Fluxurile de lucru SharePoint reprezintă un set de mini-aplicații care vă permit să accelerați și să automatizați diverse procese de afaceri: de la colectarea semnăturilor, recenzii și aprobări pentru planuri și documente la urmărirea stadiului actual al procedurilor standard. Fluxurile de lucru SharePoint pot economisi timp și efort asigurând îndeplinirea consecventă și eficientă a sarcinilor comune.
Între timp, în acest articol, veți afla mai multe despre întregul set de fluxuri de lucru incluse.
Dacă preferați să treceți direct la instrucțiunile detaliate pentru un anumit flux de lucru, veți găsi link-uri către fiecare, în care următoarea secțiune la care vă puteți conecta din tabelul de mai jos este conținutul.
Ce trebuie să știți?
Care este fluxul de lucru SharePoint?
Toată lumea știe sigur ce este o diagramă bloc. Aceasta este o diagramă grafică a procesului, din care este clar ce se întâmplă în fiecare dintre etapele sale.
proces automat de lucru SharePoint seamănă cu o diagramă bloc care reduce costurile forței de muncă și elimină presupunerile și intamplarea în fluxurile de lucru standard.
De exemplu, luați în considerare procesul de aprobare a documentului prezentat în figură. Atunci când face manual, necesită inspecții periodice, urmărirea, transferul documentelor și trimiterea memento-uri, și de a face acest lucru ar trebui să fie pentru tine personal sau colegii. Astfel, va trebui să faceți o mulțime de lucruri suplimentare și, chiar mai important, să vă distrați în mod constant.
Și când utilizați fluxul de lucru pentru a aproba documentele SharePoint, toate verificările necesare, urmele, mementourile și redirecționarea se efectuează automat. În cazul întârzierii executării acțiunii solicitate de către unul dintre participanți, precum și în cazul oricăror dificultăți la majoritatea fluxurilor de lucru standard, se emite o notificare cu privire la aceasta. Membrii grupului nu necesită urmărirea suplimentară a proceselor, deoarece este rulată independent de fluxul de lucru SharePoint.
Și pornirea fluxului de lucru SharePoint este ușor. Trebuie doar să selectați tipul de flux de lucru, trebuie să setați parametrii care vor funcționa cel mai bine în situația dvs. și apoi să așteptați până când veți prelua SharePoint. Și, desigur, puteți să anulați sau să întrerupeți fluxul de lucru atunci când aveți nevoie de el.
Ce procese pot fi automatizate cu fluxurile de lucru SharePoint?
Fiecare tip de flux de lucru este prevăzut cu SharePoint acționează ca un șablon. Adăugarea unei versiuni a fluxului de lucru pentru o singură listă sau o bibliotecă, sau pentru o întreagă colecție de site, specificați setările și parametrii pentru această versiune rulând formularul - care fluxul de lucru atribuie sarcini, termene pentru sarcini, cum ar fi fluxul de lucru poate fi pornit, de către cine și când, instrucțiunile pentru include în notificările de sarcină și așa mai departe.
Aprobare (direcția documentului sau a obiectului pentru aprobare)
Procesul de lucru în procesul de aprobare transmite documentul sau alt element care este desemnat pentru om pentru aprobare sau respingere.
De asemenea, puteți utiliza fluxul de aprobare pentru a gestiona aprobarea conținutului într-o listă sau într-o bibliotecă
Colectarea feedback-ului (direcția documentului sau a elementului pentru feedback)
Fluxul de lucru pentru colectarea feedback-ului trimite un document sau alt element alocat utilizatorilor pentru feedbackul lor.
Fluxul de flux de colectare a feedback-ului combină toate feedback-urile și sugestiile participanților pentru proprietarul fluxului de lucru, precum și înregistrarea procesului de recenzare.
Colectarea de semnături (direcția unui document, a unei cărți sau a unui formular pentru obținerea unei semnături digitale)
Fluxul de lucru de colectare a semnăturilor direcționează documentul Microsoft Office către persoanele desemnate pentru semnăturile lor digitale.
Rețineți că funcția fluxului de lucru de colectare a semnăturilor utilizează numai documente Word, Excel forme Excel forme InfoPath.
Aprobarea lichidării (Depozitarea și expirarea documentului)
Fluxul de lucru pentru aprobarea lichidării este conceput pentru a suporta cerințele din cadrul organizației de gestionare a înregistrărilor. Acest flux de lucru controlează stocarea și expirarea documentului, permițând participanților să aleagă dacă trebuie salvate sau șterse documente sau elemente expirate.
Puteți configura aprobarea de lichidare a fluxului de lucru pentru a lucra cu utilizarea termenului politicilor de gestionare a informațiilor de politică, astfel încât fluxul de lucru se execută în mod automat de fiecare dată când un document sau articol de pe site-ul expiră.
Un flux de lucru în trei etape (urmărirea a trei faze sau etape ale problemei, proiectului sau sarcinii)
Un flux de lucru în trei etape este proiectat pentru a urmări starea unui articol de listă pe trei faze (faze). Cu acest flux de lucru, puteți gestiona procesele de afaceri în care organizația trebuie să urmărească un număr mare de întrebări sau elemente, cum ar fi întrebările clienților privind asistența tehnică, potențialii cumpărători și sarcinile proiectului.
Cu fiecare tranziție de la etapă la etapă, fluxul de lucru atribuie o sarcină utilizatorului, care este trimis o notificare prin e-mail. După finalizarea sarcinii, fluxul de lucru actualizează starea elementului și trece la pasul următor. Fluxul de lucru în trei etape este proiectat să funcționeze cu șablonul "Urmărirea întrebărilor", dar îl puteți utiliza cu orice listă care conține o coloană "Selectare" cu trei sau mai multe valori.
Cine va putea să adauge și să înceapă fluxurile de lucru SharePoint?
Pentru a adăuga sau a începe un proces, utilizatorul trebuie să aibă permisiunile necesare pentru a lucra cu lista, biblioteca sau familia de site-uri Web pentru care se execută procesul.
Adăugarea unui flux de lucru. În mod implicit, pentru a adăuga un flux de lucru, aveți nevoie de permisiune pentru a gestiona listele. (Grupul „“ proprietari „“ are permisiunea de a gestiona liste în mod implicit, nu, Grupul „“ membri „“ și „“ vizitatorilor "este.)
Pornirea fluxului de lucru În plus, în mod implicit, trebuie să aveți permisiunea de a modifica elementele pentru a porni fluxul de lucru deja adăugat. (Grupurile "Participanții" și grupurile de proprietari au permisiunea de a schimba elementele implicite, grupurile "vizitatori" nr).
De asemenea, puteți selecta proprietarii. Configurați anumite fluxuri de lucru astfel încât să poată fi pornite numai membrii grupului de proprietari.
Cum adaug și pornesc un flux de lucru SharePoint?
Următoarea diagramă oferă o prezentare generală a pașilor standard pentru planificarea, adăugarea, pornirea și modificarea fluxurilor de lucru SharePoint. Apoi, fiecare etapă este examinată în detaliu.
Planificarea ar trebui să știe ce parametri sunt necesari și ce informații trebuie să aveți la dispoziție atunci când utilizați formularul de inițiere. Pentru a adăuga versiunea dvs. de flux de lucru.
Aflați ce tipuri de fluxuri de lucru sunt incluse în lucrarea dorită.
Adăugare Pentru a adăuga versiunea corectă a fluxului de lucru pentru o listă, o bibliotecă sau o colecție de site-uri, introduceți datele în formularul de pornire.
Schimbare Dacă procesul nu funcționează așa cum ar trebui, puteți deschide formularul de comunicare prin care a fost creat acest proces și efectuați modificările necesare.
Pot să-mi creez propriile fluxuri de lucru SharePoint?
Dacă aveți nevoie de mai multă flexibilitate pentru fluxul de lucru încorporat, îl puteți configura ulterior cu instrumentul, cum ar fi SharePoint Designer. De asemenea, puteți crea propriul flux de lucru sursă de la zero.
Utilizând designerul fluxului de lucru, utilizatorul creează reguli care asociază condiții și acțiuni cu elemente ale listelor și bibliotecilor SharePoint. Modificările aduse elementelor din listele și bibliotecile lansează acțiuni în fluxul de lucru.
De exemplu, puteți crea un flux de lucru care va executa un proces suplimentar de aprobare, cu condiția ca valoarea elementului să depășească un anumit prag.
Pașii următori
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: