document trebuie completat în termen de trei zile de la data la care angajatul a început să lucreze.
Ordine de angajare pentru angajare
Documentele de personal atunci când se înregistrează un nou angajat trebuie să includă în mod obligatoriu un ordin de angajare (articolul 68 din LC RF). Pentru pregătirea acestei comenzi, este posibil să se utilizeze atât formularele unificate existente, cât și un formular aprobat în cadrul organizației. Înregistrarea ordinului se face în termen de trei zile de la data începerii lucrului.
Cartea personală a angajatului
Acest document este întocmit în conformitate cu formularul unificat nr. T-2 pentru fiecare angajat al companiei. Într-un card personal trebuie să reflecte următoarele informații cu privire angajatului: datele personale, educația, experiența de muncă, legate de serviciul militar, mișcările de personal, pleacă. Când completați un card personal, puteți utiliza chestionarul angajatului pentru a vă depune o cerere de muncă. Acest chestionar nu este un document de personal obligatoriu. dar disponibilitatea acestuia facilitează foarte mult umplerea ulterioară a documentelor.
Registru de muncă
Un alt document important este personalul - istoricul ocupării forței de muncă în personalul de specialitate de înregistrare ocuparea forței de muncă trebuie să facă o intrare în cartea de muncă a noului angajat. Acest lucru ar trebui făcut în cel mult șase zile de la începerea efectivă a activității (articolul 66 din LC RF). Dacă pentru angajat acest lucru este primul caz de angajare, atunci angajatorul trebuie să completeze cartea de muncă pentru el. În consecință, activitatea ofițerului de personal este completată cu înregistrarea paginii de titlu a cărții de lucru.
Carte de contabilitate pentru circulația cărților de lucru
Cartea contabilă se referă la documentele ofițerului de personal. care ajută la urmărirea stocării cărților de muncă. În acest document o dată beneficiază de înregistrare ocuparea forței de muncă, seria și numărul de înregistrare ocuparea forței de muncă și introduceți-l (dacă este cazul), și poziția unei unități structurale a noii angajați, precum și detalii ale persoanei care a acceptat cartea de muncă la angajat.
Notificarea către biroul de înregistrare și înscriere militară
Documente de personal pentru înregistrarea relațiilor de muncă cu managerul
Pentru a formaliza relațiile cu managerul, vor fi necesare aceleași documente ale ofițerului de personal. care sunt folosite la angajarea unui angajat obișnuit. Cu toate acestea, relațiile de muncă cu capul au propriile lor particularități. Toate nuanțele relațiilor cu capul sunt reglementate de capitolul 43 din Codul Muncii. De exemplu, pentru administratori există motive suplimentare pentru rezilierea unui contract de muncă, care este prevăzută la articolul 278 din Codul Muncii. Printre acestea se numără: demiterea șefului organizației a debitorului, în conformitate cu legislația privind insolvența (faliment); organul autorizat al persoanei juridice sau proprietarul proprietatea organizației sau a persoanei autorizate de decizia proprietarului (autoritatea) de a rezilia contractul de muncă.
Relațiile de muncă cu lucrătorul cu fracțiune de normă: documentele necesare ale ofițerului de personal
Compatibilitatea externă înseamnă munca unui angajat de la doi angajatori diferiți. Intern - permite angajatului să ocupe două poziții într-o singură organizație. În orice caz, angajatul trebuie să fie înscris în două contracte de muncă: în funcția principală și în combinație. Atunci când se procesează documentele ofițerului de personal în cazul part-time, specialistul în materie de personal trebuie să fie conștient de faptul că, în aceste condiții, munca minorilor este interzisă; lucrul cu condiții de muncă dăunătoare sau periculoase, dacă lucrarea principală este legată de aceleași condiții; alte activități în cazurile prevăzute de legile federale. În ceea ce privește funcțiile de conducere, angajatul poate lucra în combinație cu alt angajator numai cu permisiunea organismului autorizat al organizației sau a proprietarului proprietății organizației (articolul 276 din LC RF).
Instrucțiuni pentru munca personalului
Combinația de posturi este adesea confundată cu coerența internă. Cu toate acestea, ele prezintă o serie de diferențe în ordinea înregistrării, terminării, plății și a altor caracteristici. Combinație de posturi pentru un alt post presupune executarea profesională a angajaților, în plus față de locul de muncă principal în set de ore de muncă (art. 60.2 din Codul muncii).
Compatibilitatea este formalizată prin încheierea unui contract separat de muncă și prin emiterea unui ordin de muncă. În acest caz, timpul de lucru al angajatului este în afara timpului de lucru stabilit. Angajatul este însărcinat cu salariul stabilit prin contractul de muncă. Atunci când angajatorul este demis, angajatorul trebuie să rezilieze contractul de muncă prin emiterea ordinului corespunzător.
În ceea ce privește documentele ofițerului de personal în caz de suprapunere, aceste relații de muncă sunt formalizate prin emiterea ordinului de combinare. Angajatul lucrează în timpul de lucru stabilit și nu este eliberat din munca principală. Angajatorul trebuie să stabilească o plată suplimentară pentru un astfel de salariat și să stabilească mărimea acestuia într-un acord suplimentar la contractul de muncă. Un astfel de angajat nu este supus concedierii. La încetarea suprapunerii către angajator este necesară emiterea ordinului privind anularea combinării și retragerea suprataxei.
Documentele de personal pentru înregistrarea responsabilității materiale
Există două tipuri de răspunderi: complete sau limitate. Responsabilitatea financiară completă obligă angajatul să despăgubească integral pagubele cauzate angajatorului. La calcularea sumei exacte, este necesar să se țină seama de valoarea reală de piață a proprietății. Lista cazurilor în care angajatorul are dreptul de a solicita salariatului o astfel de despăgubire pentru daune este prezentată în art. 243 din LC RF. Dacă angajatorul dorește să se protejeze, el poate încheia un contract cu angajatul cu privire la răspunderea deplină. Un astfel de contract se referă, de asemenea, la documentele necesare ale ofițerului de personal.
În alte cazuri, răspunderea angajatului este limitată la valoarea veniturilor medii lunare (articolul 241 din Codul muncii RF). Această responsabilitate se numește răspundere limitată.
Personalul documentează când schimbi salariul unui angajat
La documentele ofițerului de personal. legate de modificarea salariului unui angajat, poate include un ordin de modificare a salariului sau modificări în tabelul de personal, precum și un acord suplimentar la contractul de muncă pentru a schimba salariul. Aceste documente trebuie să fie întocmite, în cazul în care există o modificare a termenilor contractului de muncă în ceea ce privește salariile. Suma remunerației este o condiție prealabilă pentru un contract de muncă. Acordul părților permite angajatorului să modifice condițiile contractului cu angajatul (articolul 72 din LC RF). În cazul în care inițiativa de a modifica termenii contractului de muncă provine de la angajator (cu excepția funcției de muncă), trebuie să existe motive întemeiate pentru schimbarea condițiilor de lucru organizaționale sau tehnologice. Dacă condițiile contractului de muncă specificate anterior nu pot fi reținute, angajatorul are dreptul de a face modificări din proprie inițiativă (articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse). În același timp, el este obligat să notifice angajatul în scris, cu cel puțin două luni înainte de a aduce modificări contractului de muncă. Dacă angajatul nu este de acord să lucreze în noile condiții, angajatorul trebuie să-l ofere în scris alte lucrări disponibile. În absența unei astfel de lucrări sau a unui refuz al angajatului de la postul vacant propus, contractul de muncă este reziliat în conformitate cu clauza 7 din prima parte a articolului 77 din Codul Muncii.
Executarea traducerii: documentele obligatorii ale ofițerului de personal
În cazurile în care angajatorul se confruntă cu necesitatea de a transfera salariatului la un alt loc de muncă sau de birou, toate condițiile de transfer se înregistrează în documentele relevante ale personalului. Este necesar să se stabilească dacă transferul unui angajat temporar (de până la un an sau până la revenirea la locul de muncă a angajaților, ale căror sarcini atribuite temporar un alt specialist) sau permanentă (transferul la un alt loc de muncă sau o poziție cu același angajator sau un alt angajator).
Pentru diferite tipuri de traduceri, există anumite caracteristici de design. Permanenta traducere necesită consimțământul scris al angajatului, care este emis sub forma unei cereri. Transferul temporar al unui angajat în anumite situații (articolul 72.2 din Codul vamal RF) este posibil chiar și în absența unui astfel de consimțământ.
- angajatul în conformitate cu certificatul medical are nevoie de un transfer temporar (până la patru luni) la un alt loc de muncă;
- salariatul are nevoie temporar (cu o durată mai mare de patru luni) sau un transfer permanent la alt loc de muncă din motive de sănătate care nu este contraindicat în ceea ce privește raportul medical;
- angajatul este o femeie însărcinată care trebuie să fie transferată la locul de muncă, ceea ce exclude impactul factorilor nocivi de producție.
În ceea ce privește executarea documentelor necesare traducerii ofițerului de personal. pentru ei este posibil să se efectueze acordul suplimentar privind transferul și ordinul conform formularului № Т-5. În cazul în care angajatul și angajatorul sunt de acord asupra transferului, este necesar să se emită un acord suplimentar la contractul de muncă, care stabilește toate condițiile transferului. După înregistrarea contractului, se emite o comandă pentru transfer. Acest document trebuie să respecte o formă unitară № T-5 (№ T 5a) sau alte aprobat de reglementările locale.
În plus, specialist de resurse umane ar trebui să facă în cartea de muncă de transfer la intrare permanent al angajatului (art. 66 din LC RF). carte personală a angajatului, de asemenea, trebuie să facă toate detaliile transferului, cu diferența că informațiile conținute în acest document sunt realizate, indiferent de tipul de traducere. Rețineți că, cu această înregistrare, angajatul ar trebui să fie familiarizat cu pictura.
Înregistrări ale personalului în timpul călătoriei
La documentele de bază ale ofițerului de personal. necesare pentru înregistrarea unei călătorii de afaceri pot fi acum atribuite:
Decorarea vacanței: documente importante ale ofițerului de personal
Angajatorul este obligat să acorde concediul pentru angajat în conformitate cu programul aprobat. În plus, este necesar să se emită o notificare corespunzătoare și să o trimită angajatului cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea sărbătorii (articolul 123 din LC RF). La documentele ofițerului de personal. Ordinul de concediu se aplică și concediului. În plus, este necesar să completați un card personal al angajatului, în care să se reflecte informații despre vacanță.
Astfel, la documentele ofițerului de personal. necesare pentru înregistrarea concediului, includ:
Documente de personal privind încetarea unui angajat
Pentru înregistrarea concedierii expertul calificat este necesară eliberarea listei documentelor obligatorii ale ofițerului de personal. iar ordinea execuției lor va depinde de concediere.
Dacă este vorba de concediere, este important, în primul rând, să primiți de la angajat o scrisoare de demisie. Dacă baza de concediere este acordul părților, este necesar să se încheie un acord privind încetarea relațiilor de muncă dintre angajat și angajator.
Singurul document kadrovika. care trebuie să fie formalizată indiferent de motivul concedierii, este ordinul de încetare a contractului de muncă. Procedurile obligatorii includ, de asemenea, înscrierea în carnetul de muncă al angajatului și o carte personală a angajatului. Pentru personalul specializat este deosebit de important să se obțină semnătura angajatului cu privire la primirea fișei de lucru. Această semnătură din registrul de evidență și circulația cărților de muncă indică faptul că angajatul a primit documentul în mâinile sale.
Acte normative locale
- normele de reglementare a muncii interne (articolul 21 din art. 22 din CR RF);
- Regulamentul privind procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale salariaților (articolul 87 din LC RF);
- instrucțiuni privind protecția muncii (articolul 212 din LC RF).
La cele recomandate fiecărei companii la acte locale pot fi atribuite următoarele prevederi:
- prevederea pentru concediu;
- poziție pe călătorii de afaceri;
- clauza privind munca cu un secret comercial;
- poziția privind certificarea angajaților etc.
Toate documentele listate sunt de asemenea gestionate de un specialist. În ciuda faptului că acestea nu sunt documente ale ofițerului de personal ca atare, cunoașterea regulilor pentru proiectarea și aplicarea lor este importantă pentru fiecare specialist.
Anunțuri privind problemele viitoare
Trimiteți-le prietenilor: