Eficacitatea comunicărilor poate fi diferită. Conform studiilor străine eficacitatea conexiunilor orizontale ajunge la 90%, pe verticală - 20-25% (o cantitate de informații provenind de la liderii vine angajaților și le-a înțeles corect). Cu alte cuvinte, artiștii interpreți sau executanți sunt capabili să își realizeze funcțiile, având doar o cincime din informația destinată acestora.
Lipsa de eficacitate a datelor de comunicații verticale (atât pe legătura ascendentă și descendentă) confirmă faptul că următorul șef al muncitorilor (maistru), lăsând biroul primului șef al companiei, face doar 30% din informațiile, și șeful magazinului - aproximativ 40%. Comunicările de la partea de jos în sus sunt chiar mai ineficiente, deoarece până la șefi nu primesc mai mult de 10% din informație. Acest lucru demonstrează convingător că toate posibilitățile din organizarea comunicațiilor nu sunt utilizate.
Este important să ne amintim că succesul procesului de comunicare este organic legat de respectarea standardelor etice din partea beneficiarului, și partea de informare a expeditorului. Eficacitatea comunicărilor depinde de modul în care este construit mesajul. Atunci când este creată, este necesar să observăm această secvență: de la atenția la interes, de la interesul pentru principalele dispoziții, de la clarificarea detaliilor la obiecții și întrebări, apoi la concluzii și apeluri la acțiune.
Comunicarea în ordinea descrescătoare
Comunicarea despre descendenți - liderii-subordonații.
Acesta este cel mai evident tip de comunicare organizațională. Comunicarea dintre manager și subordonații acestuia se referă la clarificarea sarcinilor, priorităților și rezultatelor așteptate; asigurarea implicării în sarcinile departamentului; cu discutarea problemelor legate de eficiența muncii; obținerea recunoașterii și compensarea motivării; îmbunătățirea și dezvoltarea abilităților subordonaților; cu colectarea de informații despre o problemă reală sau existentă; notificarea subordonatului despre viitoarea schimbare; precum și obținerea de informații despre idei, îmbunătățiri și sugestii.
Comunicări pe ascendent (de jos în sus)
act de comunicare pe legătură în sus ca alertă de management al organizației, care este la nivelurile inferioare. În acest fel, ghidul de a afla mai multe despre problemele curente și emergente și oferă posibile opțiuni pentru corectarea situației. Schimbul de informații privind ascendentul are de obicei forma unor rapoarte, propuneri și note explicative.
Comunicări orizontale (între unități)
Pe lângă schimbul de informații pe verticală (de sus în jos sau de jos în sus), organizațiile au nevoie de comunicări orizontale. Organizația este formată din mai multe unități, astfel încât schimbul de informații între ele este necesar pentru a coordona sarcinile și acțiunile. Deoarece o organizație este un sistem de elemente interdependente, managementul trebuie să se asigure că elementele specializate colaborează, promovând organizația în direcția corectă. În schimbul de informații pe orizontală, comitetele sau grupurile ad-hoc participă adesea. Beneficiile suplimentare ale comunicărilor orizontale sunt formarea relațiilor de cooperare între angajații organizației. Se demonstrează că astfel de relații reprezintă o componentă importantă a satisfacției angajaților organizației.
Comunicările diagonale sunt conexiuni cu unități ale altor niveluri ale organizației care nu sunt legate de legături verticale.
Este schimbul de informații între șeful unei unități și cel din subordinea unei alte unități.
Totalitatea acestor relații creează o structură reală a organizației. Sarcina structurii organizaționale formale este de a da fluxului de comunicare direcția corectă.
Procesul de schimb de informații
Comunicarea este procesul de schimb de informații între două sau mai multe persoane.
În timpul schimbului de informații, există patru elemente de bază:
1. Expeditorul este persoana care generează idei sau colectează informații și le transmite.
2. Mesaj - informații codificate cu simboluri.
3. Canalul este mijlocul de transfer de informații.
4. Destinatarul este persoana căreia îi sunt destinate informațiile și care o interpretează.
La schimbul de informații, expeditorul și destinatarul merg prin mai multe etape interdependente:
1. Originea ideii.
2. Codarea și selectarea canalelor.
3. Transmiterea mesajului.
Originea ideii. Expeditorul decide care idee importantă sau mesaj trebuie făcută subiectul schimbului. Din nefericire, multe încercări de schimb de informații se opresc în această primă etapă, deoarece expeditorul nu-și petrece suficient timp să se gândească la idee.
Directorii executivi servesc adesea ca modele de model pentru subordonații lor. Prin urmare, managerul trebuie să realizeze adecvarea și adecvarea ideilor destinate transmiterii, ținând cont de situația și scopul specific, înainte de a trimite mesajul. Principiul de bază al acestei etape: "Nu începeți să vorbiți fără să începeți să vă gândiți".
Codificarea și selectarea canalelor. Înainte de a trimite o idee, expeditorul trebuie să-l codifice folosind simboluri, folosind cuvinte, intonații și gesturi în acest scop. Această codificare transformă ideea într-un mesaj.
Transfer. În acest stadiu, expeditorul utilizează canalul pentru a trimite mesajul destinatarului.
Decodificarea este traducerea simbolurilor expeditorului în gândurile destinatarului. Din punctul de vedere al managerului, schimbul de informații ar trebui considerat eficient dacă destinatarul a demonstrat o înțelegere a ideii, producând acțiunile pe care expeditorul și-a așteptat să le facă.
Zgomotul este ceva care distorsionează semnificația. Sursele de zgomot care pot crea bariere în calea schimbului de informații pot varia de la limba la diferențele de percepție, din cauza care poate fi variat sens în procesul de codare și decodare.
Rețea de comunicare - o conexiune într-un anumit mod implicată în procesul persoanelor fizice prin fluxurile de informații. O astfel de abordare nu ia în considerare indivizii ca atare, ci relațiile de comunicare dintre ele.
Organizarea ca sistem deschis schimbă în mod constant informații cu mediul extern. Mai mult, informațiile despre starea unor astfel de factori externi, cum ar fi furnizorii, consumatorii, concurenții, sunt vitale pentru organizație. Pe de altă parte, informațiile despre realizările organizației, despre inovațiile, obiectivele sale, aduse publicului larg, atrag consumatorii să cumpere produse ale acestei companii. În cadrul organizației, comunicațiile sunt construite în majoritatea cazurilor între multe persoane și grupurile lor, conectându-le cu fluxurile de informații.
Rețeaua de comunicații creată de manager constă în legături verticale, orizontale și diagonale.
Comunicarea privind ascensiunea. care este, de jos în sus, efectuează funcția de alertare a managementului cu privire la problemele actuale sau emergente. Schimbul de informații privind ascendentul are de obicei forma unor rapoarte, propuneri și note explicative.
Rețelele de comunicare orizontale implică schimbul de informații între persoane sau părți egale ale organizației. Comunicările orizontale servesc la coordonarea sarcinilor și acțiunilor unităților. Beneficiul suplimentar al comunicărilor orizontale constă în formarea relațiilor egale, care sunt o componentă a satisfacției angajaților organizației.
Linkurile diagonale sunt schimbul de informații între capul unei unități și un subordonat dintr-o altă unitate.
Totalitatea acestor relații creează o structură reală a organizației. Sarcina structurii organizaționale formale este de a da fluxului de comunicare direcția corectă.
În funcție de modul în care fluxurile de comunicare sunt construite pentru un grup de un anumit număr, activitatea grupului este mai mult sau mai puțin eficientă.
Există modele de rețele de comunicații pentru grupuri de numere diferite. Figura arată rețelele de comunicații pentru un grup de cinci persoane.
Liniile denotă fluxurile de informații. De exemplu, într-o rețea de tip cerc, membrii unui grup pot comunica numai cu cei apropiați de ei, adică orizontal. Tipul de rețea "roată" membrii grupului schimbă informații numai cu capul, situat în centru.
Rețelele centralizate pot fi eficiente în rezolvarea problemelor simple.
Un alt tip de ierarhie de putere este reprezentat de lanțurile tip "lant". Ele au deja legături orizontale - un element de descentralizare.
"Rețelele pe canale" reprezintă grupuri complet descentralizate și sunt utilizate pentru a rezolva probleme complexe. Această abordare se numește comunicații deschise.
Natura muncii interdependente și a persoanelor din organizație determină tipul unei rețele de comunicare mai eficiente. Interdependența simplă permite utilizarea rețelelor centralizate. Interdependența complexă necesită o abordare de echipă.
Canalul de comunicare informală poate fi numit un canal pentru difuzarea zvonurilor. Deoarece informațiile sunt transmise mult mai rapid prin canalele de zvonuri decât prin intermediul canalelor de comunicare formală, managerii folosesc primul pentru scurgerile planificate și diseminarea informațiilor.
Zvonurile sunt considerate informații inexacte, însă studiile au arătat că 80-90% din zvonuri sunt exacte cu privire la informațiile coerente despre compania în sine. Cu toate acestea, acest nivel de precizie este imposibil atunci când vine vorba de informații personale sau emoționale colorate.
Stilul de comunicare este un mod obișnuit pentru o persoană în procesul de comunicare. Ca bază pentru măsurarea comunicării interpersonale, se pot lua două variabile: deschiderea față de alții; adecvarea feedback-ului.
Deschiderea implică dezvăluirea informațiilor despre voi înșivă altora.
Adecvarea feedback-ului este gradul în care o persoană este gata să perceapă informații de la alții și alții. Combinația dintre aceste caracteristici dă cinci tipuri de stiluri (Fig.).
„Descoperirea de tine“ - un grad ridicat de deschidere și un grad scăzut de adecvare a svyazi.Individ inverse se concentrează pe sine, de a provoca o reacție altora la comportamentul lor. Acest stil suferă deoarece reacția altora rămâne adesea fără răspuns sau feedback adecvat de la persoana care o numește. Luând reacția altora la comportamentul lor la inima, folosind stilul individului poate fi emoții nestăpânite, contribuie puțin la stabilirea unei relații eficiente. "Realizarea ta" este deschiderea maximă și feedback-ul maxim. În acest caz, persoana ajustează în mod spontan informațiile care o dezvăluie de fiecare dată, oferind feedback constructiv și neprotejat.
În condiții ideale, acest stil este de dorit, dar factorii-situație țional (politica socială, statutul de diferență) poate induce individului de a schimba stilul la altul. Multe vor depinde de stilul ales de partea opusă.
"Închiderea în sine" este un nivel scăzut de deschidere și feedback. Acest stil este cel mai adesea folosit de introverti, de oameni care au tendința de a-și întoarce mintea spre interior mai mult cu o încercare de a se înțelege mai bine pe ei înșiși. Extrema în manifestarea acestui stil este legată de ascunderea ideilor, opiniilor, atitudinilor și sentimentelor față de ceilalți.
"Protejați-vă" - un nivel scăzut de deschidere, un nivel ridicat de feedback. Este folosit pe scară largă atunci când este necesar să cunoașteți mai bine ceilalți sau să le evaluați mai corect. Vorbind constant despre alții, ei conduc tactici de protecție în raport cu ei înșiși. Utilizarea extremă a acestui stil este schimbul de idei, opinii despre alții și alții.
"Negocierea pentru tine" este o deschidere moderată și feedback. Individul se dezvăluie la fel de mult ca și ceilalți.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: