Organizarea circulației documentelor este regulamentul, conform căruia documentele sunt mutate în instituție. Organizarea circulației documentelor asigură mișcarea rațională a documentelor, inclusiv operațiunile cu documente și toate mișcările acestora în aparatul de control, adică primirea, luarea în considerare, transferul pentru executare, organizarea execuției, identificarea, înregistrarea și trimiterea.
Rularea documentelor este o legătură importantă în gestionarea documentelor, deoarece determină nu numai cazurile de mișcare a documentelor, ci și viteza acestei mișcări.
Documentul documente este privit ca o funcție de comunicare, dintre care de punere în aplicare ar trebui să fie relația-se intample, pentru subordonata scopurilor generale de birou - sistemului informațional de management consilii împăcării, documentare, stocarea și utilizarea informațiilor create anterior.
Odată cu organizarea fuzzy a mișcării documentelor, sunt acum asociate multe deficiențe în organizarea suportului documentar pentru activitățile aparatului de conducere. De exemplu, procesul de documentare a deciziei de management acceptat include trei componente: suport informativ pentru soluție (furnizarea deciziei cu informații fiabile și suficiente); documentarea deciziei (crearea unui document administrativ); controlul asupra punerii sale în aplicare (organizarea muncii, îndeplinirea sarcinilor, respectarea anumitor condiții, termeni etc.). Acest proces constă în colectarea de informații, pregătirea documentului, editarea acestuia, aprobarea lui, realizarea acestuia, certificarea acestuia. Fiecare operațiune este însoțită de deplasarea documentului în aparatul administrativ de la o unitate structurală la alta, de la executorii tehnici la specialiști și apoi la conducători. Prin urmare, viteza de mutare a documentelor și calitatea fiecărei operațiuni afectează procesul general de gestionare.
Prima încercare de reglementare normativă a principiilor unificate de gestionare a documentelor a fost făcută în proiectul "Regulilor generale de documentare și gestionare a documentelor", elaborat în 1931 de Institutul de Inginerie de Control. Proiectul prevede regulile pentru primirea, sortarea, livrarea, executarea, controlul, trimiterea documentelor, adică aproape toate etapele procesării documentelor. Acest document oferă recomandări unificate pentru organizarea unui flux de lucru rațional, inclusiv centralizarea operațiunilor de primire și trimitere, dezvoltarea rutelor raționale de trafic, reducerea tipurilor de documente.
Acte normative ulterioare privind reglementarea muncii cu documente - o instrucțiune exemplară privind activitatea de birou în instituțiile RSFSR (1961); Regulile de bază pentru stabilirea unei părți documentare a managementului înregistrărilor și a lucrărilor arhivelor (1963) - nu au inclus secțiuni privind organizarea circulației documentelor. În acești ani, în literatură, termenul "cifră de afaceri" nu a fost practic utilizat. Conceptul pe care el îl înțelege sau a fost identificat cu munca în ansamblu sau înlocuit cu termenul "organizarea corespondenței". Termenul „document de cifra de afaceri“, în acești ani reprezintă și documente de circulație, precum și volumul acestora (număr) *, astfel încât în reglementările din anii 1960 accentul nu este mișcarea documentelor și operațiunilor tehnologice Departamentul NYM efectuate în cursul acestei mișcări: receptie , trimiterea, înregistrarea etc.
* GOST 16487-70 Activități de birou și arhivă. Termeni și definiții. - Standardele M. Izd-vo, 1970.
În această perioadă, în toate dezvoltările aplicate și studiile proceselor de documentare, se efectuează un studiu aprofundat al parametrilor fluxului de documente, se dezvoltă o metodologie pentru cercetarea circulației documentelor, a caracteristicilor sale cantitative și calitative. Cercetări extensive de acest fel este asociat cu ambele dokumentovedcheskimi cercetare efectuate in EGSD preparare Schiță aplicate, precum și cu dezvoltarea și implementarea sistemelor de control automatizate-zată (ACS). La elaborarea suportului informațional al sistemelor automatizate, a fost elaborată o metodologie pentru studierea fluxului fluxurilor de documente și a parametrilor acestora folosind metode matematice. Un studiu cuprinzător al lucrărilor de birou în aparatele de gestionare de la diferite niveluri a fost dedicat unei părți semnificative a problemelor de organizare a mișcării documentelor. Ca urmare a acestor studii, deficiențe tipice în organizarea circulației documentelor:
• Lipsa reglementării modalităților de trecere a unor tipuri identice de documente în organizații de același nivel și linii de activitate;
• Prezența mai multor instanțe în calea transmiterii documentelor în aparatul de gestionare;
• mișcări repetate ale documentului (în curs de înregistrare, aprobare, editare etc.);
• imperfecțiunea tehnologiei de procesare a documentelor care conduce la operații repetate, la transferul documentului către executorii diferiți în procesul de efectuare a aceleiași operații;
• lipsa regulilor pentru transferul documentelor, livrarea lor, serviciul de curierat.
Materialele cercetării au făcut posibilă includerea în principalele prevederi ale UGSS a principiilor de organizare a circulației documentelor, adică teoriile fundamentale ale managementului documentelor:
• o procedură uniformă pentru trecerea prin același tip de documente;
• Operațiune unică în același scop;
• excluderea unor situații inutile (fiecare mișcare a documentului este justificată doar de necesitatea unei afaceri). *
* Sistem de stat unificat de gestionare a înregistrărilor. Dispoziții de bază. - M. 1974, pp. 23-24.
În plus, principalele prevederi ale USJDD includ regulile practice pentru organizarea mișcării documentelor și tehnologia procesării lor în legătură cu fluxul documentelor principale, regulile de livrare și transfer de documente, metodologia de gestionare a documentelor.
Prin urmare, principalele prevederi ale USJDD au fost primul document normativ care a determinat baza teoretică și practică pentru organizarea circulației documentelor. Principala regulă de circulație a documentelor este mișcarea operațională a documentelor de-a lungul celei mai scurte căi, cu un timp și o muncă minimă. Punerea în aplicare a acestei reguli în instituțiile specifice poate fi printr-o reglementare clară a modului de transmitere a documentelor, în timpul căruia verificarea condiționalității tuturor operațiunilor, fezabilitatea tuturor mișcărilor. Regulamentul ar trebui să fie realizată prin dezvoltarea instrucțiunilor de loproizvodstvu în cazul în care modelele de trafic sunt stabilite fluxul de fundații-guvernamentale de informații, precum și calea tipurilor individuale de documente (cele mai importante pentru activitatea organizației). În timpul elaborării prevederilor de bază ale YSMD, anchetatorii au plecat de la necesitatea de a organiza doar documente tradiționale (hârtie). Ca și în alte țări, la acel moment, îmbunătățirea metodelor și a metodelor de lucru cu documente care pot fi citite de mașină a fost realizată independent și fără legătură cu aceste procese. În multe dezvoltări aplicate legate de crearea sistemelor automatizate de control, scopul studierii fluxurilor up-cum a fost creșterea eficienței procesării electronice a datelor în centrele de calcul. Astfel de lucrări au fost desfășurate pe larg în Occident * și la Centrul nostru de Fizică Teoretică și Experimentală al Academiei de Științe a URSS.
* Brandon D.H. Organizarea lucrărilor la centrul de calculatoare: Per. cu engleza, - M. Statistics, 1970, p.295.
Elaborarea prevederilor generale ale GDLA nu a adus modificări semnificative în conceptul de circulație a documentelor. Deși la începutul anilor 1980 problema integrării unui document netradițional, inclusiv a unui document care poate fi citită de mașină, în sistemele existente de gestionare a documentelor a început să fie discutată în mod activ în întreaga lume. În același timp, cercetătorii au preluat aceleași sarcini pe care le-au pus în gestionarea documentelor - îmbunătățirea fluxului de lucru și crearea condițiilor pentru transferul de documente pentru stocarea arhivă. Această integrare presupunea:
• combinarea diferitelor surse de informații documentate într-o singură rețea;
• Organizarea de documente cu diferite suporturi media pe baza schemei generale de clasificare;
• eliminarea duplicării fluxurilor de informații și documentare;
• Unificarea metodelor de lucru cu documente.
O bază elementară, document care reflectă aceste documente op-ganizatsionnye, cum ar fi statutele, regulamentele, ordinele, alocarea responsabilităților, structurii organizatorice establi Denia și în documentul de instrucțiuni de utilizare în care sunt fixate-a doua (a se vedea. Ch. 8).
Astfel, circulația documentelor instituției reprezintă principala problemă organizațională a muncii de birou și a problemei tehnologiei proceselor de documentare, prin urmare ea înlocuiește legătura dintre nodurile oricărui sistem de lucru la birou.
Fluxul de lucru. Conceptul de flux de lucru ORGANIZAREA LUCRĂRII C.
"Deplasarea documentelor în organizație de la momentul creării sau primire până la finalizarea executării sau plecării" 46 se numește circulație a documentelor.
bibliotekar.ru/biznes-60/18.htm
Documentarea și circulația documentelor în bănci. Documentarea tranzacțiilor.
Documentarea și circulația documentelor în bănci. Documentație privind operațiunile bancare. Decontarea, numerarul, creditul și alte operațiuni se efectuează în bănci și.
bibliotekar.ru/biznes-51/5.htm
Cifra de afaceri a operațiunilor bancare este consistentă.
Rulajul documentelor pentru operațiunile bancare - mișcarea consecutivă a documentelor de numerar de decontare de la data descărcării sau primirea lor din exterior până la sfârșit.
bibliotekar.ru/bank-7/248.htm
DOCUMENTAȚIA - modul în care documentele trec din momentul respectiv.
REFERINȚA DOCUMENTULUI. - modul de trecere a documentelor din momentul descărcării până la depunerea lor în arhivă. Documente contabile auditate și acceptate.
bibliotekar.ru/kodex-11-5/152.htm
Organizarea fluxului de lucru. Operațiuni privind înregistrarea împrumuturilor și a împrumuturilor.
Circulația documentelor în bancă este aprobată de șeful băncii. Sunt stabilite documente normative. organizarea zilei de lucru și circulația documentelor în bănci.
bibliotekar.ru/biznes-51/6.htm
- normele de circulație a documentelor și tehnologia de prelucrare a informațiilor de înregistrare; ordinea de control asupra tranzacțiilor economice, precum și alte decizii.
bibliotekar.ru/kodex-10/6.htm
Decontările în numerar se efectuează pe baza documentelor de decontare a formularului stabilit și cu respectarea circulației corespunzătoare a documentelor.
bibliotekar.ru/biznes-36/19.htm
Sub circulația documentelor se înțelege calea care trece documentele din momentul descărcării lor. Programul fluxului de lucru determină cercul persoanelor responsabile pentru.
bibliotekar.ru/kodex-11-16/4.htm
PLAN DE DOCUMENTARE ȘI DOCUMENTARE. Elaborarea unui plan.
Atunci când se elaborează un plan de documentare și flux de lucru, se prevede utilizarea formularelor standard de documente și a schemelor de flux de lucru în conformitate cu.
bibliotekar.ru/kodex-11-15/200.htm
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor: