Conceptul de afaceri personale
Această sarcină este atribuită departamentului de personal, care începe dosarul personal al angajatului la momentul angajării sale și se închide la concediere. Acesta include datele personale ale angajatului, documentele întocmite la întreprindere, etc.
Principalele reguli de reglementare sunt GOST 51141-98 și 17914-72, precum și legile federale privind serviciul public. Dar cerințele lor sunt obligatorii pentru instituții și instituții. Alte firme pot să le folosească în munca lor sau să realizeze proiectarea unui dosar personal în conformitate cu metodele lor.
Cu toate acestea, toate întreprinderile sunt supuse prevederilor legii "Cu privire la datele cu caracter personal", potrivit căruia angajatorul este recunoscut ca operator pentru prelucrarea acestora și, prin urmare, trebuie să protejeze informațiile personale ale angajaților săi și să împiedice divulgarea acestora.
Prin urmare, fișierele personale ar trebui să fie stocate în locuri în care accesul la afacere este limitat. O cerere de informații conținută în fișierul personal, trebuie să monitorizați și să remediați în registre speciale. Dezvăluirea neautorizată a informațiilor personale implică aducerea firmei la răspundere administrativă.
Important! Înainte de a colecta informații personale ale unui angajat, mai întâi trebuie să semnați o declarație cu el că își dă acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.
Înregistrarea și întreținerea dosarelor personale
Dosarul privind angajatul este deschis în momentul primirii. Primul este un card personal care este elaborat pentru angajat, care conține, pe lângă informațiile de bază despre el, o fotografie a angajatului. Mai mult, toate copiile documentelor depuse de angajat sunt depuse. Acestea includ și formularele care sunt completate în timpul înregistrării.
În timpul tuturor activităților din cadrul întreprinderii, responsabilii oficiali documentează documentele referitoare la acestea, de exemplu, diverse declarații, rapoarte, explicații. Ordinele emise la întreprindere cu privire la personal pentru angajat nu pot fi cusute în dosar cu cazul său, dacă acestea sunt fixate pe o cartelă personală. Aveți posibilitatea să înscrieți extrase din aceste documente în fișier.
Toate fișierele din fișierul personal trebuie să aibă o numerotare de la capăt la capăt.
La încheierea contractului de muncă, dosarul cu toate documentele este închis. Înainte de a le prezenta arhivei, este recomandabil să se elaboreze un inventar al dosarului personal, dacă nu a fost întocmit de la bun început. Este vorba de o listă a tuturor documentelor conținute în ea cu indicația numerelor paginilor. Acesta poate fi un model elaborat de organizație, unde numai paginile se potrivesc sau se completează manual sau folosind o listă de computere.
La închidere, data de încheiere a fișierului personal este pusă pe dosarul frontal, iar indexul este atribuit în funcție de nomenclatorul de cazuri disponibil.
Conform legii, perioada de depozitare a dosarelor personale este de 75 de ani.
Documente incluse în gestionarea înregistrărilor personale
În dosarul personal al fiecărui angajat, CV-urile și recomandările care le-au fost prezentate, chestionarele completate la întreprindere, cererea de angajare sunt perforate. cartea personală sub formă de T-2. pentru ocuparea forței de muncă. Este de dorit să includeți în dosar și copii ale pașaportului, certificate de înregistrare fiscală, certificat de pensie, certificate de educație, certificate de naștere pentru copii, căsătorie (divorț), permis de conducere și altele. Toate copiile trebuie să fie certificate de un ofițer de personal care le-a acceptat și a verificat împreună cu originalele.
În dosarul personal trebuie să existe un contract de muncă cu angajatul. precum și toate acordurile adiționale încheiate cu acesta.
Pe măsură ce lucrează în dosarul personal al unui angajat, se depun cererile de concediu. memo-uri. memorii. explicative, acte de infracțiuni, depunerea la premii etc. Dacă este necesar să se dezvăluie datele sale personale, angajatul trebuie să accepte acest lucru, care trebuie inclus și în acest dosar. După concediere, o declarație de concediere și ordinul conducătorului la concediere sunt anexate aici.
Carnetul de lucru al angajatului trebuie păstrat separat de fișierul personal într-un cabinet specializat, de preferință într-un loc sigur, deoarece este o formă de responsabilitate strictă și este înregistrat în registrul cărților de lucru.
Exemplu de finalizare a paginii de titlu și a inventarului dosarului personal
Pe partea frontală a paginii de titlu se va plasa denumirea companiei și subdiviziunea sa structurală. În colțul din dreapta, se înregistrează numărul cazului, precum și numărul de coli din inventar.
În partea centrală a documentului este completat numele complet. angajatul, în cazul căruia este inițiat cazul. În colțul din dreapta jos se indică datele de început și de sfârșit ale cazului, precum și numărul de coli din acesta și perioada de păstrare. Când dosarul este trimis la arhiva de pe pagina de titlu, este plasat un index, în conformitate cu nomenclatorul adoptat de cazuri.
Inventarul trebuie să conțină numărul și titlul (numele, prenumele) cazului în care este întocmit.
Mai mult, în partea tabelară a acesteia, pe măsură ce o includeți în dosarul foii de lucru, se completează informații despre formularele atașate. Aici specificați numărul în ordine, indicele documentului (dacă există), numele acestuia, numărul de pagini.
La sfârșitul listei, trebuie să notați numărul total de cereri, precum și foile de inventar, în cifre și în cuvinte. Lista este semnată de persoana responsabilă, indicând poziția sa, datele personale, precum și data compilării.
Formulare pentru formarea dosarelor personale și a eșantioanelor
Descărcați formularul de acoperire al fișierului personal în format Word.
Descărcați formularul pentru inventarul intern al documentelor pentru afaceri personale.
Descărcați un exemplu de umplere a capacului.
Descărcați un eșantion de umplere a inventarului intern.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: