Cum de a crește viteza de lucru în Excel și cu tabele în general? Mai multe superprimeme pentru lucrul productiv și accelerat cu tabelul Excel
Suita standard de birou a Microsoft este astăzi cunoscută de toată lumea - de la elevi de liceu la contabili de companii de renume. Acesta conține un set complet de instrumente de documentare, inclusiv o tabelă specială, care este proiectată pentru a facilita lucrul cu datele. Cu toate acestea, mulți oameni evită. Motivarea: "Prea dificilă".
1. Transferul instantaneu al informațiilor în diagramă
Situația ipotetică: în diagrama deja făcută este necesar să se adauge informații noi, doar aparute. Cum se face rapid și fără pierderi ocazionale? Cum se poate accelera munca cu Excel? Destul de simplu ...
Trebuie să copiați zona în care sunt conținute utilizând comanda rapidă Ctrl / C (cmd / C pe macOS). care va stoca toate datele din clipboard. Apoi trebuie să mutați cursorul în zona de lucru (celulă) și să apăsați Ctrl / V (cmd / V pe macOS). O astfel de acțiune vă va permite să mutați selecția la graficul strict necesar.
Despre markerul magic al umplerii automate, sigur că toată lumea știe. Aceasta este o cruce neagră, subțire, situată în colțul celulei (din dreapta jos). Trageți-l, puteți copia o celulă sau un grup, dacă formula acoperă mai multe dintre ele simultan.
Dar are un inconvenient: această acțiune introduce adesea o încălcare în proiectarea mesei însăși, deoarece nu numai informația care se află în ea, ci și formatarea celulelor sunt supuse copierii. Un astfel de lucru poate fi evitat!
Doar faceți clic pe etichetă după ce faceți întinderea cu marcatorul (cruce neagră). Aceasta este o notație specială care apare în colțul din dreapta jos al câmpului de copiat.
Și dacă selectați funcția Fill WithoutFormatting (copiați numai valorile), atunci Excel va adăuga informațiile necesare în clipboard fără a compromite design-ul, adică să îl capteze fără formatul existent.
3. Introduceți imediat modificările necesare
Pentru a efectua o astfel de modificare, este suficient să porniți manual introducerea textului dorit într-o coloană din apropiere (adiacentă). După aceea, sistemul Excel pe linia 2-3 va încerca să anticipeze acțiunile utilizatorului și apoi să proceseze totul automat - automat.
4. Hărțiți datele de pe hartă din Excel
- În fila Inserare, mergeți la OfficeStore. Găsește modulul BingMaps din magazinul de aplicații și instalează-l. Puteți face acest lucru încă o dată - pentru a accesa o legătură directă dintr-o resursă web făcând clic pe butonul Adăugați.
- După adăugarea pluginului, găsiți-l în lista de aplicații (MyApps) și transferați-l pe desktop.
- Selectați celulele cu informațiile din tabel și faceți clic în modulul hartă din ShowLocations pentru a afișa datele lor.
- Setați paleta și tipul diagramei accesând setările pluginului.
5. Crearea efectivă a scântei
Sunt diagrame mici descrise chiar în celule. Transmiteți vizual schimbarea datelor de utilizator. Pentru a le crea, trebuie să faceți clic pe Coloane sau Linie. În fila Inserare (în grupul Sparklines).
Apoi, în câmpul apărut, este necesar să notați intervalul informațiilor digitale inițiale și celulele în care intenționați să plasați scânteile. După ce faceți clic pe Enter, sistemul le creează automat în ferestrele selectate.
În fila Design (design / designer) a apărut setarea tipului, culorilor, activarea transferului valorilor cele mai înalte și cele mai scăzute și multe altele.
6. Trecerea rapidă la foaia necesară
Este familiar: Excel are deja atât de multe foi de lucru încât devine dificil să le navighezi. De obicei, acest lucru se întâmplă atunci când volumul lor total depășește câteva duzini.
Pentru a găsi rapid pagina dorită și a merge la ea, faceți clic dreapta pe filele (foile). Acest parametru este situat în partea stângă jos a ferestrei. Astfel de acțiuni vor determina un tabel de conținut, de unde puteți merge instantaneu la foaia necesară.
7. Formarea unei "mese inteligente"
O listă normală poate fi reorganizată într-un tabel. Pentru a face acest lucru, selectați câmpul cu informațiile introduse și faceți clic pe "Home / FormatAsTable". În plus față de culoarea dungi la modă, aceasta va primi mai multe funcții utile:
8. Crearea listelor derulante
Atunci când este nevoie să se facă date strict definite din setul permis (valorile "nu" și "da", informații din documentele departamentelor companiei etc.), este realist să se implementeze folosind o listă derulantă. Procesul implică doar câteva acțiuni:
- Selectați un grup de celule sau numai unul în care se presupune o restricție similară.
- Dați clic pe Date / Validare.
- În lista Permisiuni, găsiți Listă și faceți clic pe ea.
- În Sourc e, specificați intervalul cu variațiile de referință ale părților care ar trebui să apară la momentul intrării.
9. Recuperarea fișierelor pierdute sau nesalvate
În cazul în care, după ce datele asidue și lungi intrarea în tabel ați făcut clic din greșeală „Nu“ atunci când întrebarea despre salvarea, nu în grabă pentru a rula pentru birou, strîngînd capul lui, și apoi re-conectarea la distanță la locul de muncă. Totul se poate face mult mai ușor.
10. Convertiți cusăturile în coloane și invers
Dacă este necesar, convertiți manual celulele de la linii la coloane, puteți trece simplu și ușor:
Dacă aveți o versiune depășită a programului Excel, vi se recomandă să faceți altfel, deoarece nu există o astfel de pictogramă. Pentru a rezolva problema, trebuie să utilizați combinația de taste Ctrl / Alt / V și apoi să faceți clic pe Transpunere.
11. Liste de verificare rapidă pentru potriviri și diferențe
Uneori trebuie să comparăți două intervale de date și să recunoașteți instantaneu elemente diferite sau coincide. Este mai simplu și mai eficient să faceți acest lucru:
- Specificați coloanele în care doriți să comparați valorile sau informațiile ținând apăsată tasta Ctrl;
- accesați secțiunea "Acasă / ConformareFormatare / Evidențiere CellRules / DuplicateValues";
- În lista care apare, faceți clic pe Unic (unic).
12. Ajustarea rezultatelor la valorile cerute
Capacitățile MicrosoftExcel în acest sens sunt impresionante și serioase. În mod special îți dai seama de asta când ai încercat deja să selectezi valorile inițiale în calculele tabelului pentru a ajunge la rezultatul necesar.
Programul vă permite să vă potriviți în mod automat - și, mult mai convenabil, mai ușor și mai rapid. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați lanțul "Insert / WhatIfAnalysis / GoalSeek".
În fereastra care apare după această acțiune, este necesar să marcați celula în care doriți să selectați valoarea dorită și apoi să specificați rezultatul așteptat și celula care trebuie schimbată. Apoi, faceți clic pe ok (Enter), după care programul va face totul singur, ajustând rezultatul de care aveți nevoie. Precizie - în 0,001 unități.
13. Informații suplimentare
Desigur, acest lucru nu este toate super-posibilități Excel. Aici luăm în considerare unele dintre cele mai importante și populare tehnici care sunt de interes pentru aproape toți utilizatorii - nu numai pentru muncă, ci și pentru studiu. De fapt, dacă intri în program mai detaliat și cu mai multă minte, poți deschide un set incredibil. Deci, folosirea unei mese este reală:
- datele de urmărire;
- ține contul;
- monitorizarea procesului de lucru;
- pregăti rapoarte și așa mai departe.
Dar aș dori să remarcăm și altceva: în cursul aplicării lor pentru accelerarea productivă a proceselor, este necesar să se țină seama de versiunea pachetului de birouri, deoarece lanțul de comenzi din ele poate fi diferit. Și în rest - nu există nici o limită pentru perfecționarea utilităților, precum și oportunitățile pentru dezvoltarea lor.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: