Gestiunea documentelor se referă la regulile prin care deciziile semnate în cadrul întreprinderii sau instituției sunt avansate din momentul primirii acestora în depozitul de arhivă. Baza acestui concept este primirea documentului, luarea în considerare, transferul către organele executive, efectuarea măsurilor organizatorice de execuție, certificare, înregistrare, trimitere pentru stocare.
Acesta este un proces care ia în considerare cazurile de mișcare a documentelor împreună cu viteza de mișcare a acestora prin aceste situații. Cifra de afaceri a documentelor este un proces care trebuie corelat cu activitatea de informare a aparatului administrativ, documentarea fiecărei decizii individuale, depozitarea documentelor primite recent.
Un număr mare de deficiențe în activitățile multor aparate de gestionare se datorează tocmai organizării slabe a mișcării documentelor. De exemplu, procesul de circulație a unui document de decizie a conducerii ar trebui să includă trei componente obligatorii:
- Susținerea informațională a deciziei (aceasta include informații fiabile care confirmă corectitudinea deciziei);
- documentarea deciziei în sine (document administrativ);
- controlul implementării (care include organizarea lucrării propuse, metodele de îndeplinire a sarcinii, respectarea termenilor și condițiilor).
După cum se poate vedea din exemplul de mai sus, fluxul de lucru este colectarea informațiilor pe baza cărora va fi emisă o decizie administrativă; pregătirea deciziei în sine, inclusiv editarea, negocierea, redactarea până la aprobare. Toate aceste etape necesită deplasarea documentului nu numai între subdiviziunile structurale ale întreprinderii, ci și între artiștii interpreți sau executanți, de la tehnicieni, specialiști, până la directori. Concluzia din acest exemplu este că, cu cât viteza de mișcare a documentelor este mai mare, cu atât este mai mare calitatea execuției acesteia în fiecare etapă specifică, cu atât este mai bine procesul de gestionare a întreprinderii în ansamblu.
Termenul însuși a apărut în literatură în anii 1920. La vremea respectivă sa crezut că fluxul de lucru a fost organizarea de lucrări destinate construirii raționale a aparatului de stat în ansamblul său, repartizarea responsabilităților între diferiții interpreți și servicii. În 1931, Institutul de Tehnologie de Management a făcut prima încercare de a reglementa principiile unificate de organizare a gestionării înregistrărilor. S-au stabilit regulile conform cărora trebuie primite primirea documentelor, regulile de executare, reglementarea semnării. Următoarele etape ale dezvoltării economiei au primit o reglementare legislativă a unui astfel de concept de muncă clericală, unde accentul principal a fost pus pe operațiunile tehnice individuale. Programul de circulație a documentelor nu a fost menționat de aceste acte legislative, deși, în esență, totul se referea la organizarea circulației documentelor. Din 1974, a fost semnat documentul principal care reglementează întregul proces de circulație a documentelor, care a fost în vigoare până în prezent.
Acest act legislativ este denumit "Sistemul unificat al statului de gestionare a documentelor" (YGSD), al cărui punct este dedicat organizării mișcării documentelor, metodelor tehnologice de prelucrare a acestora și regulilor de aplicare. În această colecție, regula principală este formulată: "Circulația documentelor este mișcarea operațională a unui document de-a lungul celei mai scurte căi, inclusiv cheltuielile minime de timp și de muncă". Doar prin aplicarea regulii aprobate în practică, se poate conta pe îmbunătățirea vieții populației țării, creșterea economiei statului.
Pentru a atinge aceste obiective, avem nevoie de manageri inteligenți, disciplinați și responsabili, pentru care implementarea gestionării documentelor bazată pe YGSD va fi o chestiune de onoare și de conștiință.
Articole similare
Trimiteți-le prietenilor:
