Cum să programați o zi lucrătoare pentru a menține un echilibru între viața profesională și cea personală? În articol veți găsi sfaturi practice care vă vor ajuta în acest sens. și să scape de munca inutilă târziu și la sfârșit de săptămână
Fiecare dintre noi lucrează în zilele în care nu știți ce încercați să apucați, dar în cele din urmă, până seara, vă dați seama că nu sa făcut nimic. În contabilitate, acest lucru nu este neobișnuit. Unii manageri consideră că este necesar să distribuiți corect funcțiile și zonele de lucru între subordonați. Sunt de acord, dar voi adăuga că aceasta este doar o parte strategică a planificării. Și avem nevoie și de o tactică. Asta înseamnă că trebuie să puneți sarcinile pentru această zi, astfel încât să puteți gestiona totul și, în același timp, să nu supraîncărcați pe nimeni. Cum se poate face acest lucru în mod eficient?
Regula celor trei optari
O mare concepție greșită a multora este că, dacă numărul de ore din zi crește, ei vor avea imediat la lucru. De fapt, dimpotrivă, pentru a fi la timp, nu trebuie să creștem timpul de lucru, ci să-l reducem. Recomand întotdeauna planificarea zilei conform regulii a trei optari "8-8-8". Am descifrat: opt ore pentru somn, opt pentru intimitate, opt pentru muncă. În total - 24 de ore. Este clar că aceasta este o imagine ideală și, uneori, dormim și ne odihnim mai puțin decât lucrăm. Dar luați acest lucru ca regulă și încercați să rămâneți la el, deoarece aceste trei optzeci nu sunt doar inventate.
Opt ore sunt necesare pentru ca un adult să se odihnească. Acest lucru a fost stabilit de medici. Somnul este un fenomen natural care nu poate fi anulat. Lupta este inutilă și fatală pentru o persoană. Și aceasta se aplică atât contabilului-șef, cât și angajaților săi. Prin urmare, nu ar trebui să permiteți muncii să ia timpul alocat pentru odihnă.
O zi de lucru de opt ore este garantată de lege. Și totul este automat inclus în conceptul de "viață personală". Cumva la unul dintre seminariile mele am vorbit despre regula celor trei optari. Și unii dintre participanți au spus că opt ore pe zi pentru viața personală este o mulțime. Vreau să vă spun că nu este prea mult. Acest lucru este normal. În viața personală, la urma urmei, tot ceea ce îți umple viața în afara biroului - și comunicarea cu prietenii și timpul singur cu tine, drumul de la casă până la birou și chiar o pauză de prânz. Chiar dacă nu ai nimic de făcut în timpul liber (câteodată se întâmplă), relaxează-te, fii leneș. Dar nu pierdeți timpul la locul de muncă. Aveți opt ore să lucrați.
Sarcinile contabilului pentru această zi
Opt ore de muncă nu sunt suficiente. Și dacă acest timp nu este suficient, în primul rând pentru că nu este posibil să o folosim productiv. Pentru a programa o zi lucrătoare, vă recomand să începeți prin stabilirea timpului petrecut întotdeauna.
Afaceri actuale. Acestea sunt funcții direct legate de rezultatele activității departamentului contabil. Acestea includ intrarea în primar, reconcilierea cu contrapărțile și așa mai departe.
Obiectivele de investiții. Aici avem în vedere munca, indirect, și nu direct legate de rezultate. Adică, permițându-vă să efectuați sarcinile zilnice mai rapid, mai bine și mai ieftin. Sarcinile de investiții, de exemplu, vor fi: negocierile cu programatorii privind finalizarea programului contabil (de exemplu, cu privire la automatizarea operațiunilor manuale), întâlniri, pregătirea regulamentelor, fluxul de lucru și instrucțiunile.
Distrageri externe. Planificarea unei zile lucrătoare, luând în considerare doar obiectivele curente și cele de investiții, este incorectă. Întotdeauna vor exista mici întrebări sau probleme importante și arhivate, care, cu o regularitate de invidiat, aruncă unitățile vecine în departamentul contabil. De aceea ar trebui să existe o rezervă de timp pentru fiecare angajat.
Rest. Chiar și motorul trebuie să fie oprit din când în când, astfel încât să nu se rupă de supraîncălzire. Și apoi despre oameni vii? În mod ideal, trebuie să luați o pauză de 10 minute la fiecare oră pentru a vă menține performanța bună pe tot parcursul zilei (a se vedea și "Parabola de mai jos"). Și asta e în plus față de pauza de prânz.
Cumva doi loggers au decis să afle cine va răsturna cei mai mulți copaci de la 8 dimineața până la 4 dimineața. Ei au început să sincronizeze, dar la sfârșitul primei ore de tăiere, un lemnos a auzit că celălalt se oprea. Realizând că aceasta este o șansă, primul tăietor de lemne și-a dublat eforturile. După 10 minute, cel de-al doilea lemnos sa întors la lucru. Și din nou au lucrat aproape în mod sincron, când brusc, la ora 9.50, primul logger a auzit din nou că rivalul său se oprise din hacking. Dar nu sa oprit, decisând din nou să profite de slăbiciunea inamicului. Acest lucru sa repetat în fiecare oră - un lemnos sa oprit timp de 10 minute, celălalt a continuat să lucreze și la ora 4 a fost absolut sigur că a câștigat competiția. Vă puteți imagina cât de surprins a fost când a aflat că a pierdut.
"În fiecare oră am auzit că te oprești de muncă timp de 10 minute. Cum ai putut taia mai mult decât am făcut? Întrebat pe ratat.
- În fiecare oră am oprit timp de 10 minute. Și în timp ce continuați să tăiați pădurea, mi-am ascuțit toporul ", a răspuns câștigătorul.
Planificarea unei zile lucrătoare depinde de poziție
Sarcinile contabilului șef și ale specialiștilor obișnuiți sunt foarte diferite, prin urmare structura zilei de lucru trebuie să fie diferită. Cu cât este mai mult contabilul-șef al personalului, cu atât mai puțin timp el trebuie să meargă la afacerile actuale, deoarece acesta este nivelul subordonaților săi. În calitate de lider, trebuie să se concentreze în principal asupra sarcinilor de investiții.
În acest caz, nu este necesar să se țină cont de contabilii numai pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice. Trebuie să le oferim posibilitatea de a crește și profesional. Spuneți, să participați la automatizare, să studiați modificările aduse legislației pe site-urile lor. Pentru a menține calitatea muncii actuale la un nivel adecvat, această auto-dezvoltare este pur și simplu necesară.
Timpul de odihnă ar trebui să fie același atât pentru manager, cât și pentru angajați, deoarece este o chestiune de fiziologie umană, care nu depinde de poziția deținută. Dar pentru rezolvarea unor probleme neplanificate, tu, ca și contabilul-șef, ar fi trebuit să rezervi mult mai mult timp decât specialiștii obișnuiți. La urma urmelor, managerii sunt distrați mult mai des și din motive mai grave.
Cât timp și ce să facem la lucru
În medie, contabilii lucrează 176 de ore pe zi (8 ore pe zi × 22 zile lucrătoare). În prezent, numărul total de ore trebuie repartizat în funcție de sarcini. Pentru a înțelege câte ore pe zi pot fi alocate sarcinilor curente și investiționale, vom începe cu standardele de odihnă și rezerve pentru afaceri neprevăzute.
Bazându-se pe pauze de zece minute după fiecare oră și jumătate, vom aloca aproximativ o oră pe zi pentru odihnă. Pe diverse întrebări mici sau urgente, contabilul va da încă o oră. Dar contabilul-șef ar trebui să aibă de cel puțin trei ori mai mult. Dacă în timpul zilei un specialist nu este distras de cereri neașteptate, atunci timpul pe care trebuie să-l cheltuiți este cheltuit pentru rezolvarea sarcinilor de investiții actuale sau suplimentare. Contabilitatea este întotdeauna ceva de făcut.
Sa constatat că, în cazurile care pot fi planificate, un contabil ordinar are 6 ore (8 - 1 - 1), principalul - 4 ore (8 - 1 - 3). Mai mult de 6 ore de contabil este împărțită în 5 ore de lucru curent, 1 oră pe zi rămâne pentru creșterea profesională. Patru ore ale contabilului-șef ar trebui să constea în trei ore pentru sarcinile de investiții și o singură oră pentru cifra de afaceri (de exemplu, controlul contabilității și raportarea fiscală). Un exemplu de structură a unei zile lucrătoare în departamentul contabil este prezentat mai jos.
Ce să-și petreacă timpul la lucru
Programul de lucru al contabilului-șef Ivanova, h
Dacă, în calitate de contabil-șef, vedeți că nu există suficiente ore pentru activitățile curente și investiționale, atunci trebuie să creșteți personalul departamentului. Din cauza unei evaluări greșite a timpului care trebuie pus în rezervă, ziua reală de lucru se transformă într-o zi de lucru nestandardă.
Planificarea orelor de lucru în perioada de raportare
Regula celor trei optari și structura zilei de lucru sunt principii generale care, de obicei, sunt dificil de aplicat în practică. Nu uitați că contabilitatea în activitatea sa ar trebui să ia în considerare nu numai producția, ci și calendarul fiscal.
Ce trebuie să faceți în zilele de raportare deliberat neregulate? Să plecați la timp, amintindu-vă de standardele de somn și de timpul personal? Abia se va dovedi, deoarece raportarea ar trebui pregătită și transmisă calitativ cel târziu în termenii stabiliți. În astfel de momente, trebuie să sacrificați atât somnul, cât și restul. Dar regula celor trei optari nu ar trebui să fie încălcată. Toată prelucrarea trebuie compensată în zile post-bazale. De exemplu, câteva zile pentru a merge acasă mai devreme. Aceasta înseamnă că trebuie menținut echilibrul lunar între muncă și odihnă.
Același principiu trebuie să se aplice și atunci când se alocă timp între sarcinile curente și investițiile. Desigur, există perioade în care contabilul, inclusiv contabilul-șef, este forțat să se ocupe doar de rutină. Dar apoi, în alte zile relativ liniștite, din nou, ar trebui alocat mai mult timp dezvoltării profesionale.
Pentru a minimiza astfel de distorsiuni, planificați activitatea angajaților, astfel încât în zilele de raportare să rămână numai probleme urgente. Pentru a reduce încărcătura neuniformă, veți contribui și la măsurile pregătitoare de închidere a perioadei, ceea ce se poate face chiar înainte de a se termina.
Poți face un plan pentru o lună
Planul individual de lucru pentru luna calendaristică pentru fiecare angajat și pentru el însuși poate fi făcut în tabelul Excel și pictat în funcție de zi, câte ore ar trebui să lucreze contabilul și ce funcții să facă.
Să luăm un contabil pentru a calcula salariul. De la 1 până la 5 a lunii se ocupă doar de sarcinile curente. În plus, ziua de lucru în această perioadă nu este de fapt 8, ci 10 ore. Acest lucru ar trebui să se reflecte în planificarea calendaristică. Apoi, de la 6 la 10, când salariul este deja calculat, începe o etapă de calm relativ. În această perioadă, pe de o parte, este posibil să se aibă în vedere o zi lucrătoare mai scurtă și, pe de altă parte, să se planifice mai mult timp pentru sarcini de investiții.
Contabilii au petrecut în mod corect timpul de lucru, stipulând în special cine face ce. De exemplu, pe data de 6, angajatul examinează modificările în legislație timp de două ore, iar pe 7 și 8 el dezvoltă instrucțiuni pentru locul de muncă în termen de trei ore.
Trebuie să recunoaștem că contabilii sunt mai ușor decât oricare alt specialist pentru a fi blocați în fluiditate. Deci, îndeplinirea planurilor de sarcini de investiții ale contabilului-șef trebuie să fie strict controlată. De exemplu, puteți instrui un subordonat să pregătească o scurtă trecere în revistă a modificărilor legislative în scris. Acest lucru vă va ajuta să economisiți timpul.
Trimiteți-le prietenilor: