Cum de a îmbunătăți eficiența contabilului

Nu este un secret că contabilul trebuie să îndeplinească o gamă largă de sarcini, care depășesc de multe ori atribuțiile sale directe de muncă. În acest caz, orele suplimentare nu devine un mod de a câștiga bani în plus, și „altruist“ petrecere a timpului personal. Ca parte V din Forumul fiscal „rus curier fiscal“ CEO al grupului de firme „Delis Archive» Denis Avdyushin a răspuns la două întrebări urgente: cum de a reduce povara asupra contabilității non-core și modul de a reduce nivelul de riscuri care apar în cadrul companiei din cauza personalului contabil congestia?

Încărcați pe contabil - riscuri pentru organizație

Toată lumea știe că de obicei se referă la sarcinile principale ale unui contabil. Acest lucru, în special, organizarea contabilității activității economice și financiare, controlul asupra utilizării resurselor, elaborarea costurilor de producție și a serviciilor, pregătirea și prezentarea rapoartelor autorităților de reglementare, de lucru cu contractorii și altele.

Toate aceste ore de lucru ale contabilului sunt de obicei luate pentru a îndeplini aceste sarcini. Cu toate acestea, nimeni nu ia în considerare costurile forței de muncă și costurile de timp ale contabilului pentru:

Experiența Delis Archive și a altor companii care au studiat această problemă arată că contabilul mediu își petrece încă 20% din timpul său personal cu privire la aceste sarcini. Din punct de vedere figurativ, luna a 13-a apare în anul său de lucru, care, de regulă, face gratuit.

dezvoltarea propriilor forme de documente primare, aprobarea și includerea acestora în politica contabilă;
elaborarea de forme de registre contabile și reglementări pentru păstrarea inventarului activelor și pasivelor acestora;
obligația entității economice de a organiza și efectua în mod regulat controlul intern al faptelor de activitate economică.

Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că, adesea, angajații cu calificări reduse ajută la pregătirea documentelor pentru contabilul șef sau contabilul-șef adjunct. Ca rezultat al tuturor acestor factori, contabilul pur și simplu nu are suficient timp pentru a-și îndeplini efectiv sarcinile.

Un eșec în activitatea contabilului creează anumite riscuri, care pot afecta negativ viabilitatea afacerii întregii organizații.

În primul rând, există riscul ca taxa și alte autorități de reglementare a amendat compania pentru o încălcare a normelor contabile, precum și pentru încălcarea cerințelor de păstrare a documentelor (pentru mai multe detalii vezi. „Așa cum sa explicat de către șeful de importanța prelucrării de arhivare a documentelor“).

În al doilea rând, nu se poate exclude riscul accesului neautorizat la documentele contabile care conțin informații confidențiale. În plus, orice document contabil poate fi pierdut sau distrus în vederea organizării analfabete a sălii de arhivă (dacă există).

În al treilea rând, în cazul în cazul în care societatea încalcă termenii documentelor solicitate de către autoritățile competente (de exemplu, contabilul nu a putut, în timp, să găsească o situație financiară), în sancțiuni efect taxei, dreptul administrativ și penal.

Descrie detaliat problema, să încercăm să răspundem la întrebarea: ce se poate face cu scopul de a optimiza procesele de afaceri, într-un fel sau altul implicat (șef) contabil?

Elaborarea unei nomenclaturi de cazuri

Nomenclatorul cazurilor este o listă clasificată a tuturor documentelor societății, indicând tipul de document, termenele de stocare, indicii de cazuri și informații privind locul unde se află. Pentru întreprinderile mari, elaborarea unei nomenclaturi de cazuri este un proces foarte laborios. Cu toate acestea, nomenclatura este suficientă pentru a fi întocmită o singură dată și, ulterior, numai pentru a aduce modificări la lista existentă sau pentru ao duplica.

Nomenclatorul de cazuri permite, într-un mod operativ, accesul la documentele organizației fără cheltuieli excesive de timp ale contabilului și ale altor experți care lucrează cu documentația. În același timp, toate documentele fără excepție sunt procesate în conformitate cu standardele unificate, ceea ce îi ajută pe contabil să înțeleagă:

ce documente ar trebui să fie stocate și care pot fi distruse;
ce documente sunt în proces și trebuie păstrate până la luarea deciziei finale asupra cauzei;
ce documentație conține informații confidențiale sau care prezintă o valoare deosebită pentru companie, adică necesită condiții speciale pentru a asigura siguranța informațiilor.

Implementați sistemul de stocare a documentelor

Pentru a automatiza activitatea cu documente contabile, au fost implementate produse software specializate, cu ajutorul cărora a fost posibilă optimizarea semnificativă a activității contabilului:

căutare operațională a documentelor și a grupărilor acestora;
controlul asupra accesului, utilizării și returnării documentelor;
raționalizarea proceselor de lucru cu documente și arhive (ordinea perfectă în arhivă).

În plus, cu ajutorul sistemului contabil, puteți efectua selecția automatizată a documentelor pentru distrugere (cu pregătirea unui act) și întocmește un act de acceptare-transfer al cazurilor / documentelor.

Creați o arhivă electronică a documentelor contabile

Arhiva electronică a documentelor nu trebuie confundată cu baza documentelor electronice. Acestea din urmă au fost create inițial în formă electronică și nu au originale pe hârtie. O arhivă electronică a documentelor constă în imagini electronice ale documentelor scanate pe hârtie.

Convenabilitatea utilizării sistemului electronic de arhivare pentru contabil este evidentă. Acest lucru permite manipularea instantanee și descărcarea unui document de rezultate de căutare (imprimare, copiere pentru mass-media, trimite un e-mail) și să aibă acces de la distanță imediat la informații.

În cazul auditurilor, contabilul nu petrece timp suplimentar pentru executarea cererii ca parte a selecției, copierii și scanării documentelor. În cazul retragerii originale a documentelor, angajații organizației au acces la copiile lor electronice, ceea ce permite menținerea proceselor de afaceri în stare de funcționare.

La rândul său, șeful organizației este posibil să se reducă costurile totale, de la introducerea unei arhive electronice poate crește productivitatea angajaților și pentru a elibera spațiu de birouri scumpe pe documentația acumulată prin alocarea la timp a cazurilor la distrugerea.

Selectați documentele cu perioade de păstrare expirate pentru distrugere

Distrugerea documentelor este una dintre cele mai populare servicii între organizații comerciale, pentru că, mai devreme sau mai târziu, înainte de fiecare contabil ridică întrebarea: „De ce să păstreze ceva care poate distruge absolut legal“

Stocați documente în afara biroului

În cazul depozitării fără acte a documentelor, arhiva contabilă se află într-un magazin specializat de arhive. Ca rezultat, se creează o arhivă distribuită geografic, care, în cazul auditurilor, ajută la câștigarea timpului de rezervă pentru luarea măsurilor necesare.

Pentru contabil important este faptul că, la momentul documentelor în afara amplasamentului de stocare a tuturor lucrărilor privind pregătirea și posttratament poate prelua arhiva de companie. În acest caz, puteți obține o copie sau un document original la cerere. În unele cazuri, nu durează mai mult de 15 minute. Nu trebuie să uităm că toate lucrările sunt efectuate în cel mai scurt timp de către specialiști calificați din domeniul arhivării. Responsabilitatea pentru confidențialitatea, calendarul și calitatea lucrării revine în întregime companiei de arhivă.

Pentru a-și convinge managerul cu privire la necesitatea de a transfera documentele în spațiul de stocare în afara amplasamentului, nu este suficient să vorbim despre reducerea sarcinii non-core asupra contabilului. În acest caz, limbajul cifrelor intră în joc.

Compararea costurilor de depozitare pentru 5000 de dosare Corona (1000 casete de arhivă)

Arhiva documentelor

Depozitarea în exterior a documentelor

Articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare