Instituția statului
Toate cercetările rusești
Institutul de Documentare și Arhivă
Profsoyuznaya st. 82, Moscova, 117393
APROBAT
Director general
SA "Tehnologii electronice"
Semnătura personală a L.V. Kuznetsov
data
La aprobarea unui document de către mai mulți funcționari, semnătura lor este la același nivel.
În aprobarea ordinelor de documente, decizii, ordine, declarațiile de protocol Gâtul constă din cuvântul APROBAT (aprobat, adoptat sau aprobat), numele aprobatorul documentului, în cazul instrumentala, numerele sale de date. De exemplu:
O rezoluție poate fi întocmită pe o foaie separată.
Titlul poate răspunde la întrebări:
despre cine. de exemplu:
Ordinul privind crearea comisiei de certificare;
din ce. de exemplu:
Descrierea postului principalului expert.
La textul documentelor emise pe foile de antet de format A5, se permite ca titlul să nu fie specificat.
3.19 Marcajul de control al executării documentului este indicat de litera "K", cuvântul sau ștampila "Control".
3.20 Textul documentului este în limba oficială a Federației Ruse sau în limbile de stat ale entităților constitutive ale Federației Ruse, în conformitate cu legile Federației Ruse și subiecții Federației Ruse.
Textele documentelor sunt emise sub forma unui chestionar, a unui tabel, a unui text coerent sau sub forma unei legături a acestor structuri.
La pregătirea textului în formă de profile caracterizate aici semne opoziție ar trebui să fie exprimate ca un substantiv în cazul nominativ sau expresie verbul a doua persoană plural din prezent sau timpul trecut ( „doresc“, „proprii“ sau „au“, „este“, etc. ) .. Caracteristicile exprimate verbal trebuie să fie în concordanță cu denumirile caracteristicilor.
Graficele și rândurile tabelului trebuie să aibă rubricile exprimate de substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile grafurilor și liniilor trebuie să fie în concordanță cu rubricile. Dacă tabelul este imprimat pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie să fie numerotate și numai numerele acestor grafice trebuie imprimate în paginile următoare.
Un text coerent, de regulă, constă din două părți. În prima parte, indicați motivele, motivele, obiectivele documentului, în al doilea (ultimul) - deciziile, concluziile, solicitările, sugestiile, recomandările. Textul poate conține o parte finală (de exemplu, ordine - partea administrativă fără a fi confirmată, scrisori, declarații - cerere fără explicație).
Dacă textul conține mai multe soluții, concluzii etc. atunci ea poate fi împărțită în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe.
În documentele organismelor colegiale, textul este prezentat de o persoană terță din singular ("decide", "a decis").
În documentele comune, textul este menționat de la prima persoană plurală ("ordin", "decis").
Textul protocolului este declarat de către o persoană plurală a treia ("ascultat", "a acționat", "a decis", a "decis").
Documentele care stabilesc drepturile și obligațiile organizațiilor și a subdiviziunilor lor structurale (declarație de poziție), și conținând o descriere, apreciere a faptelor sau a constatărilor (raport, certificat), utilizați o formă de text în persoana a treia singular sau plural ( „departamentul îndeplinește funcțiile“ , "componența asociației include", "comisia stabilită").
Următorul formular este utilizat în litere:
- de la prima persoană plurală ("vă rugăm să trimiteți", "transmiteți spre examinare");
- de la prima persoană singulară ("Cred că este necesar", "cer să fiu separat");
- de la a treia persoană a singularului ("ministerul nu obiectează", "VNIIDAD consideră că este posibil").
3.21 Nota privind disponibilitatea aplicației, menționată în textul scrisorii, este redactată după cum urmează:
Aplicare: 5 litri. în 2 exemplare.
Dacă litera are o aplicație care nu este menționată în text, indicați numele, numărul de coli și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:
Notele sunt prezentate pe o foaie separată, semnate și atașate documentului.
Pentru un document al cărui original rămâne în organizație, vizele sunt plasate în partea de jos a versiunii anterioare a foii ulterioare a documentului original.
Pentru un document, al cărui original este trimis de organizație, vizele plasează o copie a documentului în partea de jos a părții frontale.
Este posibilă eliberarea documentelor de viză pe o foaie separată de acord.
Este permis, la discreția organizației, să se uite la document și la atașamentele sale.
3.25 Impresia sigiliului certifică autenticitatea semnăturii funcționarului asupra documentelor care atestă drepturile persoanelor care stabilesc faptele referitoare la mijloacele financiare, precum și asupra altor documente care prevăd autentificarea unei semnături autentice.
Documentele sunt certificate de sigiliul organizației.
3.26 Atunci când verificați dacă o copie a documentului corespunde originalului de sub popi "Semnătura", aplicați următoarele: "Adevărat"; poziția persoanei care a certificat copia; semnatura personala; decodarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării, de exemplu:
O copie a documentului poate fi certificată cu un sigiliu, determinat la discreția organizației.
3.28 Nota privind executarea documentului și trimiterea acestuia la dosar include următoarele date: o referire la data și numărul documentului care atestă punerea sa în aplicare sau, în lipsa unui astfel de document, un rezumat al performanței; cuvintele "în acțiune"; numărul fișierului în care va fi stocat documentul.
O notă privind executarea documentului și transmiterea acestuia în dosar este semnată și datată de executorul documentului sau de către șeful unității structurale în care documentul este executat.
3.29 Nota privind primirea documentului în organizație conține următorul număr de ordine și data primirii documentului (dacă este necesar - ore și minute).
Este permisă marcarea primirii documentului în organizație sub forma unei ștampile.
copie 3,30 Identificatori electronică a documentului este semnul (subsol) tached în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a unui document și conține numele fișierului pe purtătorul mașinii, data și alte date de căutare pentru a fi instalate în organizație.
4 Cerințe pentru formularele de documente
4.1 Documentele se fac pe antet.
Stabiliți două formate standard de formulare de documente - A4 (210 297 mm) și A5 (148 210 mm).
Fiecare foaie a documentului, eliberată atât pe formular cât și în afara acestuia, trebuie să aibă câmpuri de cel puțin:
4.2 Formele de documente ar trebui să se facă pe hârtie albă sau hârtie ușoară.
4.3 Formularele de documente se întocmesc în conformitate cu apendicele A. Limitele aproximative ale zonelor pentru localizarea detaliilor sunt indicate printr-o linie punctată. Fiecare zonă este determinată de totalitatea necesităților sale.
4.4 În funcție de amplasarea obiectelor, sunt instalate două variante ale formularelor: unghiular (figura A.1) și longitudinal (figura A.2).
4.5 Requisite 01 (02 sau 03) este situat deasupra mijlocului de recuzită 08. Props 03 poate fi plasat la nivelul de recuzită 08.
Reziduurile 08, 09, 10, 14, marcajele limită pentru detaliile 11, 12, 13 în limitele zonelor de amplasare a detaliilor sunt plasate într-unul din următoarele moduri:
- centrat (începutul și sfârșitul fiecărei linii de detalii sunt la fel de îndepărtate de limitele zonei de localizare a obiectelor);
- (fiecare linie de rechizite începe de la marginea din stânga a zonei de localizare a rechizitelor).
4.6 Pentru organizație, subdiviziunea sa structurală, funcționarul stabilește următoarele forme de documente:
- forma unui anumit tip de document.
4.7 Formularul comun este utilizat pentru producerea oricăror tipuri de documente, cu excepția scrisorii.
Forma generală, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include cerințele 01 (02 sau 03), 08, 11, 14.
scrisori goale în funcție de organizarea documentelor de constituire include detalii de 01 (02 sau 03), 04, 05, 06, 08, 09 și, dacă este necesar, markerii de restricție pentru limitele superioare detalii zone de localizare 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.
Blank anumit tip de document, cu excepția scrisorii, în funcție de organizarea documentelor de constituire include detalii de 01 (02 sau 03), 08, 10, 14 și, dacă este necesar, markerii de restricție pentru granițele detalii zone de localizare 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Pentru organizațiile entităților constituente ale Federației Ruse care, împreună cu limba de stat a Federației Ruse, sunt limba de stat a subiectului Federației Ruse, este recomandabil să se folosească un martor longitudinal; cu rechizitele 08, 09, 14 tipărite în două limbi: rusă (stânga) și națională (dreapta) la același nivel.
4.9 Când faceți documente pe două sau mai multe pagini, a doua și paginile următoare sunt numerotate.
Numerele paginilor sunt plasate în mijlocul marginea superioară a paginii.
APENDICUL A (informativ). SCHEME DE STABILIRE A DETALIILOR DE DOCUMENTE
ANEXA A
(Referință)
Figura A.1 - Amplasarea elementelor și a limitelor de zone pe formatul A4 al coloanei goale
Figura A.1 - Amplasarea elementelor și a limitelor de zone pe formatul A4 al coloanei goale
Figura A.2 - Amplasarea detaliilor și a limitelor zonelor pe formatul A4 al martorului longitudinal
Figura A.2 - Amplasarea detaliilor și a limitelor zonelor pe formatul A4 al martorului longitudinal
ANEXA B (informativ). PROBELE DE FORMATE DE DOCUMENT
ANEXA B
(Referință)
Figura B.1 - Eșantionul formei comune a organizației
Figura B.1 - Eșantionul formei comune a organizației
Figura B.2 - Eșantionul literei de colț al organizației
Figura B.2 - Eșantionul literei de colț al organizației
Figura B.3 - Hârtie longitudinală a eșantionului organizației
Figura B.3 - Hârtie longitudinală a eșantionului organizației
Figura B.4 - Exemplu de antet longitudinal al unui funcționar
Figura B.4 - Exemplu de antet longitudinal al unui funcționar
Figura B.5 - Forma de eșantionare a unui tip specific de document de organizare
Figura B.5 - Forma de eșantionare a unui tip specific de document de organizare
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: